La conversión de Excel a PDF está integrada en el propio Excel, pero obtener un resultado limpio (uno en el que la hoja de cálculo se ajuste correctamente a la página, imprima en el número correcto de páginas y no corte las columnas) requiere algunos ajustes de configuración que muchas personas omiten. La exportación predeterminada a menudo produce un PDF donde la hoja de cálculo ocupa más páginas de las esperadas o las columnas se cortan en el borde.
Configuración del área de impresión antes de exportar
Antes de exportar, defina el área de impresión para controlar exactamente qué se incluye en el PDF. Seleccione las celdas que desea incluir, vaya a Diseño de página → Área de impresión → Establecer área de impresión. Esto le dice a Excel que solo exporte esa selección en lugar de todo lo que hay en la hoja, incluidas las celdas vacías. Sin este paso, Excel suele exportar una gran región en blanco a la derecha o debajo de los datos, lo que produce un PDF con muchas páginas vacías.
Si la hoja de cálculo es demasiado ancha para caber en un solo ancho de página, vaya a Diseño de página → Escalar para ajustar y cambie la configuración de Ancho a "1 página". Esto escala el contenido horizontalmente para que quepa dentro del ancho de una página y al mismo tiempo mantiene tantas filas por página como lo requieran los datos. Para modelos financieros amplios con muchas columnas, esta suele ser la diferencia entre un PDF legible y uno en el que falta la mitad de los datos.
Exportando desde Excel
En Excel para Windows: Archivo → Exportar → Crear PDF/XPS. Esto produce un PDF adecuado con texto vectorial y fuentes incrustadas. Alternativamente, Archivo → Imprimir → cambie la impresora a Microsoft Print a PDF. Ambos funcionan, pero la ruta Exportar produce resultados ligeramente mejores para documentos con cuadros y gráficos porque maneja el contenido vectorial de manera más limpia que la ruta de impresión.
En Excel para Mac: Archivo → Guardar como → PDF, o Archivo → Exportar → PDF. La versión para Mac también acepta Comando+P → Guardar como PDF a través del cuadro de diálogo de impresión. Para libros con varias hojas, verifique si desea exportar solo la hoja activa o todas las hojas: Excel utiliza de forma predeterminada la hoja activa, por lo que si desea todas las hojas en un solo PDF, cambie la selección en el cuadro de diálogo de exportación.
Exportación desde Google Sheets
Exportaciones de Google Sheets a través de Archivo → Descargar → PDF Documento. El cuadro de diálogo de exportación tiene más opciones de diseño de las que la mayoría de la gente cree: tamaño del papel, orientación, escala (ajustar al ancho, ajustar a la altura o un porcentaje personalizado), márgenes y si se incluyen líneas de cuadrícula y encabezados de fila/columna. Tomarse un minuto para configurar estos ajustes antes de descargar produce un PDF mucho más utilizable que aceptar los valores predeterminados.
Para hojas de cálculo grandes, la orientación horizontal suele funcionar mejor que la vertical, y la función "Ajustar al ancho" funciona mejor. El escalado evita que las columnas se ajusten. Si la hoja tiene filas de encabezado congeladas, habilitar "Repetir filas congeladas" en las opciones de exportación lleva esos encabezados a cada página, lo que hace que los datos de varias páginas sean mucho más fáciles de leer.
Manejo del tamaño del archivo de salida
Los PDF de Excel con muchos gráficos, formato condicional o imágenes incrustadas pueden ser sorprendentemente grandes. Un libro de trabajo de 2 MB como archivo .xlsx puede producir un PDF de más de 15 MB si contiene muchos gráficos de alta resolución. Ejecutar el PDF exportado a través de una herramienta de compresión PDF reduce esto significativamente: los cuadros y gráficos incrustados se comprimen bien y el contenido del texto en las celdas se mantiene nítido. Para los PDFs que se envían por correo electrónico o se cargan en un portal con un límite de tamaño, vale la pena dar un paso adicional para comprimirlos.
Si los destinatarios necesitan extraer los datos en lugar de simplemente verlos, considere si un PDF es realmente el formato correcto. Un PDF de una hoja de cálculo es una representación visual fija: los números están ahí, pero no se pueden vincular mediante fórmulas, filtrar ni ordenar. Para los destinatarios que necesitan trabajar con los datos en lugar de simplemente leer un informe, compartir el .xlsx directamente o un enlace de Google Sheets les resulta mejor que convertirlo a PDF.