Ein PDF, das auf dem Bildschirm perfekt formatiert aussieht, kann für jemanden, der einen Screenreader verwendet, völlig unlesbar sein. Screenreader – Software, die von Menschen mit Sehbehinderungen zum Vorlesen von Dokumenten verwendet wird – verlassen sich auf die zugrunde liegende Struktur eines PDF, nicht auf sein visuelles Erscheinungsbild. Ein visuell organisiertes Dokument kann aus Sicht der Software überhaupt keine sinnvolle Struktur haben. Hier erfahren Sie, was ein PDF barrierefrei macht und wie Sie dorthin gelangen.
Warum die meisten PDFs nicht standardmäßig zugänglich sind
Wenn Sie ein Word-Dokument oder eine Designdatei in PDF exportieren, sieht die visuelle Ausgabe korrekt aus, aber die Strukturinformationen fehlen oft oder sind falsch. Überschriften, die auf dem Bildschirm fett und groß erscheinen, verfügen möglicherweise über kein Überschriften-Tag in der zugrunde liegenden PDF-Struktur. Spalten, die visuell nebeneinander erscheinen, können von links nach rechts über beide Spalten gelesen werden und nicht über jede einzelne Spalte hinweg. Bilder haben keine Beschreibung, es sei denn, Sie fügen ausdrücklich eine hinzu.
Screenreader folgen der Tag-Struktur des Dokuments, nicht seinem visuellen Layout. Wenn diese Struktur fehlt oder falsch ist, wird die Lesereihenfolge unvorhersehbar – Inhalte aus Seitenleisten werden mit dem Haupttext vermischt, Tabellen werden Zelle für Zelle in der falschen Reihenfolge gelesen und Überschriften, die die Navigation erleichtern sollen, sind nicht vom Fließtext zu unterscheiden.
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Beginnen Sie mit dem Quelldokument, nicht mit dem PDF
Barrierefreiheit lässt sich viel einfacher an der Quelle einbauen als nachträglich in ein fertiges PDF einzubauen. Wenn Sie in Word arbeiten, bestimmen die strukturellen Entscheidungen, die Sie vor dem Exportieren treffen, den Großteil der Barrierefreiheit des resultierenden PDF.
Verwenden Sie echte Überschriftenstile
Schaffen Sie nicht das Aussehen einer Überschrift, indem Sie Text fett und groß machen – verwenden Sie die in Word integrierten Stile „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ und „Überschrift 3“. Diese werden als ordnungsgemäß getaggte Überschriften nach PDF exportiert, in denen Bildschirmleser navigieren können. Ein Dokument mit echter Überschriftenstruktur ermöglicht es einem Screenreader-Benutzer, direkt zu jedem Abschnitt zu springen, auf die gleiche Weise, wie sehende Benutzer visuell scannen können.
Alttext zu jedem Bild hinzufügen
Jedes Bild, Diagramm, Diagramm und jede Grafik in Ihrem Dokument benötigt einen beschreibenden Alternativtext – eine kurze Beschreibung dessen, was das Bild zeigt und warum es dort ist. Klicken Sie in Word mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Bild und wählen Sie „Alt-Text bearbeiten“. Ein Diagramm, das das vierteljährliche Umsatzwachstum zeigt, könnte einen Alternativtext enthalten wie: „Balkendiagramm, das den Umsatz Q1–Q4 für 2024 zeigt, wobei Q3 mit 2,4 Mio. US-Dollar den höchsten Wert aufweist.“ Ohne dies kündigt ein Screenreader „Bild“ an. und geht weiter – der Inhalt geht verloren.
Tabellen mit der richtigen Struktur erstellen
Tabellen sind ein häufiges Problem der Barrierefreiheit. Eine Tabelle ohne Kopfzeilen ist für einen Bildschirmleser lediglich ein Zellenraster – es gibt keine Möglichkeit zu wissen, zu welcher Spalte ein Wert gehört. Markieren Sie in Word die oberste Zeile einer beliebigen Tabelle als Kopfzeile (Tabelleneigenschaften > Zeile > Als Kopfzeile wiederholen). Vermeiden Sie nach Möglichkeit das Zusammenführen von Zellen und verwenden Sie Tabellen nicht nur für das visuelle Layout – Bildschirmleseprogramme lesen Tabellenzellen der Reihe nach und eine Layouttabelle erzeugt ein Leseerlebnis, das keinen Sinn ergibt.
Verwenden Sie echte Listen, keine manuelle Formatierung
Wenn Sie eine Liste erstellen, indem Sie am Anfang jeder Zeile einen Bindestrich oder eine Zahl eingeben, handelt es sich für einen Screenreader nicht um eine Liste, sondern um eine Reihe separater Absätze, die zufällig mit einem Symbol beginnen. Verwenden Sie die in Word integrierte Listenformatierung (die Schaltflächen für Aufzählungslisten oder nummerierte Listen), um Listen zu erstellen, die als ordnungsgemäß gekennzeichnete Listenelemente exportiert werden.
Exporteinstellungen, die sich auf die Barrierefreiheit auswirken
Beim Exportieren von Word nach PDF kommt es auf die von Ihnen verwendete Methode an. Beim integrierten Word-PDF-Export (Datei > Speichern unter > PDF) bleiben mehr Strukturinformationen erhalten als beim Drucken auf einem PDF-Drucker. Suchen Sie im Exportdialog nach Optionen im Zusammenhang mit Barrierefreiheit oder Dokumentstruktur-Tags – diese sollten aktiviert sein.
Speziell in den PDF-Exportoptionen von Word: Aktivieren Sie „Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit“. wenn die Option verfügbar ist. Dadurch werden Ihre Überschriftenstruktur, Listen-Tags und Tabellenüberschriften bis zum PDF übertragen. Ohne diese Option kann sogar ein gut strukturiertes Word-Dokument in ein PDF exportiert werden, das überhaupt keine Tag-Struktur hat.
Gescannte PDFs sind ohne OCR niemals zugänglich
Ein gescanntes PDF ist ein Bild. Es gibt keinen Text, keine Struktur und nichts, mit dem ein Screenreader arbeiten könnte. Für einen Bildschirmleser ist ein gescanntes PDF völlig leer – die Software meldet, dass das Dokument geöffnet ist und nichts zum Lesen enthält.
Das Ausführen eines gescannten Dokuments über ein OCR PDF-Tool ist der erste Schritt, um es zugänglich zu machen. OCR wandelt das Bild in echten Text um, mit dem Screenreader dann arbeiten können. Das OCR-Tool von WukongPDF bei www.wukongpdf.com übernimmt dies: Laden Sie das gescannte PDF hoch, verarbeiten Sie es und laden Sie eine Version mit echtem, lesbarem Text herunter. Beachten Sie, dass OCR allein kein vollständig barrierefreies, mit Tags versehenes PDF erstellt; Für eine vollständige Konformität sind zusätzliche Tagging-Arbeiten in Adobe Acrobat Pro erforderlich. Aber OCR ist der wesentliche erste Schritt, ohne den nichts anderes möglich ist.
So überprüfen Sie, ob Ihr PDF barrierefrei ist
Der einfachste Test: Versuchen Sie, den Text im PDF auszuwählen und zu lesen. Wenn Sie Wörter hervorheben können und die Lesereihenfolge bei der Auswahl von oben nach unten sinnvoll ist, enthält das Dokument echten Text in einer angemessenen Reihenfolge. Wenn die Auswahl hin und her springt oder nichts ausgewählt wird, liegt ein Problem vor.
Für eine gründlichere Prüfung verfügt Adobe Acrobat Pro über eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung (Extras > Barrierefreiheit > Vollständige Prüfung), die bestimmte Probleme identifiziert. Kostenlose Online-Tools wie PAC (PDF Accessibility Checker) bieten ähnliche Analysen, ohne dass Acrobat Pro erforderlich ist.
Der zuverlässigste Test besteht darin, das Dokument in einem Screenreader zu öffnen und zu hören, wie es gelesen wird. Mit NVDA (kostenlos, Windows) und VoiceOver (integriert in Mac und iOS) können Sie das Dokument wie ein Screenreader-Benutzer erleben. Wenn die Lesereihenfolge logisch ist und die Überschriften die Navigation erleichtern, sind Sie in einem guten Zustand. Wenn es sich wie eine zufällige Ansammlung von Textfragmenten anhört, muss an der Struktur gearbeitet werden.
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