Gesetze zu öffentlichen Aufzeichnungen, auf Bundesebene als „Freedom of Information Act“, „Sunshine Laws“, „Right-to-Know-Gesetze“ oder „Public Records Acts“ (je nach Gerichtsbarkeit) bekannt, verlangen von Regierungsbehörden, Dokumente auf Anfrage der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Diese Gesetze verlangen auch, dass bestimmte Arten personenbezogener Daten zurückgehalten werden. Namen von Privatpersonen, Sozialversicherungsnummern, medizinische Informationen, persönliche E-Mail-Adressen und andere geschützte Daten müssen vor der Freigabe des Dokuments entfernt werden. Der PDF-Redaktion-Prozess für eine Veröffentlichung öffentlicher Unterlagen muss nachweislich gründlich sein, da ein einziges fehlendes Stück personenbezogener Daten in einem veröffentlichten Dokument rechtliche Haftung, öffentliche Blamage und die Notwendigkeit einer korrigierten Veröffentlichung auslösen kann.
Identifizieren, was gemäß den Gesetzen zu öffentlichen Aufzeichnungen geschwärzt werden muss
Jede Gerichtsbarkeit definiert ihre eigenen Ausnahmen, d. h. die Kategorien von Informationen, die der Veröffentlichung vorenthalten werden müssen. Zu den in den meisten Gerichtsbarkeiten üblichen Ausnahmen gehören personenbezogene Daten wie Sozialversicherungsnummern, Geburtsdaten und Privatadressen von Privatpersonen. Ausgenommen sind medizinische und gesundheitsbezogene Informationen. Ermittlungsunterlagen der Strafverfolgungsbehörden können ganz oder teilweise von der Steuer ausgenommen sein. Ausgenommen sind Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Geschäftsinformationen, die der Regierung vorgelegt werden. Ausgenommen sind Personalakten, die einen Eingriff in die Privatsphäre darstellen würden.
Bevor Sie ein einzelnes Wort redigieren, ermitteln Sie, welche Ausnahmen für das jeweilige Dokument gelten. Ein Polizeibericht enthält andere Ausnahmeinformationen als ein Protokoll einer Stadtratssitzung oder ein Baugenehmigungsantrag. Informieren Sie sich über das geltende Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen und alle behördenspezifischen Schwärzungsrichtlinien. Wenn die Behörde über einen Beamten für öffentliche Aufzeichnungen oder eine Rechtsabteilung verfügt, erkundigen Sie sich dort nach den geltenden Ausnahmekategorien. Eine PDF-Datenschutz-Schwärzung, die die richtigen Informationen aus dem richtigen rechtlichen Grund zurückhält, ist vertretbar, wenn sie angefochten wird. Eine Schwärzung, die Informationen zurückhält, die auf einer Vermutung darüber basieren, was möglicherweise ausgenommen ist, ist nicht der Fall.
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Personenbezogene Daten ordnungsgemäß und dauerhaft schwärzen
Verwenden Sie ein spezielles Schwärzungswerkzeug, das markierte Inhalte dauerhaft aus der PDF-Datei entfernt, und kein Zeichenwerkzeug, das undurchsichtige Rechtecke über dem Text platziert. Der Unterschied kann nicht genug betont werden. Die Veröffentlichung öffentlicher Unterlagen gehört zu den am meisten geprüften Offenlegungen von Dokumenten in der Regierung. Journalisten, Interessengruppen und die breite Öffentlichkeit prüfen veröffentlichte Dokumente genau, und einige Empfänger testen gezielt, ob redigierter Text durch Kopieren und Einfügen oder durch Überprüfen des PDF-Inhaltsstroms wiederhergestellt werden kann.
Markieren Sie alle ausgenommenen Informationen auf jeder Seite. Führen Sie automatisierte Mustersuchen nach Sozialversicherungsnummern durch, die dem Format drei Ziffern, einem Bindestrich, zwei Ziffern, einem Bindestrich und vier Ziffern folgen. Suchen Sie nach E-Mail-Adressen, die das At-Zeichen enthalten. Suchen Sie nach Telefonnummern in gängigen Formaten. Automatisierte Suchvorgänge erfassen die strukturierten Daten, die Menschen beim visuellen Scannen von Seiten leicht übersehen können. Überprüfen Sie nach automatisierten Suchvorgängen jede Seite manuell auf unstrukturierte persönliche Informationen wie Namen, physische Adressen und narrative Beschreibungen, die eine Person identifizieren könnten. WukongPDF und ähnliche Plattformen stellen PDF-Redaktion-Tools bereit, die für die Verarbeitung öffentlicher Aufzeichnungen geeignet sind.
Dokumentation des Redaktionsprozesses
Eine öffentliche Veröffentlichung sollte eine Dokumentation darüber enthalten, was geschwärzt wurde und warum. Diese Dokumentation dient mehreren Zwecken. Darin wird dem Antragsteller mitgeteilt, warum Informationen zurückgehalten wurden, was in vielen Gerichtsbarkeiten gesetzlich vorgeschrieben ist. Es wird ein Datensatz erstellt, auf den die Behörde zurückgreifen kann, wenn die Schwärzung später angefochten wird. Es bietet eine Vorlage für zukünftige Veröffentlichungen ähnlicher Dokumente und verkürzt so die Analysezeit für jede nachfolgende Anfrage.
Die Dokumentation erfolgt typischerweise in Form eines Schwärzungsprotokolls oder eines Ausnahmeindex. Für jede Schwärzung oder für Gruppen ähnlicher Schwärzungen werden im Protokoll die Seitenzahl, eine Beschreibung der Art der geschwärzten Informationen und die spezifische gesetzliche Ausnahme, die die Zurückhaltung gestattet, aufgezeichnet. Ein Protokolleintrag könnte lauten: Seite 3, Sozialversicherungsnummer geschwärzt, Ausnahme 6, Datenschutz. Bewahren Sie das Protokoll zusammen mit der freigegebenen Dokumentdatei auf. Wird die Freigabe angefochten, ist das Protokoll der erste Beweis dafür, dass die Behörde ordnungsgemäß gehandelt hat.
Überprüfung des redigierten Dokuments vor der Veröffentlichung
Eine zweite Person sollte jede Seite des geschwärzten Dokuments vor der Freigabe überprüfen. Der Prüfer sucht nach zwei Dingen: Informationen, die hätten geschwärzt werden sollen, aber übersehen wurden, und Informationen, die geschwärzt wurden, aber hätten veröffentlicht werden sollen. Beide Arten von Fehlern haben Konsequenzen. Bei einer verpassten Redaktion werden geschützte Informationen offengelegt. Bei einer übermäßigen Schwärzung werden Informationen zurückgehalten, auf deren Einsicht die Öffentlichkeit ein Recht hat, und können als Verstoß gegen das Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen angefochten werden.
Der Gutachter sollte auch die technische Qualität der Redaktion prüfen. Kopieren Sie den gesamten Text aus dem Dokument und fügen Sie ihn in einen Nur-Text-Editor ein. Lesen Sie den eingefügten Text durch und stellen Sie sicher, dass keine geschwärzten Informationen angezeigt werden. Durchsuchen Sie die Metadatenfelder des Dokuments, einschließlich Titel, Autor, Betreff und Schlüsselwörter, nach persönlichen Informationen. Stellen Sie sicher, dass der Dateiname selbst keine personenbezogenen Daten enthält. Ein redigiertes Dokument mit dem Namen JANE-DOE-MEDICAL-RECORDS.pdf gibt genau die Informationen bekannt, die die Redaktion schützen sollte.
Umgang mit Schwärzungen in gescannten Dokumenten
Viele öffentliche Aufzeichnungen werden von Papieroriginalen gescannt und nicht digital erstellt. Gescannte Dokumente erhöhen die Komplexität der Schwärzung, da der Text Teil des Seitenbilds ist. Das Schwärzen von Text aus einem gescannten Dokument erfordert eine Schwärzung auf Bildebene, die die Pixel im geschwärzten Bereich dauerhaft verändert und nicht nur eine Überlagerung platziert. Wenn das gescannte Dokument OCR-verarbeitet wurde und hinter dem sichtbaren Bild eine unsichtbare Textebene enthält, müssen sowohl das Bild als auch die Textebene geschwärzt werden.
Nachdem Sie gescannte Dokumente geschwärzt haben, führen Sie OCR für die geschwärzte Version aus, um sicherzustellen, dass in den geschwärzten Bereichen kein Text erkannt wird. Wenn die OCR-Engine durch die Schwärzung Text erkennt, war die Schwärzung nicht undurchsichtig genug oder hat die zugrunde liegenden Bildpixel nicht verändert. Wenden Sie die Schwärzung erneut mit einer schwarzen Füllung mit voller Deckkraft an und überprüfen Sie sie erneut. Ein PDF-Compliance-Fehler in einer Veröffentlichung öffentlicher Unterlagen kann monatelange sorgfältige Arbeit am Rest des Dokuments zunichte machen.
Die Schwärzung ist dauerhaft. Bewahren Sie eine sichere, zugriffskontrollierte Kopie des ungeschwärzten Originaldokuments an einem von der geschwärzten Freigabekopie getrennten Ort auf. Das ungeschwärzte Original ist die behördliche Aufzeichnung, die gemäß dem Aufbewahrungsplan für Aufzeichnungen aufbewahrt werden muss. Die redigierte Kopie ist die der Öffentlichkeit zugänglich gemachte Version.
Verwaltung großvolumiger Veröffentlichungen öffentlicher Aufzeichnungen
Eine einzige Anfrage nach öffentlichen Aufzeichnungen kann Tausende von Seiten an responsiven Dokumenten umfassen. Eine manuelle Seite-für-Seite-Schwärzung ist in diesem Umfang nicht praktikabel. Investieren Sie in Schwärzungssoftware, die Stapelverarbeitung, automatisierte Mustererkennung und Workflow-Management unterstützt. Die Software verarbeitet den Dokumentensatz, markiert bekannte Muster zur Schwärzung und legt die markierten Seiten einem menschlichen Prüfer zur Bestätigung vor. Der Prüfer genehmigt oder passt jede Note an und die Software wendet die Schwärzungen stapelweise an. Dieser hybride automatisierte und menschliche Arbeitsablauf ist der Standard für die Verarbeitung öffentlicher Aufzeichnungen in großem Umfang.
Achten Sie nach Abschluss der Veröffentlichung auf eventuelle Herausforderungen oder Fragen zu den Schwärzungen. Ein Antragsteller, der der Meinung ist, dass Informationen zu Unrecht zurückgehalten wurden, kann Berufung einlegen oder eine Beschwerde einreichen. Das Redaktionsprotokoll und die dokumentierte Rechtsgrundlage für jede Ausnahmekategorie sind die Verteidigung der Agentur. Bewahren Sie diese Aufzeichnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum auf, der im Aufbewahrungsplan für Aufzeichnungen festgelegt ist.
Überprüfen und aktualisieren Sie die Redaktionsverfahren regelmäßig, um die Erkenntnisse aus jeder Veröffentlichung zu berücksichtigen. Wenn eine bestimmte Art personenbezogener Daten in einer Version übersehen wurde, aktualisieren Sie die automatisierten Suchmuster, um sie in der nächsten Version zu finden. Eine kontinuierliche Verbesserung des Schwärzungsprozesses verringert das Risiko einer schädlichen Offenlegung im Laufe der Zeit.
Wenn derselbe Dokumenttyp wiederholt freigegeben wird, erstellen Sie eine dokumentspezifische Schwärzungsvorlage, die die genauen Felder und Orte identifiziert, an denen personenbezogene Daten erscheinen. Eine Vorlage für einen polizeilichen Vorfallbericht markiert die spezifischen Kästchen und Felder, in denen Namen, Adressen und Identifikationsnummern erscheinen. Die Vorlage gewährleistet eine konsistente Schwärzung über alle Versionen dieses Dokumenttyps hinweg, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter die Anfrage bearbeitet.
Die PDF-Datenschutzpflicht endet nicht mit der Freigabe des redigierten Dokuments. Wenn ein Antragsteller später nachweist, dass personenbezogene Daten aus dem freigegebenen Dokument wiederhergestellt werden konnten, ist die Behörde verpflichtet, eine korrigierte Freigabe auszustellen und die betroffenen Personen, deren Daten offengelegt wurden, zu benachrichtigen. Die Überwachung nach der Veröffentlichung und ein dokumentiertes Korrekturverfahren sind Teil eines vollständigen Redaktions-Compliance-Programms.
Öffentliche Aufzeichnungen PDF-Redaktion dienen dem doppelten Zweck der Transparenz und des Datenschutzes. Die Öffentlichkeit hat ein Recht auf staatliche Informationen. Einzelpersonen haben ein Recht auf Privatsphäre. Eine ordnungsgemäße Redaktion würdigt beides.
Das stärkste PDF-Datenschutzprogramm kombiniert geeignete Schwärzungstools, dokumentierte Ausnahmerichtlinien, geschulte Prüfer und einen Überwachungsprozess nach der Veröffentlichung
Jede Veröffentlichung öffentlicher Aufzeichnungen bietet die Gelegenheit, den Schwärzungsworkflow für die nächste zu verbessern
Die Schwärzung öffentlicher Aufzeichnungen steht an der Schnittstelle zwischen Rechtskonformität, technischer Kompetenz und ethischer Verantwortung. Jedes veröffentlichte Dokument ist eine Aussage darüber, dass die Behörde das Recht der Öffentlichkeit auf Information mit dem Recht des Einzelnen auf Privatsphäre in Einklang gebracht und dies korrekt getan hat.
Eine ordnungsgemäß redigierte Veröffentlichung öffentlicher Unterlagen ist ein Beweis für das Engagement der Agentur für Transparenz und Datenschutz. Die schwarzen Kästchen auf der Seite stellen keine Hindernisse dar. Sie sind der sichtbare Beweis dafür, dass die Agentur ihre gesetzlichen Verpflichtungen ernst genommen hat.
Die rechtliche und ethische Bedeutung einer Veröffentlichung öffentlicher Unterlagen erfordert einen gründlichen, dokumentierten und überprüfbaren Redaktionsprozess. Der Prozess ist wichtiger als jedes einzelne Tool oder jede einzelne Technik, denn er stellt sicher, dass jede Veröffentlichung denselben Standard erfüllt.
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