Un botón de envío es la pieza final de un flujo de trabajo funcional de Formularios PDF. Después de que un usuario completa los campos de texto, selecciona las opciones desplegables y marca las casillas apropiadas, el botón de envío empaqueta todos los datos del formulario y los envía a un destino donde alguien puede actuar en consecuencia. Sin un botón de envío, el usuario debe guardar el PDF completo y enviarlo manualmente por correo electrónico como archivo adjunto. Con un botón de envío configurado correctamente, los datos del formulario llegan como texto estructurado a una bandeja de entrada o base de datos, listos para ser procesados sin ningún paso manual por parte del usuario.
Agregar un botón de envío implica dos tareas separadas: colocar el control del botón en la página PDF y configurar su acción para enviar datos al destino correcto. La configuración de la acción determina dónde van los datos, qué formato utilizan y si el usuario ve un mensaje de confirmación después de enviarlos. Realizar la acción correcta es lo que separa un botón que simplemente se queda ahí y parece que se puede hacer clic en él de un botón que entrega respuestas de forma confiable.
El editor PDF rellenable de WukongPDF incluye controles del botón de envío que puede configurar con una dirección de correo o un punto final del servidor. Después de configurar el botón, pruebe el flujo de trabajo de envío completo antes de enviar el formulario a los destinatarios para confirmar que los datos lleguen intactos.
Cómo funcionan los botones de envío de PDF
En la mayoría de los casos, un botón de envío de PDF es un campo de formulario de tipo botón con una acción Enviar formulario asociada. Cuando el usuario hace clic en el botón, el lector de PDF recopila los valores actuales de todos los campos del formulario, los serializa en el formato de datos elegido y los envía al destino especificado. El destino puede ser una dirección de correo electrónico que utiliza el protocolo mailto:, que abre el cliente de correo electrónico del usuario con los datos del formulario en el cuerpo del mensaje o como un archivo adjunto. O puede ser la URL de un servidor web que utiliza HTTP o HTTPS, que envía los datos como una solicitud POST que un script del lado del servidor recibe y procesa.
Las opciones de formato de datos incluyen FDF, el formato de datos de formularios utilizado por los productos de Adobe desde la década de 1990. XFDF, la versión de FDF basada en XML que es más fácil de analizar para sistemas que no son Adobe. HTML, que formatea los datos del campo como pares clave-valor en el cuerpo de un documento HTML. Y PDF, que envía el archivo PDF completo como archivo adjunto. La elección del formato depende del sistema que recibe los datos. Los destinatarios de correo electrónico generalmente prefieren PDF o HTML. Los scripts del servidor que procesan envíos de formularios a bases de datos prefieren XFDF o FDF para el análisis estructurado.
Método 1: Configurar un mailto: Botón Enviar
En la práctica, el método mailto es el más sencillo de configurar porque no requiere infraestructura de servidor. El botón enviar abre la aplicación de correo electrónico predeterminada del usuario, crea un nuevo mensaje dirigido al destinatario especificado y completa el cuerpo del mensaje o adjunta el PDF completo. En Adobe Acrobat Pro, abra el PDF, vaya a Herramientas y luego a Preparar formulario. Haga clic en el icono del botón en la barra de herramientas y dibuje un botón en la página. Escriba una etiqueta como Enviar o Enviar formulario.
Con el botón seleccionado, abra el cuadro de diálogo Propiedades. En la pestaña General, asigne al botón un nombre como EnviarBotón. En la pestaña Opciones, configure el Diseño en Solo etiqueta e ingrese el texto del botón. En la pestaña Acciones, seleccione Mouse Up en el menú desplegable del activador y luego haga clic en Agregar. Elija Enviar un formulario de la lista de tipos de acción. En el cuadro de diálogo Enviar selecciones de formulario, ingrese mailto:you@example.com como URL. Elija PDF como formato de exportación para que el destinatario reciba el PDF completo y completo. Haga clic en Aceptar, cierre las propiedades y guarde el PDF.
Pruebe el botón de enviar abriendo el PDF en Adobe Acrobat Reader, completando algunos campos y haciendo clic en Enviar. El Lector debería abrir su aplicación de correo electrónico predeterminada con un nuevo mensaje dirigido a usted y el PDF completo adjunto. Si el cliente de correo electrónico no se abre, verifique que su sistema operativo tenga configurada una aplicación de correo predeterminada. Los enlaces mailto dependen del controlador de correo del sistema y, en algunas máquinas, particularmente en entornos corporativos con correo electrónico basado en web, es posible que el controlador mailto no esté configurado.
Método 2: Envío de datos de formulario a un servidor web
Para formularios distribuidos al público o a equipos grandes donde el envío basado en correo electrónico se vuelve difícil de manejar, el envío HTTP POST a un script de servidor proporciona un canal de recopilación de datos más escalable. La configuración requiere un punto final de servidor que pueda aceptar y procesar datos de formularios PDF entrantes. La URL del punto final va al campo URL de la acción Enviar formulario en lugar de a una dirección de correo. Cuando el usuario hace clic en enviar, el lector de PDF envía una solicitud HTTP POST con los datos del formulario en el cuerpo. El script del servidor analiza los datos, los almacena y devuelve una respuesta que el lector de PDF puede mostrar como una página de confirmación.
Configurar el punto final del servidor es la parte más compleja de este flujo de trabajo porque implica desarrollo web fuera del PDF. Un script PHP, Python o Node.js básico que acepta solicitudes POST, analiza datos FDF o XFDF y escribe los valores de los campos en un archivo CSV o una base de datos suele tener entre 30 y 50 líneas de código. El lado PDF de la configuración es idéntico a la configuración de correo excepto que la URL apunta al punto final del servidor en lugar de a una dirección de correo. Muchos servicios de administración de formularios ofrecen puntos finales prediseñados que aceptan envíos de formularios PDF, eliminando la necesidad de escribir y alojar código de servidor personalizado.
Personalizar la apariencia y el comportamiento del botón Enviar
La apariencia predeterminada del botón, un rectángulo gris con texto centrado, funciona pero no coincide con la mayoría de los diseños de formularios. En el cuadro de diálogo Propiedades del botón en la pestaña Apariencia, establezca el color del borde, el color de relleno, la fuente y el tamaño de fuente para que coincidan con el estilo visual del formulario. Un botón de envío con relleno azul, texto blanco y esquinas redondeadas atrae más atención y recibe más clics que un rectángulo gris predeterminado. En la pestaña Opciones, puede asignar un icono al botón que aparece junto al texto de la etiqueta o en lugar de él.
En la mayoría de las herramientas, la pestaña Acciones del botón admite múltiples acciones en diferentes activadores. Más allá de la acción de envío con el mouse hacia arriba, puede agregar una acción de entrada con el mouse que cambia el color del botón para indicar que se desplaza y una acción de salida con el mouse que restaura el color original. Estas señales de retroalimentación visual hacen que el formulario parezca más responsivo y profesional. Mantenga los efectos interactivos sutiles. Es útil un botón que cambia a un tono ligeramente más oscuro al pasar el mouse. Un botón que se anima o cambia dramáticamente distrae.
Consideraciones de seguridad y privacidad
Los datos del formulario enviados a través de un enlace mailto pasan por el cliente de correo electrónico del usuario y la infraestructura de correo electrónico tanto del remitente como del destinatario. Los datos no se cifran en tránsito a menos que ambos servidores de correo electrónico apliquen TLS. Para los formularios que recopilan información confidencial, como números de identificación personal, datos de salud o detalles financieros, el envío por correo no proporciona la seguridad adecuada. HTTP POST a un punto final del servidor mediante HTTPS cifra los datos en tránsito entre el lector de PDF y el servidor, que es el nivel de seguridad mínimo aceptable para cualquier formulario que recopile datos personales.
Al diseñar documentos, el lector de PDF que utiliza el destinatario también afecta el comportamiento de envío. Adobe Acrobat Reader admite toda la gama de acciones de envío, incluidas mailto y HTTP POST. Los visores de PDF basados en navegador integrados en Chrome, Edge y Firefox tienen soporte limitado o nulo para las acciones de envío de formularios PDF. Un botón de envío que funciona perfectamente en Acrobat Reader puede no hacer nada cuando se abre el mismo PDF en una pestaña del navegador. Para formularios distribuidos a destinatarios externos cuyo lector de PDF no puede controlar, incluya una nota cerca del botón de envío que indique a los usuarios que abran el archivo en Adobe Acrobat Reader si el botón no funciona en su navegador.
| Método de envío | Cómo funciona | Mejor para |
|---|---|---|
| mailto: acción de URL | Abre el cliente de correo electrónico predeterminado del usuario con un asunto y un cuerpo precargados que contienen datos del formulario. | Formularios internos, equipos pequeños, datos simples |
| HTTP POST al script del servidor | Envía datos del formulario como FDF o XFDF a un extremo del servidor web para su procesamiento | Formularios públicos, integración CRM, automatización. |
| Servicio JavaScript + API de correo electrónico | El botón JS personalizado llama a una API de correo electrónico de terceros directamente desde el lector de PDF | Formularios donde la confiabilidad del mailto es insuficiente |
Un botón de envío configurado correctamente convierte un PDF rellenable de un formulario independiente en un punto final de recopilación de datos. El método mailto maneja formularios internos del equipo sin configuración de servidor. El método HTTP POST se adapta a la distribución pública y al procesamiento automatizado de datos. Probar el flujo de trabajo de envío de principio a fin antes de la distribución detecta errores de configuración que, de otro modo, perderían silenciosamente cada respuesta de formulario enviada por sus usuarios. Un botón de envío que funcione de manera confiable elimina el último punto de fricción entre quien completa el formulario y el propietario del formulario, cerrando el ciclo en todo el flujo de trabajo de PDF rellenable.
Solución de problemas de fallas del botón Enviar
Cuando un botón de envío no hace nada al hacer clic, la causa más común es que el lector de PDF no admite el tipo de acción. Los visores de PDF basados en navegador generalmente no admiten acciones de envío por correo o HTTP POST. La solución es indicar a los usuarios que abran el archivo específicamente en Adobe Acrobat Reader. Otra causa común es que la URL de correo tenga un formato incorrecto. El formato correcto es mailto:dirección@ejemplo.com sin espacios ni parámetros adicionales a menos que estén codificados correctamente en URL.
Si el botón funciona pero el correo electrónico llega sin datos, la causa probable es que el formato de exportación se configuró en FDF o XFDF y el cliente de correo electrónico del destinatario no sabe cómo mostrar esos formatos. Cambie el formato de exportación a PDF en la configuración de la acción Enviar formulario. El PDF completo llega como un archivo adjunto de correo electrónico y el destinatario puede abrirlo directamente para ver todos los datos ingresados. Para formularios en los que el destinatario necesita ver datos de un vistazo en el cuerpo del correo electrónico, elija HTML como formato de exportación. Los valores de los campos aparecen como texto etiquetado en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, aunque el formato es sencillo y no conserva el diseño visual del formulario original.