Sie verbringen zwanzig Minuten damit, eine detaillierte Lesezeichenstruktur in einer PDF-Datei zu erstellen und Kapitel, Abschnitte und Unterabschnitte in einer navigierbaren Gliederung zu organisieren. Sie nehmen eine kleine Änderung am Dokument vor, korrigieren einen Tippfehler oder drehen die Seite, speichern es und alle Lesezeichen verschwinden. Das Gliederungsfeld ist leer. Die von Ihnen erstellte Navigationsstruktur ist nicht mehr vorhanden. Das Verschwinden von Lesezeichen nach der Bearbeitung ist eine der am häufigsten gemeldeten Frustrationen in PDF-Benutzerforen und liegt daran, wie verschiedene PDF-Editoren mit der Dokumentgliederung während Speichervorgängen umgehen.
PDF-Lesezeichen, technisch gesehen Dokumentgliederung, werden als separate Struktur innerhalb der PDF-Datei gespeichert. Sie sind nicht Teil einer einzelnen Seite. Sie liegen in einer Baumstruktur vor, die Seiten anhand ihrer Objektnummern referenziert. Wenn ein Bearbeitungsvorgang die Dokumentstruktur ändert, können die Lesezeichenverweise beschädigt werden, und Redakteure gehen mit diesen fehlerhaften Verweisen auf eine Weise um, die von der Beibehaltung der Lesezeichen mit korrigierten Verweisen bis hin zum stillschweigenden vollständigen Verwerfen reicht.
Wie PDF-Lesezeichen gespeichert werden und warum sie kaputt gehen
Hinter den Kulissen sind PDF-Lesezeichen Einträge im Dokumentgliederungsbaum. Jedes Lesezeichen speichert eine Titelzeichenfolge, ein Ziel, das auf eine bestimmte Seite und Position verweist, sowie optionale Eigenschaften wie Textfarbe und Fett- oder Kursivschrift. Das Ziel verweist nicht auf eine Seitenzahl, bei der es sich um eine für Menschen lesbare Bezeichnung handelt. Es verweist auf eine Seitenobjektnummer, bei der es sich um eine interne Kennung handelt, die beim Erstellen der PDF-Datei zugewiesen wird.
Wenn Sie eine PDF-Datei bearbeiten, können Vorgänge wie das Hinzufügen von Seiten, das Löschen von Seiten oder das Drehen von Seiten die interne Seitenobjektnummerierung ändern. Ein Lesezeichen, das auf Seitenobjekt 15 verwies, stellt möglicherweise fest, dass Seitenobjekt 15 jetzt eine andere Seite ist oder dass die ursprüngliche Zielseite neu nummeriert wurde. Das Lesezeichenziel zeigt jetzt auf den falschen Ort. Ein gut gestalteter PDF-Editor aktualisiert alle Lesezeichenziele entsprechend der neuen Seitennummerierung. Ein weniger leistungsfähiger Editor behält die alten Ziele bei, erstellt defekte Lesezeichen oder löscht die Lesezeichen ganz.
Diese strukturelle Fragilität überrascht die meisten Benutzer beim ersten Auftreten.
Der Bearbeitungsvorgang, der am häufigsten zum Verlust von Lesezeichen führt, ist das Löschen von Seiten. Wenn Sie eine Seite löschen, werden alle nachfolgenden Seiten nach vorne verschoben. Ein Lesezeichen, das auf Seite 20 verwies, muss jetzt auf Seite 19 verweisen, und jedes Lesezeichen danach muss um eins verringert werden. Wenn der Editor nicht alle Lesezeichenziele umfassend aktualisiert, werden diejenigen, die auf Seiten nach dem Löschen verweisen, falsch ausgerichtet. Einige Editoren reagieren auf diese Komplexität, indem sie den Gliederungsbaum bei jedem Vorgang auf Seitenebene entfernen.
Ein ähnliches Problem tritt auf, wenn Lesezeichen auf Seiten verweisen, die nicht mehr vorhanden sind. Wenn Sie auf Seite 12 ein Lesezeichen erstellt haben und diese Seite später löschen, ist das Lesezeichenziel verwaist. Ein Redakteur könnte das verwaiste Lesezeichen behalten, das jetzt nirgendwo hinzeigt, oder er könnte aus Sicherheitsgründen alle Lesezeichen entfernen, um zu verhindern, dass fehlerhafte Navigationselemente im Dokument zurückbleiben.
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Editorspezifisches Verhalten, das zum Verlust von Lesezeichen führt
Verschiedene PDF-Editoren behandeln den Gliederungsbaum mit sehr unterschiedlicher Sorgfalt. Adobe Acrobat, die Referenzimplementierung der PDF-Spezifikation, behält Lesezeichen bei den meisten Bearbeitungsvorgängen bei und aktualisiert Ziele, wenn Seiten hinzugefügt, gelöscht oder neu angeordnet werden. Bei den Editoren Dritter gibt es große Unterschiede. Einige behalten Lesezeichen nur für einfache Textbearbeitungen bei, löschen sie jedoch bei strukturellen Änderungen. Andere behalten Lesezeichen bei, aktualisieren die Ziele jedoch nicht und hinterlassen ein Lesezeichen, das weiterhin im Bedienfeld angezeigt wird, aber zur falschen Seite navigiert.
Browserbasierte PDF-Editoren stellen einen weiteren Aspekt dar. Diese Editoren arbeiten typischerweise mit einer vereinfachten internen Darstellung des PDF. Wenn sie die bearbeitete Datei speichern, erstellen sie die PDF-Struktur von Grund auf neu, anstatt die vorhandene Struktur an Ort und Stelle zu ändern. Bei diesem Neuerstellungsprozess wird häufig der Gliederungsbaum weggelassen, da der Redakteur für die Wiederherstellung von Lesezeichen mit korrekten Zielen nachverfolgen muss, wie sich jede Seitenobjektnummer während der Bearbeitung geändert hat.
Das PDF-Format ermöglicht Lesezeichen auch andere Aktionen als die Seitennavigation. Ein Lesezeichen kann eine JavaScript-Aktion auslösen, einen Weblink öffnen oder einen Ton abspielen. Es ist wahrscheinlicher, dass Lesezeichen mit nicht standardmäßigen Aktionen während der Bearbeitung gelöscht werden, da viele Redakteure nur den Typ der Seitennavigation von Lesezeichenaktionen verstehen und beibehalten.
So verhindern Sie den Verlust von Lesezeichen während der Bearbeitung
Der zuverlässigste Weg, Lesezeichen beizubehalten, besteht darin, sie als letzten Schritt in Ihrem Dokumenten-Workflow zu erstellen. Schließen Sie zunächst alle Inhaltsbearbeitungen, Seitenanordnungen und Formatierungen ab. Fügen Sie Wasserzeichen, Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenzahlen hinzu. Erst wenn der Dokumentinhalt endgültig ist, erstellen Sie die Lesezeichenstruktur. Diese Reihenfolge eliminiert das Risiko, dass ein Bearbeitungsvorgang Ihre Lesezeichenarbeit löscht.
Wenn Sie ein Dokument bearbeiten müssen, das bereits über Lesezeichen verfügt, testen Sie die Bearbeitung zunächst an einer Kopie. Führen Sie die beabsichtigte Bearbeitung an der Kopie durch und prüfen Sie, ob die Lesezeichen erhalten bleiben. Ist dies nicht der Fall, haben Sie lediglich eine Kopie verloren. Wenn dies der Fall ist, können Sie beruhigt mit der Bearbeitung des Originals fortfahren. Dieser Testschritt dauert nur wenige Sekunden und spart die Stunde, die für die Neuerstellung einer komplexen Lesezeichenstruktur erforderlich wäre.
WukongPDF ermöglicht die PDF-Bearbeitung über den Browser, aber da browserbasierte Editoren die PDF-Struktur beim Speichern neu aufbauen, ist die Beibehaltung der Lesezeichen nicht für alle Bearbeitungstypen gewährleistet. Erstellen Sie bei Dokumenten mit wichtigen Lesezeichenstrukturen die Lesezeichen, nachdem alle anderen Bearbeitungen abgeschlossen sind und die Datei in ihrer endgültigen Form vorliegt.
Wiederherstellen von Lesezeichen, nachdem sie verschwunden sind
Wenn Lesezeichen verloren gehen und Sie kein Backup haben, können verschiedene Wiederherstellungsansätze hilfreich sein. Wenn das ursprüngliche Quelldokument noch vorhanden ist, exportieren Sie es erneut als PDF mit aktivierter Lesezeichenerstellung. Die meisten Textverarbeitungsprogramme können automatisch PDF-Lesezeichen aus Überschriftenstilen generieren. In Microsoft Word, the Save as PDF option includes a checkbox to create bookmarks using headings. Durch diese automatische Generierung wird die Lesezeichenstruktur in Sekundenschnelle neu erstellt.
Wenn die PDF-Datei aus einem gescannten Dokument erstellt wurde und keine Quelldatei vorhanden ist, ist die Wiederherstellung von Lesezeichen arbeitsintensiver. Einige erweiterte PDF-Tools können Überschriften anhand der Schriftgröße und der Textmuster automatisch erkennen und entsprechende Lesezeichen generieren. Die Qualität automatisch erkannter Lesezeichen hängt davon ab, wie konsistent das Dokument Formatierungen verwendet, um seine Überschriftenhierarchie anzuzeigen.
Alternative Navigationsmethoden, wenn Lesezeichen fehlschlagen
Wenn keine Lesezeichen verfügbar sind, ist die PDF-Navigation durch das Dokument auf andere Tools angewiesen. Mit der Suchfunktion können bestimmte Abschnitte anhand von Schlüsselwörtern gefunden werden. Miniaturansichten der Seiten in der Seitenleiste bieten eine visuelle Navigation, wenn Sie ungefähr wissen, wo ein Abschnitt angezeigt wird. Interne Links innerhalb des Dokuments bieten, sofern vorhanden, eine anklickbare Navigation zwischen den Abschnitten.
Erwägen Sie bei langen Dokumenten, die häufig verwendet werden, das Hinzufügen eines anklickbaren Inhaltsverzeichnisses als Teil des Seiteninhalts. Im Gegensatz zu Lesezeichen, die im Gliederungsbaum gespeichert werden, wird ein In-Page-Inhaltsverzeichnis mit Hyperlinks als Seiteninhalt gespeichert und übersteht die meisten Bearbeitungsvorgänge. Die Links werden als Teil des Seitentextes verwaltet und nicht als separate Struktur, die ein Redakteur möglicherweise verwirft.
Der Verlust von Lesezeichen beim Zusammenführen ist ein verwandtes, aber eindeutiges Problem. Wenn zwei PDFs zusammengeführt werden, bringt jedes seine eigene Gliederungsstruktur mit. Das Zusammenführungstool muss entscheiden, ob die beiden Umrissbäume zu einem zusammengefasst, nur der Umriss aus der ersten Datei beibehalten oder beide verworfen werden sollen. Das Standardverhalten variiert je nach Tool und das Ergebnis ist häufig eine zusammengeführte PDF-Datei ohne Lesezeichen, obwohl beide Quelldateien über Lesezeichen verfügten.
Die Größe und Komplexität der Lesezeichenstruktur kann Einfluss darauf haben, ob sie die Bearbeitung übersteht. Bei einem Dokument mit fünf Lesezeichen der obersten Ebene und ohne verschachtelte untergeordnete Elemente ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass der Editor-Sicherheitsmechanismus zum Entfernen von Lesezeichen ausgelöst wird. Ein Dokument mit hundert Lesezeichen, die fünf Ebenen tief organisiert sind, ist eine komplexe Datenstruktur, die ein Redakteur bei jedem Speichervorgang sorgfältig pflegen muss.
Wenn Lesezeichen für die Benutzerfreundlichkeit eines Dokuments von entscheidender Bedeutung sind, wie in einem 300-seitigen Referenzhandbuch, in dem sich die Leser auf das Lesezeichenfeld verlassen, um bestimmte Abschnitte zu finden, sollten Sie die externe Speicherung der Lesezeichenstruktur in Betracht ziehen. Exportieren Sie die Lesezeichentitel und Seitenzahlen in eine Tabelle oder Textdatei, bevor Sie das PDF bearbeiten. Diese exportierte Liste dient als Rekonstruktionshilfe bei Verlust der Lesezeichen.
Die PDF-Spezifikation entwickelt sich ständig weiter und neuere Versionen gehen sorgfältiger mit dem Gliederungsbaum um als ältere Versionen. PDF 2.0, veröffentlicht im Jahr 2017 und aktualisiert im Jahr 2020, klärte die Anforderungen für die Gliederungsbehandlung bei Dokumentänderungen. Bei Dokumenten, die nach der PDF 2.0-Spezifikation erstellt wurden, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Lesezeichen während der Bearbeitung verloren gehen, geringer als bei Dokumenten, die nach früheren Versionen erstellt wurden.
Benutzer, die regelmäßig PDFs mit komplexen Lesezeichenstrukturen erstellen, halten das Quelldokument und die PDF-Exporteinstellungen dokumentiert. Das Neuerstellen von Lesezeichen aus einem Word-Quelldokument mit Überschriftenstilen dauert Sekunden. Die manuelle Neuerstellung in einem PDF-Editor dauert Stunden. Das Quelldokument ist Ihr Lesezeichen-Backup, auch wenn Sie es nicht so sehen.
Testen Sie bei PDFs, die als Referenzmaterial dienen und an viele Benutzer verteilt werden, die Lesezeichenfunktion in den PDF-Viewern, die Ihr Publikum tatsächlich verwendet. Lesezeichen, die in Adobe Acrobat funktionieren, werden möglicherweise nicht in einem browserbasierten Viewer oder einer mobilen PDF-App angezeigt. Wenn Sie die Anzeigeumgebung Ihres Publikums kennen, können Sie entscheiden, wie viel Aufwand Sie in die Erstellung von Lesezeichen investieren und ob Sie Lesezeichen durch In-Page-Navigationslinks ergänzen.
Eine praktische Angewohnheit, die Ihre Lesezeichenarbeit schützt, besteht darin, die PDF-Lesezeichen direkt nach der Erstellung in eine Textdatei zu exportieren. Mehrere PDF-Tools können den Gliederungsbaum als strukturierte Textdatei exportieren, und dieser Export dauert nur wenige Sekunden. Sollten Lesezeichen später verloren gehen, verfügen Sie über eine vollständige Aufzeichnung jedes Lesezeichentitels und seiner Seitenzahl für eine schnelle Rekonstruktion.
| Vorgang bearbeiten | Risiko für Lesezeichen | Prävention |
|---|---|---|
| Textbearbeitung (Tippfehlerkorrektur) | Niedrig: Lesezeichen überleben normalerweise | Speichern Sie zunächst eine Kopie. Überprüfen Sie danach |
| Seitenlöschung | Hoch: Ziele werden falsch ausgerichtet | Löschen Sie Seiten, bevor Sie Lesezeichen erstellen |
| Neuordnung der Seite | Hoch: Alle Ziele verschieben sich | Ordnen Sie die Seiten neu an, bevor Sie Lesezeichen erstellen |
| Mit einem anderen PDF zusammenführen | Sehr hoch: Umrissbaum wird oft verworfen | Verwenden Sie ein PDF-Portfolio, anstatt es zusammenzuführen |
| Speichern Sie im browserbasierten Editor | Hoch: Struktur von Grund auf neu aufgebaut | Erstellen Sie Lesezeichen nur als letzten Schritt |
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