Adjuntas un PDF a un correo electrónico y presionas enviar. Desde su perspectiva, es simple: el archivo va desde su dispositivo a la bandeja de entrada del destinatario. Lo que realmente sucede entre esos dos puntos es más complicado, y algunas cosas en el camino pueden afectar si el archivo llega intacto, en el tamaño correcto y en el estado esperado.
El archivo se codifica antes de salir de su dispositivo
El correo electrónico fue diseñado originalmente para contener texto sin formato. Adjuntar un archivo binario como un PDF requirió una solución alternativa: el archivo se convierte a un formato seguro para texto antes de la transmisión. El método estándar es la codificación Base64, que convierte los datos binarios del PDF en una cadena de caracteres imprimibles.
La codificación Base64 aumenta el tamaño del archivo en aproximadamente un 33%. Un PDF de 15 MB se convierte en aproximadamente 20 MB como datos de correo electrónico codificados. Esta es la razón por la que los archivos que se acercan al límite de tamaño de los archivos adjuntos a veces no se envían aunque parezcan estar por debajo del límite: la versión codificada excede el umbral. El cliente de correo electrónico del destinatario invierte la codificación al recibirlo, por lo que recupera el archivo original en su tamaño original.
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El viaje a través de los servidores de correo
Después de salir de su dispositivo, el correo electrónico pasa a través de su servidor de correo saliente, potencialmente uno o más servidores de retransmisión, y luego el servidor de correo entrante del destinatario antes de llegar a su bandeja de entrada. Cada servidor realiza comprobaciones del mensaje: filtrado de spam, análisis de virus, verificación del tamaño y aplicación de políticas de contenido.
Cualquiera de estos servidores puede rechazar o modificar el mensaje. Un servidor de correo corporativo con una política de archivos adjuntos de 10 MB rechazará un PDF de 20 MB, incluso si los servicios de correo electrónico del remitente y del destinatario lo hubieran aceptado. Algunos filtros antivirus ponen en cuarentena los archivos adjuntos para su revisión manual antes de su entrega. Algunos servidores de correo antiguos o mal configurados pueden dañar los archivos adjuntos binarios durante el procesamiento; esto es poco común, pero sucede, razón por la cual un PDF que funcionó bien para un destinatario puede llegar dañado a otro.
Qué hacen los servidores de correo con los PDF archivos adjuntos
La mayoría de los sistemas de correo corporativos y empresariales analizan los archivos adjuntos en busca de malware antes de entregarlos. Un PDF puede contener JavaScript, archivos incrustados y contenido ejecutable, todo lo cual buscan los escáneres de seguridad. Un PDF con estructura inusual o scripts incrustados puede ser puesto en cuarentena o despojado de esos elementos antes de llegar al destinatario.
Algunos sistemas convierten archivos adjuntos PDF a otros formatos, normalmente para representarlos de forma segura en un panel de vista previa sin ejecutar ningún contenido incrustado. El destinatario puede recibir una versión convertida en lugar del PDF original. Para documentos con formato complejo, esta conversión puede cambiar la apariencia del documento.
El contenido PDF en sí no cambia durante el tránsito
En la gran mayoría de los casos, cuando el correo electrónico se entrega correctamente y no intervienen filtros de seguridad, el PDF que abre el destinatario es byte por byte idéntico al que usted envió. El proceso de codificación y decodificación no tiene pérdidas. El archivo que llega es exactamente el archivo que adjuntó.
Vale la pena saber esto porque significa que si un PDF se ve diferente después de ser enviado por correo electrónico, el problema generalmente está en cómo se ve (visor de PDF diferente, zoom predeterminado diferente, disponibilidad de fuente diferente), no en la transmisión en sí. El archivo es el mismo; el contexto de visualización es diferente.
Cuándo falla la entrega y cómo saberlo
Los fallos en la entrega son de dos tipos: rebotes de los que oyes hablar y caídas silenciosas de las que no te enteras. Una notificación de rebote le indica que el mensaje fue rechazado, generalmente con un código de error que indica el motivo. Los motivos habituales incluyen que el tamaño del archivo supere los límites, que el buzón del destinatario esté lleno o que el dominio del destinatario no exista.
Los envíos silenciosos son más insidiosos: el correo electrónico parece enviarse, no llega ningún rebote, pero el destinatario nunca recibe el archivo adjunto. Esto puede suceder cuando un filtro de seguridad pone en cuarentena el archivo adjunto sin notificar al remitente, o cuando una política corporativa elimina los archivos adjuntos que superan un umbral sin generar un error. Para documentos importantes, pedirle al destinatario que confirme la recepción del archivo adjunto es la única forma confiable de saber que llegó.
Hacer que PDF la entrega de correo electrónico sea más confiable
- Mantenga archivos de menos de 10 MB: teniendo en cuenta la sobrecarga de codificación Base64, un PDF de 10 MB se codifica en aproximadamente 13 MB, de forma segura dentro de los límites de la mayoría de los servidores. Utilice PDF Compresión en cualquier cosa más grande antes de adjuntarla.
- Evite scripts incrustados: PDFs con JavaScript o contenido incrustado inusual tienen más probabilidades de ser marcados por filtros de seguridad. Los documentos estándar PDF sin secuencias de comandos interactivas viajan de manera más confiable.
- Utilice el uso compartido en la nube para archivos grandes: cargar en Google Drive o Dropbox y enviar un enlace evita todos los límites de tamaño de archivos adjuntos y la sobrecarga de codificación.
- Confirmar recibo de documentos importantes: una respuesta rápida confirmando la llegada del PDF es la única forma confiable de cerrar el círculo de una entrega exitosa.
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