Su PDF es de 23 megas. El sistema de correo electrónico del cliente rechaza los archivos adjuntos de más de 10 megabytes. Debe comprimir el archivo para que se ajuste al límite, pero desea conservar la mayor calidad posible. Una herramienta de compresión con una función de tamaño de archivo objetivo puede reducir el archivo a exactamente 10 megabytes ajustando la configuración de compresión hasta alcanzar el objetivo.
Compresión de PDF a un tamaño de archivo objetivo es diferente de la compresión a un nivel de calidad objetivo. La compresión del tamaño objetivo aplica de forma iterativa una compresión cada vez más agresiva hasta que el tamaño del archivo cae por debajo del umbral especificado. El resultado es la mejor calidad posible exactamente en el tamaño requerido.
Cómo funciona la compresión del tamaño objetivo
La herramienta de compresión comienza con configuraciones conservadoras y mide el tamaño del archivo resultante. Si el tamaño excede el objetivo, la herramienta aumenta la agresividad de la compresión, normalmente reduciendo la resolución de la imagen o aumentando la compresión JPEG, y vuelve a intentarlo. Este proceso iterativo continúa hasta que el tamaño del archivo alcanza el objetivo.
El Tamaño del archivo PDF está dominado por imágenes. El contenido de texto y vectores contribuye relativamente poco al tamaño total. La compresión del tamaño objetivo reduce principalmente los datos de la imagen porque es ahí donde es posible realizar reducciones significativas de tamaño sin afectar la legibilidad.
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Elegir la estrategia de compresión adecuada
Para documentos donde la calidad de la imagen es importante, establezca el tamaño de destino ligeramente por debajo del límite, 9,5 megabytes, para permitir un margen para la codificación del correo electrónico. La codificación Base64 para archivos adjuntos de correo electrónico aumenta el tamaño en aproximadamente un 33 por ciento durante la transmisión. El destinatario recibe el tamaño del archivo comprimido original.
WukongPDF proporciona compresión basada en navegador. El flujo de trabajo PDF Sharing puede comprimir el archivo y prepararlo para su distribución por correo electrónico en un solo paso.
Qué hacer cuando la compresión del tamaño objetivo degrada demasiado la calidad
Si el archivo no se puede comprimir al tamaño objetivo sin una pérdida de calidad inaceptable, divida el documento en partes. Un documento de 23 megabytes dividido en tres partes de 8 megabytes cabe por debajo del límite de 10 megabytes y tiene espacio de sobra. Numera las piezas claramente para que el destinatario pueda volver a montarlas.
Utilice un servicio para compartir archivos en lugar de archivos adjuntos de correo electrónico. Cargue el PDF sin comprimir en un servicio de almacenamiento en la nube y envíe al destinatario un enlace de descarga. El destinatario obtiene el documento de máxima calidad y usted evita por completo el compromiso de la calidad de la compresión.
Flujo de trabajo de compresión de objetivos paso a paso
Primero, identifique qué páginas y tipos de contenido contribuyen más al tamaño del archivo. Abra el PDF en una herramienta que proporcione un desglose del tamaño por tipo de contenido: imágenes, fuentes, texto, metadatos y otros. El desglose muestra dónde centrar los esfuerzos de compresión. Un documento que tiene un 90 por ciento de imágenes necesita compresión de imágenes. Un documento que tiene un 50 por ciento de fuentes puede beneficiarse del subconjunto de fuentes.
En segundo lugar, aplique configuraciones de compresión dirigidas a los mayores contribuyentes de contenido. Configure la reducción de resolución de la imagen y la calidad JPEG para lograr la mayor parte de la reducción necesaria. Aplique subconjuntos de fuentes si los datos de fuentes son importantes. Comprima el documento y mida el nuevo tamaño del archivo.
En tercer lugar, si el archivo todavía está por encima del objetivo, aumente la agresividad de la compresión de forma incremental. Reduzca la resolución de la imagen de 150 DPI a 100 DPI. Reduzca la calidad JPEG de 80 a 60. Comprima y mida nuevamente. Iterar hasta alcanzar el objetivo con la menor reducción de calidad posible.
Métodos alternativos de administración cuando la compresión no es suficiente
Cuando el documento no se pueda comprimir al límite del correo electrónico sin una pérdida de calidad inaceptable, utilice un servicio de transferencia de archivos. Servicios como WeTransfer, Dropbox Transfer y Google Drive permiten enviar archivos de hasta varios gigabytes. El destinatario recibe un enlace de descarga en su correo electrónico en lugar de un archivo adjunto.
Los archivos ZIP protegidos con contraseña pueden reducir el tamaño total de varios archivos PDF enviados juntos. La compresión ZIP puede lograr una reducción adicional del 10 al 20 por ciento en archivos PDF ya comprimidos. La protección con contraseña agrega una capa de seguridad de la que carecen los archivos adjuntos de correo electrónico.
Para la distribución recurrente de archivos PDF de gran tamaño que superan los límites de correo electrónico, establezca un método de entrega estándar. Utilice el mismo servicio de transferencia de archivos, la misma estructura de carpetas y la misma plantilla de correo electrónico de notificación para cada distribución. Los destinatarios aprenden el proceso y saben dónde encontrar los documentos.
La sobrecarga de codificación de correo electrónico para archivos adjuntos es aproximadamente del 33 por ciento debido a la codificación Base64. Un archivo PDF adjunto de 10 MB en realidad transmite alrededor de 13,3 MB de datos codificados. Esta sobrecarga no afecta al destinatario, que recibe el archivo original de 10 MB.
Algunos sistemas de correo electrónico aplican compresión adicional a los archivos adjuntos antes de su transmisión. Esta compresión es transparente para el usuario y no afecta al archivo recibido. El remitente no puede confiar en la compresión del sistema de correo electrónico para reducir el archivo por debajo del límite de archivos adjuntos.
En las organizaciones que envían regularmente archivos PDF cerca del límite de tamaño de archivo adjunto, el establecimiento de un umbral para la entrega alternativa evita problemas de último momento cuando un archivo excede el límite. Una política de utilizar la transferencia de archivos para cualquier tamaño superior a 8 MB, por ejemplo, proporciona un margen de seguridad.
Es posible que las configuraciones de compresión que logran un tamaño de archivo objetivo para un documento no logren la misma reducción para otro documento porque la composición del contenido difiere. Un documento con mucho texto se comprime menos que un documento con muchas imágenes y del mismo tamaño original.
Después de comprimir al tamaño objetivo, verifique que todos los elementos interactivos, enlaces, marcadores y campos de formulario sobrevivieron a la compresión. La compresión agresiva puede eliminar estos elementos para reducir el tamaño del archivo.
La experiencia del destinatario de un PDF comprimido no debe distinguirse de la del original con el zoom de visualización normal. Si se ven artefactos de compresión, la compresión fue demasiado agresiva para el contenido del documento.
Cuando el destinatario reenvíe el PDF comprimido a otros, considere si los destinatarios posteriores también tendrán límites para los archivos adjuntos de correo electrónico. Un archivo que pasa el primer sistema de correo electrónico puede ser bloqueado por el segundo.
Algunos clientes de correo electrónico muestran una advertencia al adjuntar archivos cerca o por encima de ciertos umbrales de tamaño. La advertencia puede alarmar a los destinatarios incluso cuando el archivo se encuentra dentro del límite real del sistema. Una nota en el correo electrónico que explique el tamaño del archivo puede evitar preocupaciones.
Para los destinatarios móviles que descargan archivos adjuntos a través de datos móviles, un PDF comprimido utiliza menos de su asignación de datos y se descarga más rápido. El remitente se beneficia al alcanzar el límite de correo electrónico y el destinatario se beneficia de una descarga más pequeña.
Documente la configuración de compresión utilizada para lograr el tamaño objetivo en los metadatos del documento o en las notas del flujo de trabajo. La documentación permite una compresión consistente para futuros documentos similares y proporciona una referencia si se cuestiona la calidad de la compresión.
| Paso de compresión | Acción | Reducción objetivo | Notas |
|---|---|---|---|
| 1. Analizar contenido | Identificar el tamaño por tipo de contenido | N / A | Centrarse en los mayores contribuyentes |
| 2. Reducción de resolución de imagen | Reducir a 150 DPI para la pantalla | 40-60% de los datos de la imagen | Texto/vectores sin cambios |
| 3. Calidad JPEG | Establecer en 60-80 | 20-40% adicional | Prueba en múltiples niveles de calidad |
| 4. Subconjunto de fuentes | Subconjunto de todas las fuentes incrustadas | 30-50% de los datos de fuente | Sin impacto en la calidad |
| 5. Medir e iterar | Compruebe el tamaño; repetir con la configuración ajustada | Hasta alcanzar el objetivo | Detenerse cuando se alcance el objetivo o la calidad sea inaceptable. |
El límite de archivos adjuntos de 10 MB no es universal. Gmail permite 25 MB. Outlook.com permite 34 MB. Yahoo Mail permite 25 MB. Los sistemas de correo electrónico corporativo suelen tener límites más bajos establecidos por la política de TI. Antes de comprimir a un destino específico, verifique el límite real para los sistemas de correo electrónico del remitente y del destinatario.
Cuando varios archivos necesiten permanecer por debajo de un límite de tamaño combinado, comprima cada archivo individualmente hasta alcanzar su equilibrio óptimo de tamaño y calidad, luego mida el total. Ajustar un archivo que se comprime bien puede ser más efectivo que aplicar una compresión agresiva a todos los archivos por igual.
La línea de asunto y el texto del cuerpo del correo electrónico deben mencionar el tamaño del archivo adjunto y que fue comprimido para su envío por correo electrónico. El destinatario que espera un original de alta resolución puede preocuparse por la calidad reducida de una versión comprimida, a menos que comprenda el motivo.
Para la compresión ZIP de archivos PDF, la reducción adicional suele ser modesta, del 5 al 15 por ciento, porque los archivos PDF ya están comprimidos. El archivo ZIP agrega principalmente la conveniencia de combinar varios archivos en lugar de una reducción adicional significativa del tamaño.
Algunos sistemas de correo electrónico rechazan silenciosamente los archivos adjuntos que exceden el límite sin notificar al remitente. El remitente cree que el correo electrónico fue entregado. El destinatario nunca lo recibe. Confirmar la recepción con el destinatario después de enviar archivos adjuntos grandes evita fallas silenciosas.
Se deben documentar los ajustes de compresión utilizados para alcanzar un objetivo específico. Cuando el documento se actualice el próximo mes, se podrán aplicar las mismas configuraciones para lograr el mismo resultado. Sin documentación, cada sesión de compresión comienza desde cero.
Si el documento se actualiza con frecuencia y cada actualización requiere recompresión, considere si el diseño del documento contribuye al tamaño del archivo. Reducir la cantidad o la resolución de las imágenes en el documento fuente puede producir un archivo más pequeño que no requiera una compresión agresiva para la entrega por correo electrónico.
La compresión del tamaño objetivo es un proceso iterativo que encuentra el equilibrio óptimo entre el tamaño del archivo y la calidad visual para el documento específico y su uso previsto.
La capacidad de comprimir a un tamaño exacto hace que la entrega de correo electrónico en PDF sea práctica incluso cuando el archivo original supera con creces los límites típicos de archivos adjuntos.
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