Sie verfügen über ein 200-seitiges Referenzhandbuch mit 15 Kapiteln, die jeweils durch ein Lesezeichen auf der obersten Ebene im Navigationsbereich der PDF-Datei markiert sind. Sie müssen jedes Kapitel zur Durchsicht an einen anderen Abteilungsleiter senden. Das manuelle Extrahieren von 15 Abschnitten nach Seitenbereich und das Eingeben der Start- und Endseite für jedes Kapitel ist mühsam und fehleranfällig. Eine einzelne falsche Seitenzahl und eine Abteilung erhält einen Abschnitt, der den mittleren Absatz abschneidet.
Die automatisierte Lösung besteht darin, ein PDF nach den Lesezeichen der obersten Ebene aufzuteilen. Anstatt Seitenbereiche manuell anzugeben, weisen Sie das Tool PDF teilen an, das Dokument überall dort zu teilen, wo ein Lesezeichen der obersten Ebene erscheint. Jedes Lesezeichen und alle darunter liegenden Seiten werden zu einer separaten Ausgabedatei. Der Vorgang dauert für ein Dokument beliebiger Größe Sekunden.
So funktioniert die lesezeichenbasierte Aufteilung
Das Split-Tool liest den Lesezeichenbaum der PDF-Datei. Jedes Lesezeichen der obersten Ebene markiert den Anfang eines neuen Abschnitts. Das Tool erstellt eine Ausgabedatei pro Lesezeichen der obersten Ebene, beginnend auf der Zielseite des Lesezeichens und endend auf der Seite unmittelbar vor dem nächsten Lesezeichen der obersten Ebene. Die letzte Ausgabedatei reicht bis zum Ende des Dokuments. Die Ausgabedateien werden anhand des Lesezeichentextes benannt.
Ein Dokument mit Lesezeichen für „Kapitel 1: Einführung“, „Kapitel 2: Methoden“, und "Kapitel 3: Ergebnisse" erzeugt drei Ausgabedateien: „Chapter 1 Introduction.pdf“, „Kapitel 2 Methoden.pdf“, und „Kapitel 3 Ergebnisse.pdf“. Die Benennung erfolgt automatisch und beschreibend. Jede Datei enthält genau die Seiten, die zu diesem Kapitel gehören. Es müssen keine manuellen Seitenbereiche berechnet werden. An den Kapitelgrenzen treten keine Einzelfehler auf.
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Voraussetzungen: Das PDF muss über eine ordnungsgemäße Lesezeichenstruktur verfügen
Die lesezeichenbasierte Aufteilung hängt ausschließlich davon ab, dass die PDF-Datei über einen gut organisierten Lesezeichenbaum verfügt. Wenn das PDF mit der Option „Lesezeichen mithilfe von Überschriften erstellen“ aus Word exportiert wurde, Bei aktivierter Option spiegeln die Lesezeichen die Überschriftenstruktur des Dokuments wider. Wenn das PDF ohne Lesezeichen erstellt wurde, hat das Split-Tool nichts zu tun.
Bevor Sie eine lesezeichenbasierte Aufteilung versuchen, öffnen Sie die PDF-Datei und überprüfen Sie das Lesezeichenfenster. Sind die Lesezeichen vorhanden? Verwenden sie die richtige Hierarchie, mit Lesezeichen der obersten Ebene für Kapitel und untergeordneten Lesezeichen für Abschnitte? Verweisen die Lesezeichenziele auf die richtigen Seiten? Ein Lesezeichen, das auf die falsche Seite verweist, möglicherweise weil nach der Erstellung der Lesezeichen Seiten eingefügt oder gelöscht wurden, führt dazu, dass die Kapitelgrenze durch die Teilung an der falschen Stelle platziert wird. Testen Sie einige Lesezeichen, indem Sie darauf klicken und überprüfen, ob sie zur gewünschten Überschrift navigieren.
Wenn das PDF keine Lesezeichen enthält, können Sie diese vor dem Teilen manuell hinzufügen. Mit dem Editor PDF-Lesezeichen von WukongPDF können Sie Lesezeichen für jede Kapitelüberschrift erstellen. Navigieren Sie zur ersten Seite jedes Kapitels, erstellen Sie ein neues Lesezeichen und benennen Sie es. Sobald alle Kapitel-Lesezeichen erstellt sind, führen Sie die Aufteilung nach Lesezeichen aus. Der Schritt des manuellen Lesezeichens nimmt Zeit in Anspruch, erzeugt aber perfekt unterteilte Kapiteldateien.
Benennen und Organisieren der geteilten Ausgabedateien
Nach der Aufteilung werden die Ausgabedateien nach dem Lesezeichentext benannt. Überprüfen Sie die Namen, um sicherzustellen, dass sie klar und konsistent sind. Wenn ein Lesezeichen den Namen „Ch. 3 - Ergebnisse" Die Ausgabedatei lautet „Ch. 3 - Ergebnisse.pdf." Wenn einige Lesezeichennamen inkonsistent sind, benennen Sie die Ausgabedateien nach dem Teilen um. Eine einheitliche Benennung hilft den Empfängern, ihre Dateien schnell zu identifizieren.
Wenn die geteilten Dateien per E-Mail verschickt werden, überprüfen Sie die Dateigröße jeder einzelnen Datei. Einige Kapitel können deutlich länger sein als andere. Ein Kapitel, das hauptsächlich aus Text besteht, kann 500 KB groß sein. Ein Kapitel mit vielen Fotos ist möglicherweise 15 MB groß und zu groß, um es per E-Mail zu versenden. Komprimieren Sie die großen Dateien vor dem Senden einzeln. Dieser Ansatz pro Datei ist besser als die Komprimierung des gesamten 200-seitigen Dokuments vor dem Teilen, da die Komprimierung nur dort angewendet wird, wo sie benötigt wird, und die größtenteils aus Text bestehenden Kapitel in ihrer Originalqualität belassen werden.
Umgang mit Grenzfällen: Leere Lesezeichen und mehrstufige Hierarchien
Einige PDFs verfügen über Lesezeichen, die auf keine Seite verweisen, leere Lesezeichen, die von der Bearbeitung übrig geblieben sind, oder Platzhalter-Lesezeichen, denen nie Ziele zugewiesen wurden. Das Split-Tool sollte diese überspringen, anstatt leere Ausgabedateien zu erstellen. Durchsuchen Sie vor dem Teilen die Lesezeichenliste nach Einträgen, die wie Platzhalter aussehen. „Abschnitt 4“ ohne Seiten darunter, und löschen Sie sie.
Wenn der Lesezeichenbaum über mehrere Ebenen verfügt und Sie die Lesezeichen nach der zweiten Ebene und nicht nach der obersten Ebene aufteilen möchten, können Sie bei den meisten Teilungstools angeben, nach welcher Ebene die Aufteilung erfolgen soll. Durch die Aufteilung nach Lesezeichen der zweiten Ebene entstehen kleinere, detailliertere Dateien. Durch die Aufteilung nach Lesezeichen der obersten Ebene entstehen größere Dateien in Kapitelgröße. Wählen Sie die Ebene aus, die der Verwendung der Dateien entspricht. Das Teilungstool von WukongPDF verwendet standardmäßig die Lesezeichen der obersten Ebene, ermöglicht jedoch die Auswahl einer tieferen Ebene für eine feinere Unterteilung. Überprüfen Sie nach dem Teilen einige der Ausgabedateien, indem Sie sicherstellen, dass sie an den richtigen Lesezeichengrenzen beginnen und enden. Die PDF-Seiten in jeder geteilten Datei sollten einen zusammenhängenden, in sich geschlossenen Abschnitt bilden, den der Empfänger vom Anfang bis zum Ende lesen kann, ohne dass ihm der Kontext fehlt.
Die lesezeichenbasierte Aufteilung eignet sich auch zum Generieren einzelner Kapiteldateien für E-Reader und digitale Veröffentlichungsplattformen. Viele Self-Publishing-Plattformen erfordern jedes Kapitel als separates PDF. Anstatt jeweils ein Kapitel aus dem Quelldokument zu exportieren, exportieren Sie das gesamte Buch als ein PDF mit lesezeichenbasierten Überschriften und teilen Sie es dann nach Lesezeichen auf. Aus den 20 Kapiteln werden in einem Arbeitsgang 20 Einzeldateien. Jede Datei ist mit dem Kapiteltitel benannt und kann auf die Veröffentlichungsplattform hochgeladen werden. Dieser Workflow verwandelt einen 20-stufigen manuellen Prozess in einen zweistufigen automatisierten Prozess: Exportieren Sie das vollständige PDF, aufgeteilt nach Lesezeichen.
Berücksichtigen Sie bei der Aufteilung nach Lesezeichen zur Verteilung an verschiedene Prüfer, ob jeder Prüfer das gesamte Kapitel oder nur einen bestimmten Abschnitt benötigt. Wenn Kapitel 3 Unterabschnitte zu Methodik, Daten und Analyse enthält und für jeden Abschnitt drei verschiedene Gutachter verantwortlich sind, erfolgt die Aufteilung nach Lesezeichen der zweiten Ebene statt nach Lesezeichen der obersten Ebene. Dadurch entstehen kleinere, fokussiertere Dateien, die jeder Prüfer bearbeiten kann, ohne sich durch Abschnitte zu kämpfen, die nicht in seinen Verantwortungsbereich fallen. Die Fähigkeit des Teilungstools, auf eine bestimmte Lesezeichenebene abzuzielen, gibt Ihnen eine detaillierte Kontrolle darüber, wie das Dokument geteilt wird.
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