Jemand sendet Ihnen ein PDF mit geschwärzten vertraulichen Informationen. Schwarze Rechtecke verdecken Namen, Kontonummern und vertrauliche Zahlen. Das Dokument sieht ordnungsgemäß redigiert aus. Aber das ist es wahrscheinlich nicht. Durch das Zeichnen von schwarzen Kästchen über Text in einer PDF-Datei mithilfe von Anmerkungswerkzeugen, Formwerkzeugen oder Screenshot-Markup-Apps wird der darunter liegende Text nicht entfernt. Der Text bleibt im PDF-Inhaltsstrom unter dem schwarzen Rechteck und kann von jedem, der weiß, wie man ihn auswählt, kopiert oder die Dokumentstruktur überprüft, vollständig wiederhergestellt werden. Dies ist der häufigste und gefährlichste Fehler bei der PDF-Redaktion und hat zur Offenlegung von Verschlusssachen, vertraulichen Rechtsvergleichen und personenbezogenen Daten geführt, die eigentlich dauerhaft verborgen bleiben sollten.
Wie sich Zeichenwerkzeuge und Schwärzungswerkzeuge grundlegend unterscheiden
Ein Zeichenwerkzeug platziert ein farbiges Rechteck auf einer Anmerkungsebene über dem Seiteninhalt. Das Rechteck ist für das Auge undurchsichtig und verdeckt alles, was sich darunter befindet, der darunter liegende Inhalt bleibt jedoch völlig unverändert. Die PDF-Spezifikation definiert Anmerkungsebenen als nicht destruktiv. Sie dienen dazu, Markup hinzuzufügen, ohne den ursprünglichen Inhalt zu verändern. Dies ist eine Funktion und kein Fehler, wenn Sie Kommentare hinzufügen oder Text hervorheben. Es wird zu einem ernsten Problem, wenn Sie Zeichenwerkzeuge mit der Absicht verwenden, Informationen dauerhaft zu verbergen.
Im Gegensatz dazu markiert ein Schwärzungstool Inhalte zur dauerhaften Entfernung und löscht sie dann aus dem PDF-Inhaltsstrom, wenn die Schwärzung angewendet wird. Nach dem Anwenden von Schwärzungen ist der markierte Text verschwunden. Es kann nicht durch Auswahl des Bereichs, Kopieren in einen Texteditor oder Untersuchen der internen PDF-Struktur wiederhergestellt werden. Die Blackbox, die den redigierten Text ersetzt, ist ein visueller Platzhalter und keine Überlagerung. Der dort vorhandene Text wurde physisch aus der Datei entfernt. Dies ist die einzige Methode, die echte PDF-Datenschutz erreicht.
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Demonstration des Problems: So stellen Sie Text unter schwarzen Kästchen wieder her
Das Wiederherstellen von Text, der von Zeichenwerkzeugen ausgeblendet wurde, ist kinderleicht. Öffnen Sie das PDF in einem beliebigen Viewer. Klicken und ziehen Sie mit dem Textauswahlwerkzeug über den Bereich, der das schwarze Rechteck enthält. Drücken Sie zum Kopieren Strg-C und fügen Sie es in einen Texteditor ein. Der Text, den Sie auf dem Bildschirm nicht sehen konnten, wird im Texteditor angezeigt. Dies funktioniert, weil das Auswahltool auf dem PDF-Inhaltsstrom und nicht auf der visuellen Ebene arbeitet. Die Anmerkungsebene, in der sich das schwarze Rechteck befindet, wird vom Textauswahlmechanismus ignoriert.
Eine gründlichere Wiederherstellungsmethode besteht darin, den PDF-Inhaltsstrom direkt zu überprüfen. PDF-Inspektionstools können den Rohtextinhalt jeder Seite ohne alle Anmerkungen anzeigen. Öffnen Sie die PDF-Datei in einem Texteditor, suchen Sie den Seiteninhaltsstrom und lesen Sie den Text zwischen den BT- und ET-Markierungen, die den Anfang und das Ende von Textobjekten kennzeichnen. Jedes Wort, das unter einem schwarzen Rechteck verborgen war, ist im Inhaltsstrom im Klartext vorhanden. Das Zeichnen von Blackboxen bietet in etwa das gleiche Sicherheitsniveau wie das Schreiben eines Passworts auf ein Blatt Papier und das Anbringen einer Haftnotiz darüber.
Reale Folgen einer unsachgemäßen Redaktion
Die Kluft zwischen dem, was Zeichenwerkzeuge scheinbar tun, und dem, was sie tatsächlich tun, hat echten Schaden angerichtet. Regierungsbehörden haben PDFs mit geheimen Informationen veröffentlicht, die durch schwarze Rechtecke verborgen sind und die jeder durch Kopieren und Einfügen wiederherstellen kann. Gerichtsakten haben vertrauliche Vergleichsbeträge aufgedeckt und Zeugenidentitäten versiegelt, weil Anwälte Markup-Tools anstelle von Schwärzungstools verwendet haben. Unternehmen haben Kundendaten als Reaktion auf Informationsanfragen offengelegt, weil ein Mitarbeiter die sensiblen Felder optisch verdeckt hatte, ohne sie dauerhaft zu entfernen.
Bei diesen Vorfällen handelt es sich nicht um seltene Grenzfälle. Sie kommen regelmäßig vor, weil das visuelle Feedback beim Zeichnen einer Blackbox so überzeugend ist. Die Blackbox sieht genau so aus, wie eine ordnungsgemäße Schwärzung aussehen sollte. Die Person, die es anwendet, sieht, wie der sensible Text aus dem Blickfeld verschwindet, und geht davon aus, dass die Arbeit erledigt ist. Das Scheitern der PDF-Redaktion wird erst später offensichtlich, wenn jemand anderes den verborgenen Text kopiert und einfügt oder wenn das Dokument von einer Partei untersucht wird, die einen Anreiz hat, das aufzudecken, was verborgen sein sollte.
So schwärzen Sie Text in einem PDF richtig
Die ordnungsgemäße Schwärzung folgt einer bestimmten Reihenfolge, die sicherstellt, dass der Inhalt dauerhaft entfernt wird. Öffnen Sie zunächst die PDF-Datei in einem Tool, das über eine spezielle Schwärzungsfunktion mit der Bezeichnung „Schwärzen“, „Zur Schwärzung markieren“ oder ähnlichem verfügt. Dies ist kein Zeichenwerkzeug, kein Formwerkzeug und kein Kommentarwerkzeug. Wählen Sie die Schwärzungsfunktion und zeichnen Sie Rechtecke über jeden Textabschnitt, der entfernt werden soll. Das Tool hebt die markierten Bereiche hervor, normalerweise mit einer farbigen Überlagerung, um anzuzeigen, was markiert wurde.
Zweitens wenden Sie die Schwärzungen an. Dies ist der entscheidende Schritt, der die richtige Schwärzung vom visuellen Verstecken trennt. Suchen Sie nach einer Schaltfläche mit der Bezeichnung „Schwärzungen anwenden“, „Abschließen“ oder „Brennen“. Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird der markierte Inhalt dauerhaft aus dem Dokument gelöscht. Nach der Anwendung werden die farbigen Overlay-Markierungen durch schwarze Kästchen ersetzt und der darunter liegende Text wird aus dem Content-Stream entfernt. Drittens überprüfen Sie die Schwärzung, indem Sie versuchen, Text aus den geschwärzten Bereichen auszuwählen und zu kopieren. Wenn Text kopiert werden kann, wurde die Schwärzung nicht korrekt angewendet.
Zusätzlicher Inhalt, der über den sichtbaren Text hinaus redigiert werden muss
Eine ordnungsgemäße Schwärzung geht über den sichtbaren Text auf der Seite hinaus. PDF-Metadatenfelder, einschließlich Dokumenttitel, Autor, Betreff und Schlüsselwörter, können vertrauliche Informationen enthalten, die auf keiner Seite sichtbar, aber in den Dokumenteigenschaften gespeichert sind. Öffnen Sie den Bereich „Dokumenteigenschaften“ und überprüfen Sie jedes Metadatenfeld. Löschen Sie alle Felder, die Informationen enthalten, die nicht offengelegt werden sollen.
Auch verborgene Textebenen, Formularfelddaten und Dateianhänge können nicht redigierte Informationen enthalten. Eine PDF-Datei, die durch Scannen und OCR erstellt wurde, verfügt möglicherweise über eine unsichtbare Textebene hinter dem sichtbaren Seitenbild. Wenn Sie das sichtbare Seitenbild schwärzen, ohne auch die OCR-Textebene zu schwärzen, bleibt der Text durch Such- und Kopiervorgänge wiederherstellbar. Führen Sie nach der Schwärzung eine vollständige Inhaltsprüfung durch, um sicherzustellen, dass keine wiederherstellbaren vertraulichen Informationen in einer Ebene, einem Metadatenfeld oder einem Anhang verbleiben. WukongPDF und ähnliche Plattformen bieten PDF-Redaktion-Tools, die Inhalte dauerhaft entfernen und eine umfassende Schwärzung für alle Inhaltstypen unterstützen.
Schulung der Benutzer zum Erkennen des Unterschieds
Der wirksamste Schritt, den eine Organisation unternehmen kann, um unzulässige Schwärzungen zu verhindern, ist Schulung. Zeigen Sie Benutzern ein PDF mit durch schwarze Rechtecke verdecktem Text. Fragen Sie sie, ob der Text ordnungsgemäß redigiert ist. Die meisten werden ja sagen. Anschließend demonstrieren Sie das Kopieren und Einfügen des ausgeblendeten Textes. Die Demonstration ist weitaus einprägsamer als jede schriftliche Richtlinie. Nachdem Benutzer ihren vermeintlich versteckten Text in einem Texteditor auftauchen sehen, verwechseln sie nie wieder Zeichenwerkzeuge mit Schwärzungswerkzeugen.
Integrieren Sie in die Schulung einen einfachen Überprüfungsschritt, den jeder Benutzer durchführen sollte, bevor er ein redigiertes Dokument sendet: Kopieren Sie den gesamten Text aus dem Dokument und fügen Sie ihn in einen Nur-Text-Editor ein. Lesen Sie den eingefügten Text durch und stellen Sie sicher, dass keine geschwärzten Informationen angezeigt werden. Wenn dies der Fall ist, wurde die Schwärzung nicht angewendet und das Dokument sollte nicht gesendet werden. Dieser einminütige Überprüfungsschritt würde bei konsequenter Anwendung die überwiegende Mehrheit der Vorfälle unsachgemäßer Schwärzung verhindern.
Die rechtlichen und regulatorischen Auswirkungen einer fehlgeschlagenen Redaktion
In vielen Rechtsordnungen wird die Offenlegung personenbezogener Daten aufgrund unsachgemäßer Bearbeitung genauso behandelt wie die absichtliche Offenlegung. Die gesetzliche Verpflichtung besteht darin, die Daten zu schützen. Die Art und Weise des Scheiterns, sei es durch einen Cyberangriff oder durch das Zeichnen von Blackboxen statt durch Schwärzen, ändert nichts an der Tatsache, dass geschützte Daten offengelegt wurden. Organisationen wurden wegen Redaktionsfehlern gemäß DSGVO, HIPAA und anderen Datenschutzbestimmungen mit Geldstrafen belegt.
Die rechtliche Gefährdung durch einen Redaktionsfehler übersteigt häufig die Kosten für die Implementierung geeigneter Redaktionstools und Schulungen. Ein einziges unsachgemäß geschwärztes PDF im Anhang zu einer Gerichtsakte, einem behördlichen Antrag oder einer Antwort auf eine Datenzugriffsanfrage kann eine Untersuchung, eine Geldstrafe und einen Reputationsschaden auslösen. Die Investition in geeignete Tools und Schulungen zur PDF-Redaktion beträgt nur einen Bruchteil der Kosten eines einzelnen Redaktionsfehlers.
Unternehmen, die regelmäßig mit sensiblen Dokumenten umgehen, sollten in Tools zur PDF-Redaktion investieren, die speziell für diese Aufgabe entwickelt wurden und den Zugriff auf Zeichen- und Anmerkungstools einschränken, die für unsachgemäßes Verstecken missbraucht werden können. Ein PDF-Editor, der so konfiguriert ist, dass in der Symbolleiste nur Schwärzungswerkzeuge angezeigt werden, verringert die Wahrscheinlichkeit, dass ein eiliger Mitarbeiter zum vertrauten Zeichenrechteck statt zum Schwärzungswerkzeug greift.
Die ordnungsgemäße PDF-Redaktion ist ein zweistufiger Prozess: Markieren, dann anwenden. Der Markierungsschritt identifiziert, was entfernt werden soll. Der Anwendungsschritt löscht es dauerhaft. Das Überspringen des zweiten Schritts ist das digitale Äquivalent dazu, vertraulich auf einen Umschlag zu schreiben und ihn unverschlossen zu lassen. Das Etikett suggeriert Privatsphäre. Der Inhalt bleibt zugänglich.
Nachdem Sie die ordnungsgemäße PDF-Schwärzung angewendet haben, ist die Durchführung des Kopier- und Einfüge-Überprüfungstests auf jeder Seite die einzige Möglichkeit, um zu bestätigen, dass die Schwärzung erfolgreich war. Ein einziger fehlender Textblock unter Hunderten ordnungsgemäß redigierten Textblöcken ist immer noch eine Offenlegung.
Die PDF-Redaktion-Lehre aus den Versäumnissen bei der Offenlegung in großer Öffentlichkeit ist klar: Visuelles Verbergen ist keine Entfernung. Organisationen, die mit sensiblen Dokumenten arbeiten, müssen ihren Mitarbeitern geeignete Schwärzungstools zur Verfügung stellen und sicherstellen, dass diese Tools korrekt verwendet werden, bevor ein geschwärztes Dokument die Organisation verlässt.
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