Das Hochladen einer unverschlüsselten PDF-Datei in den Cloud-Speicher ist wie das Versenden eines Briefes in einem durchsichtigen Umschlag. Jeder, der Zugriff auf den Speicherdienst hat, kann den Inhalt lesen. PDF-Verschlüsselung vor dem Hochladen fügt eine Schutzebene hinzu, die mit der Datei übertragen wird. Selbst wenn das Cloud-Konto kompromittiert wird oder der Speicheranbieter einen Verstoß erleidet, bleibt das verschlüsselte PDF ohne das Entschlüsselungskennwort unlesbar.
Das Verschlüsseln einer PDF-Datei ist nicht dasselbe wie das Verlassen auf die integrierte Verschlüsselung des Cloud-Dienstes. Cloud-Anbieter verschlüsseln ruhende Daten auf ihren Servern, verfügen jedoch über die Verschlüsselungsschlüssel. Eine PDF-Datei, die vor dem Hochladen verschlüsselt wird, verwendet Schlüssel, die nur Sie und Ihre beabsichtigten Empfänger kontrollieren. Der Anbieter speichert verschlüsselte Daten, die nicht entschlüsselt werden können. Dabei handelt es sich um das stärkste verfügbare Sicherheitsmodell für in der Cloud gespeicherte Dokumente.
WukongPDFs PDF-Sicherheit-Tools verschlüsseln PDFs vor dem Hochladen und stellen so sicher, dass in der Cloud gespeicherte Dokumente nur für autorisierte Empfänger lesbar bleiben.
Auswahl der richtigen Verschlüsselungsstärke
Die PDF-Verschlüsselung verwendet den AES-Algorithmus mit Schlüsselgrößen von 128 oder 256 Bit. Beide gelten mit aktueller Technologie als sicher gegen Brute-Force-Angriffe. 256-Bit-AES bietet einen theoretischen Sicherheitsspielraum gegenüber zukünftigen Fortschritten im Quantencomputing. 128-Bit-AES lässt sich etwas schneller ver- und entschlüsseln und ist mit einer größeren Auswahl älterer PDF-Reader kompatibel. Für die meisten Geschäftsdokumente sind beide Stärken ausreichend.
Der wichtigere Sicherheitsfaktor ist das Passwort selbst. Ein 256-Bit-AES-verschlüsseltes PDF mit dem Passwort 1234 bietet praktisch keinen Schutz. Verwenden Sie ein Passwort mit mindestens 12 Zeichen, gemischt aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen. Der Verschlüsselungsalgorithmus schützt vor direkten Angriffen auf die verschlüsselten Daten. Das Passwort schützt vor Angriffen auf den Entschlüsselungsschlüssel. Ein schwaches Passwort untergräbt die stärkste Verschlüsselung.
Versuchen Sie es mit „PDF schützen“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Passwort vs. zertifikatbasierte Verschlüsselung
Die Passwortverschlüsselung nutzt ein gemeinsames Geheimnis: Jeder, der das Passwort kennt, kann das PDF entschlüsseln. Dies ist einfach einzurichten und funktioniert, wenn Sie dem Empfänger das Passwort über einen separaten Kanal mitteilen können. Die zertifikatbasierte Verschlüsselung nutzt die Public-Key-Infrastruktur: Sie verschlüsseln die PDF-Datei mit dem öffentlichen Zertifikat des Empfängers und nur der Inhaber des entsprechenden privaten Schlüssels kann sie entschlüsseln. Es ist kein gemeinsames Passwort erforderlich.
Die Zertifikatverschlüsselung ist für die wiederkehrende Freigabe mit denselben Empfängern sicherer, da jeder Empfänger sein eigenes Zertifikat verwendet. Ein kompromittiertes Passwort betrifft nur einen Benutzer. Die Passwortverschlüsselung ist für die einmalige Weitergabe an neue Empfänger einfacher, da kein vorheriger Zertifikatsaustausch erforderlich ist. Wählen Sie basierend auf Ihrem Freigabemuster: Zertifikat für wiederkehrende vertrauenswürdige Empfänger, Passwort für Ad-hoc-Freigabe.
Verschlüsselung in Adobe Acrobat Pro
Öffnen Sie die PDF-Datei in Acrobat Pro und gehen Sie zu „Datei“ und dann zu „Eigenschaften“. Klicken Sie auf die Registerkarte Sicherheit. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sicherheitsmethode“ die Option „Passwortsicherheit“ aus. Aktivieren Sie „Passwort zum Öffnen des Dokuments anfordern“ und geben Sie ein sicheres Passwort ein. Wählen Sie für 256-Bit-AES im Dropdown-Menü „Kompatibilität“ die Option „Acrobat X und höher“ aus. Klicken Sie auf OK, bestätigen Sie das Passwort und speichern Sie die Datei.
In der Praxis behält das verschlüsselte PDF das gleiche optische Erscheinungsbild, erfordert jedoch zum Öffnen nun das Passwort. Testen Sie, indem Sie die gespeicherte Datei in einem PDF-Reader öffnen. Der Leser sollte zur Eingabe des Passworts auffordern. Geben Sie das richtige Passwort ein, um zu bestätigen, dass die Datei geöffnet wird. Versuchen Sie, ohne Passwort zu öffnen, um sicherzustellen, dass der Zugriff verweigert wird. Der Test bestätigt, dass die Verschlüsselung korrekt angewendet wurde, bevor die Datei Ihre Kontrolle verlässt.
Verschlüsselung ohne installierte Software
Browserbasierte PDF-Verschlüsselungstools wenden die gleiche AES-Verschlüsselung über eine Weboberfläche an. Laden Sie das PDF hoch, legen Sie ein Passwort fest und laden Sie die verschlüsselte Version herunter. Die resultierende Datei wird mit den Standardverschlüsselungsmethoden der PDF-Spezifikation verschlüsselt, die mit denen von Acrobat Pro identisch sind. Der Sicherheitsaspekt besteht darin, dass das unverschlüsselte PDF zur Verarbeitung auf einen Remote-Server hochgeladen wird. Wählen Sie einen Dienst mit einer klaren Datenschutzrichtlinie, die besagt, dass hochgeladene Dateien nach der Verarbeitung gelöscht werden.
| Verschlüsselungsmethode | Stärke | Am besten für |
|---|---|---|
| 256-Bit-AES-Passwort | Stark, passwortbasiert | Die meisten Geschäftsdokumente, individuelle Weitergabe |
| Zertifikatsbasiert | Stark, identitätsbasiert | Unternehmen, wiederkehrende Empfängergruppen |
| 128-Bit-AES-Passwort | Ausreichend, weitgehend kompatibel | Dokumente, die mit älteren PDF-Readern geteilt werden |
Nach dem Hochladen: Verschlüsselte PDFs in der Cloud verwalten
Nach dem Hochladen der verschlüsselten PDF-Datei in den Cloud-Speicher ist die Datei im Ruhezustand geschützt. Wenn Sie die PDF-Datei jedoch über die Webvorschau des Cloud-Dienstes anzeigen, entschlüsselt der Dienst die Datei vorübergehend, um die Vorschau darzustellen, wodurch der Inhalt den Servern des Cloud-Anbieters zugänglich gemacht wird. Für maximale Sicherheit laden Sie das verschlüsselte PDF herunter und öffnen es lokal, anstatt es in der Cloud-Vorschau anzuzeigen.
Geben Sie das Entschlüsselungskennwort über einen vom Cloud-Freigabelink getrennten Kanal weiter. Senden Sie den Cloud-Download-Link per E-Mail und das Passwort per SMS oder Anruf. Wenn sich sowohl der Link als auch das Passwort in derselben E-Mail befinden, verfügt ein Angreifer, der diese E-Mail kompromittiert, über alles, was er benötigt, um auf das Dokument zuzugreifen. Der Separate-Channel-Ansatz fügt einen kleinen Kommunikationsschritt hinzu, erhöht jedoch die Schwierigkeit eines unbefugten Zugriffs erheblich.
Das Verschlüsseln von PDFs vor dem Hochladen in die Cloud bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, die Ihre Dokumente schützt, selbst wenn die Cloud-Infrastruktur außerhalb Ihrer Kontrolle liegt. Die Verschlüsselung wird mit der Datei überallhin übertragen, sei es auf dem Cloud-Server, bei der Übertragung oder beim Herunterladen auf das Gerät eines Empfängers.
Was tun, wenn das Verschlüsselungskennwort verloren geht
Wenn das Verschlüsselungskennwort verloren geht und keine Sicherung vorhanden ist, ist der Dokumentinhalt praktisch nicht mehr zugänglich. Die PDF-Verschlüsselung verwendet starke Algorithmen ohne Hintertür. Der einzige Wiederherstellungspfad besteht darin, jedes Kennwort auszuprobieren, das Sie möglicherweise verwendet haben, oder das unverschlüsselte Original aus einer Sicherung oder einem Quelldokument wiederherzustellen.
Aus diesem Grund ist die Passwortverwaltung von entscheidender Bedeutung. Speichern Sie das Passwort direkt nach der Verschlüsselung in einem Passwort-Manager. Stellen Sie sicher, dass Sie die verschlüsselte Datei öffnen können, bevor Sie unverschlüsselte Kopien löschen. Ein verlorenes Passwort bedeutet dauerhaft unzugängliche Inhalte.
Stellen Sie vor dem Hochladen verschlüsselter PDFs in den Cloud-Speicher sicher, dass der Cloud-Dienst nicht versucht, Vorschauen verschlüsselter Dateien zu erstellen. Einige Dienste versuchen, Vorschauen durch Öffnen von Dateien anzuzeigen, was bei verschlüsselten PDFs fehlschlägt und möglicherweise Supportwarnungen generiert.
Für kollaborative Arbeitsabläufe, bei denen mehrere Personen Zugriff auf verschlüsselte, in der Cloud gespeicherte PDFs benötigen, verwenden Sie einen Passwort-Manager mit gemeinsamen Tresoren. Jede autorisierte Person greift über den gemeinsamen Tresor auf das Passwort zu, der Zugriff kann individuell widerrufen werden.
In der Praxis bietet die Kombination aus lokaler Verschlüsselung und Cloud-Speicher das Beste aus beiden Welten: Cloud-Zugriff und Sharing-Komfort mit lokal kontrollierter Verschlüsselungssicherheit. Der Cloud-Anbieter speichert Bytes, die er nicht lesen kann.
Die Verschlüsselung vor dem Hochladen ist eine Sicherheitsmaßnahme, die den Freigabe-Workflow nur minimal beschleunigt. Der Verschlüsselungsschritt dauert Sekunden. Der Sicherheitsvorteil bleibt so lange bestehen, wie das Dokument im Cloud-Speicher verbleibt.
Die Auswahl der Verschlüsselungsstärke in PDF-Tools ist standardmäßig auf 128-Bit-AES eingestellt, um maximale Kompatibilität mit älteren Readern zu gewährleisten. Für Dokumente, die nur von modernen Lesegeräten geöffnet werden, wählen Sie 256-Bit-AES für den größeren Sicherheitsspielraum.
Wenn Sie PDFs für die Archivspeicherung verschlüsseln, dokumentieren Sie das Verschlüsselungskennwort an einem sicheren Ort getrennt von den archivierten Dateien. Auf ein archiviertes verschlüsseltes PDF mit verlorenem Passwort ist ebenso unzugänglich wie auf eine beschädigte Datei.
Einige PDF-Reader erzwingen andere Verschlüsselungsregeln als andere. Eine mit 256-Bit-AES verschlüsselte PDF-Datei, die in Acrobat Reader korrekt geöffnet wird, kann in einem älteren oder weniger leistungsfähigen Reader möglicherweise nicht geöffnet werden. Testen Sie mit der Ziel-Reader-Software.
Digitale Signaturen und Verschlüsselung sind ergänzende, aber unabhängige Schutzmaßnahmen. Die Verschlüsselung verhindert unbefugtes Betrachten. Digitale Signaturen verhindern unbefugte Änderungen. Ein Dokument kann eines, beides oder keines von beiden haben.
Bei den meisten Tools ist die Dateigröße einer verschlüsselten PDF-Datei nahezu identisch mit der des unverschlüsselten Originals. Durch die Verschlüsselung entsteht nur ein minimaler Mehraufwand, da sie auf die Inhaltsströme angewendet wird, ohne die Dateistruktur wesentlich zu ändern.
Für die Stapelverschlüsselung mehrerer PDF-Dateien auf dem Weg zum Cloud-Speicher kann der Acrobat Pro Action Wizard dieselben Verschlüsselungseinstellungen auf einen Ordner mit Dateien anwenden. Jede Datei erhält den gleichen Schutz, ohne dass eine manuelle Konfiguration pro Datei erforderlich ist.
Normalerweise sollte das Verschlüsselungskennwort nicht aus dem Dokumentinhalt oder den Metadaten abgeleitet werden. Ein Passwort basierend auf dem Dokumenttitel oder dem Erstellungsdatum ist erratbar. Verwenden Sie einen zufälligen Passwortgenerator für Dokumente, die einen starken Schutz benötigen.
Nach dem Verschlüsseln einer PDF-Datei ist das unverschlüsselte Original weiterhin vorhanden und muss sicher behandelt werden. Löschen Sie das unverschlüsselte Original oder speichern Sie es in einem verschlüsselten Container. Die Verschlüsselung der PDF-Datei schützt nur diese spezifische Kopie.
Cloud-Speicher ohne clientseitige Verschlüsselung ist ein Modell mit geteilter Verantwortung, bei dem der Anbieter die Infrastruktur und der Benutzer die Daten sichert. Durch das Hinzufügen einer PDF-Verschlüsselung vor dem Hochladen wird die Benutzerseite dieser Verantwortung gerecht. Das verschlüsselte PDF ist vor Verstößen des Anbieters, Insider-Bedrohungen und versehentlicher Offenlegung durch falsch konfigurierte Freigabeberechtigungen geschützt.
Das Verschlüsseln von PDFs vor dem Hochladen in die Cloud ist eine Sicherheitsmaßnahme, die über die Passwortverwaltung hinaus keine laufende Wartung erfordert. Die Verschlüsselung bleibt bei der Datei, wo auch immer sie sich befindet. Das Passwort verbleibt bei den autorisierten Empfängern. Der Cloud-Anbieter speichert Bytes, die er nicht interpretieren kann.
Versuchen Sie es mit „PDF schützen“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.