Un portal de clientes es un sitio web seguro donde los clientes acceden a sus documentos. Inicias sesión con credenciales. Navegas a tu carpeta de cliente. Sube documentos para que el cliente los revise. El portal utiliza cifrado HTTPS para la conexión. Su carga está protegida durante la transmisión. Pero una vez que el archivo se encuentra en el servidor del portal, su protección depende de la infraestructura del portal. Cifrar el PDF antes de cargarlo agrega una capa de protección que es independiente del portal. El archivo se cifra en reposo en el servidor del portal. Incluso si el portal se ve comprometido, el PDF cifrado sigue siendo ilegible sin la contraseña.
Las herramientas de cifrado de PDF basadas en navegador pueden aplicar una contraseña de usuario a un PDF antes de cargarlo en un portal de cliente. El cifrado se aplica al propio archivo. El portal almacena y entrega el archivo cifrado. El cliente recibe la contraseña a través de un canal separado y abre el archivo.
El PDF Encryption para la carga del portal combina la seguridad del transporte del portal con el cifrado a nivel de archivos. El portal protege la conexión. La contraseña protege el archivo.
El modelo de seguridad de doble capa
La seguridad del portal protege la conexión entre su navegador y el servidor del portal. El cifrado de archivos protege el documento en sí, dondequiera que esté almacenado. Las dos capas son independientes. El portal podría verse comprometido y el archivo permanecería cifrado. La contraseña podría ser interceptada y el portal aún requeriría autenticación para acceder al archivo. Un atacante necesita acceso al portal y la contraseña para leer el documento. Cada capa cubre la otra debilidad.
El enfoque de doble capa PDF Security se aplica a cualquier plataforma de alojamiento de documentos, no solo a los portales de clientes. El almacenamiento en la nube, los archivos adjuntos de correo electrónico y las unidades compartidas se benefician del cifrado a nivel de archivos además de la seguridad de la plataforma.
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Comunicación de la contraseña al cliente
La contraseña debe llegar al cliente a través de un canal independiente del portal. Si el portal tiene una función de mensajería, utilícela para enviar la contraseña solo si esa mensajería está separada del almacenamiento de documentos. Si el portal notifica al cliente por correo electrónico cuando se carga un documento, ese correo electrónico es el canal incorrecto para la contraseña porque confirma que existe un documento y proporciona el enlace. Envíe la contraseña por mensaje de texto, llamada telefónica o por un hilo de correo electrónico diferente al de la notificación del portal.
WukongPDF aplica el cifrado de contraseña de usuario a los archivos PDF. La PDF Contraseña debe comunicarse por separado de la notificación del portal. La separación entre la entrega de archivos y la entrega de contraseñas es la base del modelo de seguridad de doble capa.
Elegir entre contraseñas de usuario y propietario para cargas del portal
Una contraseña de usuario evita que el archivo se abra sin la contraseña. Esto es apropiado para documentos que sólo deben ser vistos por destinatarios específicos. Una contraseña de propietario permite la apertura pero restringe acciones como imprimir y copiar. Esto es apropiado para documentos que deberían poder verse pero no extraerse. Elija el tipo de contraseña según lo que el cliente necesite hacer con el documento.
El tipo PDF Contraseña debe coincidir con el caso de uso del cliente. Un documento que el cliente necesita imprimir no debe tener restricciones de impresión. Un documento que el cliente sólo debería ver en línea no debería necesitar una contraseña de usuario.
Configuración de la caducidad de la contraseña para el acceso por tiempo limitado
Para documentos a los que solo se debería poder acceder durante un tiempo limitado, combine el PDF cifrado con un enlace para compartir que caduque. La contraseña protege el archivo. El enlace que expira controla el acceso al archivo. Cuando el enlace caduca, el archivo ya no se puede descargar desde el portal. La contraseña aún protege cualquier copia que el cliente haya descargado antes de que caduque.
El PDF Encryption combinado con enlaces de acceso que caducan proporciona protección de archivos persistente y acceso por tiempo limitado.
Verificar el cifrado antes de cargar
Antes de cargarlo en el portal, abra el archivo cifrado y confirme que exige una contraseña. Ingrese la contraseña y confirme que el contenido se muestra correctamente. Cierre el archivo y vuelva a abrirlo para verificar que la solicitud de contraseña aparezca de manera consistente. Un archivo que se abre sin solicitar una contraseña no se cifró correctamente.
La verificación PDF Encryption detecta errores de configuración antes de que el archivo llegue al portal. Un archivo no cifrado subido a un portal no puede protegerse retroactivamente.
Gestión de documentos cifrados en múltiples portales de clientes
Si carga archivos PDF cifrados en varios portales de clientes, mantenga un registro de qué contraseña se utilizó para qué documento en qué portal. El registro evita la confusión de enviar una contraseña incorrecta a un cliente o no poder decirle a un cliente su contraseña porque no puede identificar qué contraseña se aplica.
El registro de contraseñas PDF Security para cargas multiportal es una referencia sencilla. Cada entrada registra el portal, el documento, la contraseña y la fecha.
Configuración de permisos de documentos junto con el cifrado
El cifrado evita la apertura no autorizada. La configuración de permisos impide que los usuarios autorizados impriman, copien o editen después de abrir. Aplicar ambos para defensa en profundidad. Un cliente que necesite imprimir el documento debe recibir una versión con impresión permitida. Un cliente que sólo debería ver el documento debería recibir una versión con restricciones.
El Cifrado de PDF y la configuración de permisos son controles complementarios. El cifrado controla el acceso. Uso del control de permisos. Aplique ambos cuando la sensibilidad del documento lo amerite.
Auditoría de cargas del portal para cumplimiento
Las industrias reguladas pueden requerir un seguimiento de auditoría de los documentos cargados en los portales de los clientes. Registre cada carga: el nombre del documento, el cifrado aplicado, el cliente y la fecha. La pista de auditoría demuestra el cumplimiento de los requisitos de protección de datos.
El registro de auditoría de carga de PDF Security es un registro de cumplimiento. Cada entrada toma unos segundos y proporciona evidencia del manejo adecuado de los documentos.
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