Eine digitale Signatur in einer PDF-Datei bietet zwei Dinge, die ein handschriftliches Signaturbild nicht bieten kann: einen kryptografischen Beweis dafür, wer unterschrieben hat, und einen kryptografischen Beweis dafür, dass sich das Dokument seit der Unterzeichnung nicht geändert hat. Sie müssen weder Ihre Unterschrift zeichnen noch einen Scan hochladen oder einen Touchscreen verwenden. Eine zertifikatbasierte digitale Signatur verwendet ein digitales Zertifikat, das von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde, um ein manipulationssicheres Siegel zu erstellen, das mathematisch sowohl mit Ihrer Identität als auch mit dem Inhalt des Dokuments verknüpft ist.
Die Funktion Digitale Signatur in PDF ist seit der 1996 veröffentlichten Version 1.2 Teil der Spezifikation. Obwohl sie fast dreißig Jahre alt ist, wird sie immer noch nicht ausreichend genutzt, da der Prozess des Erhaltens und Verwendens eines digitalen Zertifikats komplexer ist als das Eingeben eines Namens oder das Hochladen eines Signaturbilds. Das Verständnis des Prozesses macht ihn zugänglich.
Was eine zertifikatbasierte digitale Signatur tatsächlich beweist
Eine zertifikatbasierte digitale Signatur beweist drei Dinge. Erstens wird die Identität des Unterzeichners nachgewiesen, da das Zertifikat von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde, die die Identität des Unterzeichners vor der Ausstellung des Zertifikats überprüft hat. Zweitens beweist es die Integrität des Dokuments, da die Signatur einen kryptografischen Hash des Dokumentinhalts zum Zeitpunkt der Signatur enthält und jede spätere Änderung am Dokument diesen Hash ungültig macht. Drittens wird die Signaturzeit nachgewiesen, da die Signatur einen Zeitstempel von einem vertrauenswürdigen Zeitserver enthalten kann.
Diese drei Nachweise zusammen machen die zertifikatbasierte Signatur Sign PDF zur stärksten Form der elektronischen Signatur, die im PDF-Format verfügbar ist. Ein getippter Name liefert keinen dieser Beweise. Ein gezeichnetes Signaturbild liefert nichts davon. Eine zertifikatbasierte Signatur bietet alle drei.
Versuchen Sie es mit „PDF signieren“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Erhalten eines digitalen Zertifikats für die PDF-Signatur
Digitale Zertifikate für die PDF-Signatur sind bei Zertifizierungsstellen erhältlich, die persönliche oder organisatorische Zertifikate ausstellen. Dabei handelt es sich um dieselben Zertifizierungsstellen, die SSL-Zertifikate für Websites ausstellen. Die Zertifizierungsstelle überprüft Ihre Identität, in der Regel durch Überprüfung von amtlichen Ausweisen oder Organisationsunterlagen, und stellt eine Zertifikatsdatei aus, die Sie auf Ihrem Computer installieren.
Viele Organisationen stellen ihren Mitarbeitern über eine interne Zertifizierungsstelle digitale Zertifikate aus. Wenn Ihre Organisation Smartcards oder Hardware-Tokens für den Gebäudezugang oder die Netzwerkanmeldung verwendet, können dieselben Anmeldeinformationen häufig für die PDF-Signierung verwendet werden. Erkundigen Sie sich bei Ihrer IT-Abteilung, ob Sie bereits über ein digitales Zertifikat verfügen, das zum Signieren von Dokumenten verwendet werden kann.
Einige cloudbasierte Signaturplattformen stellen Zertifikate auf Anfrage aus. Sie überprüfen Ihre Identität einmal über die Plattform und die Plattform stellt ein Zertifikat aus, das für eine einzelne Signatursitzung oder einen begrenzten Zeitraum gültig ist. Dieser Ansatz beseitigt die Komplexität der lokalen Installation und Verwaltung von Zertifikaten und bietet dennoch eine zertifikatbasierte Signaturstärke.
Anwenden einer zertifikatbasierten Signatur auf ein PDF
Öffnen Sie in Adobe Acrobat das Dokument und wählen Sie „Extras“, „Zertifikate“ und dann „Digital signieren“. Zeichnen Sie ein Rechteck an der Stelle, an der die Signatur erscheinen soll. Acrobat fordert Sie auf, das zu verwendende Zertifikat auszuwählen und das Erscheinungsbild der Signatur zu konfigurieren. Das Erscheinungsbild kann Ihren Namen, das Datum, die Zertifikatsdetails und ein Hintergrundbild, beispielsweise ein Firmenlogo, umfassen.
WukongPDF bietet PDF-Sicherheit Funktionen über den Browser zum Hinzufügen von Signaturen zu Dokumenten. Die Plattform unterstützt verschiedene Signaturmethoden, einschließlich zertifikatbasierter Signatur, sofern verfügbar.
Speichern Sie das Dokument nach dem Signieren unter einem neuen Dateinamen. Die signierte Version sollte als maßgebliche Kopie aufbewahrt werden und die nicht signierte Version sollte archiviert oder gelöscht werden, um Verwirrung darüber zu vermeiden, welche Version tatsächlich signiert wurde.
Überprüfen einer zertifikatbasierten Signatur
Wenn ein Empfänger eine mit einem Zertifikat signierte PDF-Datei öffnet, validiert sein PDF-Reader automatisch die Signatur. Ein blaues Band oder ein grünes Häkchen weist auf eine gültige Signatur mit einem vertrauenswürdigen Zertifikat hin. Ein gelbes Warndreieck weist auf eine Signatur hin, die technisch gültig ist, aber ein Zertifikat von einer nicht vertrauenswürdigen Quelle verwendet. Ein rotes X weist auf eine ungültige Signatur hin, was bedeutet, dass das Dokument nach der Signatur geändert wurde oder das Zertifikat abgelaufen ist oder widerrufen wurde.
Der Validierungsprozess überprüft die Vertrauenskette des Zertifikats. Ihr Zertifikat wurde von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt, deren Zertifikat von einer Stammzertifizierungsstelle ausgestellt wurde. Der PDF-Reader prüft jedes Glied in dieser Kette. Wenn ein Link unterbrochen, abgelaufen oder widerrufen ist, wird die Signatur als ungültig angezeigt, obwohl die mathematische Signatur im Dokument korrekt ist.
Die langfristige Signaturvalidierung ist ein aktives Anliegen für Dokumente, die noch Jahre oder Jahrzehnte nach der Unterzeichnung überprüfbar bleiben müssen. Zertifikate verfallen. Zertifizierungsstellen geben ihr Geschäft auf. Eine Signatur, die vor zehn Jahren gültig war, kann heute als ungültig angezeigt werden, da die Zertifikatskette nicht mehr überprüft werden kann. Das Hinzufügen eines Zeitstempels von einem vertrauenswürdigen Zeitserver zum Zeitpunkt der Signatur liefert den Nachweis, dass die Signatur zum Zeitpunkt der Anwendung gültig war, auch wenn das Zertifikat inzwischen abgelaufen ist.
Zertifikatsbasierte Signaturen können mit sichtbaren Signaturerscheinungen für Dokumente kombiniert werden, die sowohl kryptografische Sicherheit als auch ein traditionelles Signaturerscheinungsbild erfordern. Das Zertifikat liefert den kryptografischen Nachweis. Die Darstellungsebene zeigt ein Bild einer handschriftlichen Unterschrift, einen getippten Namen oder einen Unternehmensstempel. Die beiden Schichten sind unabhängig.
Cloudbasierte digitale Signaturdienste haben den Zertifikatsverwaltungsprozess vereinfacht. Dienste wie DocuSign, Adobe Sign und andere verwalten die Zertifikate im Namen der Benutzer. Der Benutzer authentifiziert sich beim Dienst, der eine zertifikatbasierte Signatur anwendet. Der Benutzer muss keine Zertifikate lokal installieren oder verwalten.
Für Organisationen, die große Mengen an PDFs signieren, nutzen automatisierte Signatur-Workflows ein zentral verwaltetes Zertifikat, um Signaturen programmgesteuert anzuwenden. Ein Rechnungserstellungssystem signiert jede Rechnung bei der Erstellung. Ein Berichtsverteilungssystem signiert jeden Bericht, bevor er per E-Mail versendet wird. Das Zertifikat wird von der IT verwaltet und vom automatisierten Workflow verwendet.
Wenn eine signierte PDF-Datei Jahre nach Ablauf des Zertifikats validiert werden muss, liefern in die Signatur eingebettete Langzeitvalidierungsinformationen den erforderlichen Beweis. Zu den Validierungsinformationen gehören die Zertifikatskette, der Zertifikatssperrstatus zum Zeitpunkt der Signatur und ein vertrauenswürdiger Zeitstempel. Anhand dieser Informationen kann ein zukünftiger Prüfer feststellen, ob die Signatur zum Zeitpunkt der Anwendung gültig war.
Die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union definiert qualifizierte elektronische Signaturen, die ein qualifiziertes Zertifikat erfordern, das von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wurde. Diese Unterschriften haben das höchste rechtliche Gewicht. Wenn Ihre Dokumente die eIDAS-Anforderungen für qualifizierte Signaturen erfüllen müssen, stellen Sie sicher, dass Ihr Zertifikatsanbieter auf der EU-Vertrauensliste steht.
Zertifikatbasierte Signaturen können auf PDF-Portfolios und Dokumentensammlungen angewendet werden, nicht nur auf einzelne Dateien. Eine Mappe, die einen Vertrag und dessen Beilagen enthält, kann als Einheit unterzeichnet werden, wobei die Unterschrift alle Dokumente der Mappe umfasst. Diese Funktion ist für Transaktionen nützlich, die mehrere zusammengehörige Dokumente umfassen.
Auf dasselbe PDF können nacheinander mehrere Signaturen angewendet werden, wodurch eine Signaturkette entsteht. Jeder Unterzeichner unterzeichnet das Dokument so, wie es von den vorherigen Unterzeichnern unterzeichnet wurde. Das Signaturfenster im PDF-Reader zeigt die Signaturreihenfolge und den Validierungsstatus jeder Signatur an. Dieses sequentielle Signieren ist bei Genehmigungsworkflows üblich.
Beim Signieren einer PDF-Datei, die bereits Formularfelder enthält, kann die Signatur so konfiguriert werden, dass alle Formularfelder nach dem Signieren gesperrt werden, um weitere Änderungen an den ausgefüllten Formulardaten zu verhindern. Dieses Sperrverhalten nach dem Signieren kann in den Signaturfeldeigenschaften konfiguriert werden.
Das visuelle Erscheinungsbild einer zertifikatbasierten Signatur kann eine digitale Version Ihrer handschriftlichen Unterschrift, Ihren Namen in Form, das Datum und die Uhrzeit der Unterzeichnung, den Namen des Zertifikatsausstellers und ein Firmenlogo umfassen. Das Erscheinungsbild kann in den Signatureinstellungen angepasst werden.
Bei Dokumenten, die von mehreren Parteien an unterschiedlichen Standorten unterzeichnet werden müssen, koordinieren cloudbasierte Signaturplattformen die Signaturreihenfolge. Jede Partei erhält der Reihe nach das Dokument, unterschreibt es und die Plattform leitet es an den nächsten Unterzeichner weiter. Das ausgefüllte Dokument enthält alle Unterschriften mit vollständigen Validierungsinformationen.
Fügen Sie bei Dokumenten, die noch Jahrzehnte in der Zukunft überprüfbar sein müssen, Informationen zur Langzeitvalidierung (LTV) in die Signatur ein. Der LTV umfasst die vollständige Zertifikatskette, den Zertifikatssperrstatus und einen vertrauenswürdigen Zeitstempel.
Wenn eine signierte PDF-Datei nach dem Signieren geändert wird, selbst durch Hinzufügen einer leeren Seite, wird die Signatur ungültig. Die Ungültigmachung ist beabsichtigt. Wenn Sie einem signierten PDF Inhalte hinzufügen müssen, fügen Sie diese vor dem Signieren hinzu, nicht danach.
Zertifikatbasierte Signaturen werden von Regierungsbehörden für viele Arten elektronischer Einreichungen akzeptiert. Die spezifischen Zertifikatsanforderungen variieren je nach Agentur. Überprüfen Sie vor der Vorbereitung Ihrer Einreichung die Richtlinien der Agentur zur elektronischen Einreichung hinsichtlich der akzeptierten Zertifizierungsstellen und Signaturformate.
Wenn Sie eine mit einem Zertifikat signierte PDF-Datei von einer externen Partei erhalten, validieren Sie die Signatur, bevor Sie sich auf das Dokument verlassen. Eine gültige Signatur bestätigt die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments. Eine ungültige Signatur weist darauf hin, dass das Dokument möglicherweise geändert wurde oder das Zertifikat nicht vertrauenswürdig ist.
Zertifikatbasierte digitale Signaturen bieten die stärkste Form der elektronischen Dokumentenauthentifizierung, die im PDF-Format verfügbar ist, und kombinieren Identitätsprüfung mit manipulationssicherer Versiegelung in einem einzigen kryptografischen Vorgang.
Auf Zertifikaten basierende digitale Signaturen stellen den höchsten Standard der elektronischen Dokumentenauthentifizierung dar und liefern einen mathematischen Identitäts- und Integritätsnachweis, mit dem getippte Namen und Signaturbilder nicht mithalten können.
Unternehmen, die zertifikatbasierte digitale Signaturen für ihre PDF-Workflows einsetzen, erhalten den stärksten verfügbaren Schutz vor Dokumentenmanipulation und Identitätsdiebstahl des Unterzeichners und optimieren gleichzeitig den Signaturprozess für interne und externe Dokumente.
Die kryptografische Sicherheit, die eine zertifikatbasierte digitale Signatur bietet, übertrifft die jeder visuellen Signaturmethode und macht sie zur bevorzugten Wahl für Dokumente, bei denen Authentizität und Integrität für den rechtlichen oder geschäftlichen Zweck des Dokuments von entscheidender Bedeutung sind.
| Signaturmethode | Identitätsnachweis | Manipulationsnachweis | Gesetzliches Gewicht |
|---|---|---|---|
| Eingegebener Name | Keine (selbstbehauptet) | Keiner | Basic; wird für die meisten Geschäftsdokumente akzeptiert |
| Gezeichnetes/hochgeladenes Bild | Keine (nur visuell) | Keiner | Basic; visuelle Vertrautheit |
| Zertifikatsbasiert digital | Zertifizierungsstelle überprüft | Kryptographisch; jede Änderung erkannt | Höchste; Qualifizierte Signaturen unterliegen einer rechtlichen Vermutung |
| Cloud-Signaturdienst | Plattformverifizierte Identität | Von der Plattform verwalteter kryptografischer Beweis | Hoch; Die Plattform bietet einen Prüfpfad |
Versuchen Sie es mit „PDF signieren“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.