Sie möchten ein Dokument nur zur Überprüfung auf dem Bildschirm freigeben. Empfänger sollten in der Lage sein, das Dokument zu lesen, den Text zu durchsuchen und Anmerkungen hinzuzufügen, aber sie sollten es nicht ausdrucken können. Das PDF-PDF-Sicherheit-Berechtigungsmodell unterstützt diese Kombination von Einschränkungen, aber die Unterscheidung zwischen Drucken und anderen Aktionen wird vom PDF-Viewer erzwungen und nicht alle Betrachter respektieren sie.
Die Möglichkeit, das Lesen zu ermöglichen und gleichzeitig das Drucken zu verhindern, adressiert einen häufigen Anwendungsfall: die Verteilung von Rezensionsexemplaren dort, wo Sie Feedback wünschen, aber keine physische Verteilung. Das PDF-Berechtigungskennwort kann das Drucken deaktivieren, während alle anderen Aktionen, Anzeigen, Suchen, Kopieren von Text und Kommentieren, aktiviert bleiben.
Wie PDF-Berechtigungen bestimmte Aktionen steuern
Das PDF-Berechtigungskennwort, auch Besitzerkennwort genannt, steuert eine Reihe unabhängiger Flags. Jedes Flag aktiviert oder deaktiviert eine bestimmte Aktion: Drucken, Kopieren von Text, Bearbeiten von Inhalten, Hinzufügen von Anmerkungen, Ausfüllen von Formularfeldern und Extrahieren von Seiten. Die Flags sind unabhängig, sodass Sie Anmerkungen zulassen und gleichzeitig das Drucken blockieren können.
PDF-Anmerkungen-Berechtigungen sind von Druckberechtigungen getrennt. Das Festlegen des Druckflags auf „Nicht zulässig“ hat keine Auswirkungen auf das Anmerkungsflag. Empfänger können Kommentare, Hervorhebungen und Haftnotizen hinzufügen, ohne eine gedruckte Kopie des Dokuments erstellen zu können.
Berechtigungen werden von der PDF-Viewer-Software erzwungen, wenn sie die Datei öffnet. Ein PDF-Viewer, der die Berechtigungen respektiert, blendet die Option „Drucken“ aus, während die Anmerkungswerkzeuge aktiv bleiben. WukongPDF stellt Tools zum Festlegen von Berechtigungen über den Browser bereit.
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Konfigurieren der Berechtigungen für die Nur-Bildschirm-Überprüfung
Legen Sie das Berechtigungskennwort in den PDF-Sicherheitseinstellungen fest. Aktivieren Sie Folgendes: Kopieren von Inhalten für Bildschirmleseprogramme und Suche, Anmerkungen für Überprüfungskommentare und Ausfüllen von Formularen, wenn das Dokument Formulare enthält. Deaktivieren Sie das Drucken und Bearbeiten von Dokumenten. Verteilen Sie das Dokument ohne das Berechtigungskennwort, damit die Empfänger diese Einstellungen nicht ändern können.
Einschränkungen berechtigungsbasierter Einschränkungen
PDF-Berechtigungen werden von der Viewer-Software erzwungen, nicht vom Dateiformat selbst. Ein Betrachter, der sich dafür entscheidet, die Einschränkungen nicht durchzusetzen, lässt das Drucken zu. Die meisten gängigen PDF-Viewer respektieren Berechtigungen. Bei einigen Tools von Drittanbietern ist dies nicht der Fall. Berechtigungen wirken abschreckend und stellen kein absolutes Hindernis dar.
Die Einschränkung PDF-Druck verhindert die Bildschirmaufnahme nicht. Ein Empfänger kann von jeder Seite Screenshots machen und die Screenshots ausdrucken. Die Druckbeschränkung verhindert das bequeme Drucken über den PDF-Viewer, verhindert jedoch nicht die zielgerichtete Reproduktion.
Wann sollten Berechtigungen im Vergleich zu anderen Schutzmethoden verwendet werden?
Berechtigungen eignen sich für den gelegentlichen Schutz, bei dem Sie signalisieren möchten, dass das Dokument nur zur Bildschirmüberprüfung bestimmt ist. Für Dokumente, bei denen das Drucken unbedingt verhindert werden muss, bietet ein sicheres Dokumentenportal, das das Dokument zur Ansicht streamt, ohne eine herunterladbare Datei bereitzustellen, einen stärkeren Schutz.
Berechtigungen vor der Verteilung testen
Bevor Sie eine PDF-Datei mit eingeschränkten Berechtigungen an Empfänger senden, testen Sie die Datei in den PDF-Viewern, die diese wahrscheinlich verwenden werden. Öffnen Sie die Datei in Adobe Acrobat, in einem browserbasierten Viewer und auf einem mobilen Gerät. Versuchen Sie, von jedem zu drucken. Bestätigen Sie, dass die Druckbeschränkung wie erwartet funktioniert.
Einige PDF-Viewer zeigen ein Banner oder eine Informationsleiste an, die darauf hinweist, dass für das Dokument eingeschränkte Berechtigungen gelten. Diese Benachrichtigung informiert den Empfänger darüber, dass die Druckunfähigkeit beabsichtigt ist und kein technisches Problem mit seiner Software oder seinem Drucker ist.
Bei Empfängern, die ältere PDF-Viewer-Versionen verwenden, tritt die Druckbeschränkung möglicherweise nicht auf, da ältere Versionen Berechtigungsflags nicht konsequent erzwingen. Wenn Ihre Empfänger verschiedene PDF-Viewer verwenden, bietet der Berechtigungsansatz möglicherweise keinen einheitlichen Schutz.
Kombination von Berechtigungen mit anderen Schutzmaßnahmen
Berechtigungen können mit einem sichtbaren Hinweis auf der ersten Seite kombiniert werden, der besagt, dass das Dokument nur zur Bildschirmüberprüfung dient und nicht gedruckt werden sollte. Die technische Einschränkung und der sichtbare Hinweis verstärken sich gegenseitig. Die Mitteilung kommuniziert die Absicht. Die Einschränkung erzwingt es.
Bei Dokumenten, bei denen die Druckbeschränkung unbedingt erforderlich ist, sollten Sie erwägen, ein empfängerspezifisches Wasserzeichen hinzuzufügen, das auf jeder Seite erscheint. Das Wasserzeichen verhindert nicht den Druck, sondern sorgt für die Rückverfolgbarkeit, falls eine gedruckte Kopie gefunden wird. In Kombination mit der Druckbeschränkung entsteht eine mehrschichtige Verteidigung.
Die Dokumentenverteilung über ein sicheres Portal mit Nur-Lese-Zugriff bietet einen stärkeren Schutz als PDF-Berechtigungen allein. Das Portal kontrolliert den Zugriff, verhindert Downloads und protokolliert die Anzeigeaktivitäten. Die PDF-Berechtigungen werden zu einer sekundären Schutzschicht und nicht zur primären.
Das Szenario, das Lesen und Kommentieren zuzulassen und gleichzeitig das Drucken zu blockieren, kommt häufig bei der Überprüfung von Rechtsdokumenten, akademischen Peer-Reviews und der Bewertung vertraulicher Geschäftsvorschläge vor. In jedem Fall muss sich der Prüfer mit dem Inhalt auseinandersetzen und Feedback geben, aber der Eigentümer des Dokuments möchte die physische Verteilung kontrollieren.
Die unabhängige Steuerung der PDF-Berechtigungsflags gibt Dokumentbesitzern eine detaillierte Kontrolle darüber, was Empfänger tun können. Über die Flags „Drucken“ und „Anmerken“ hinaus können Eigentümer das Kopieren von Text und das Extrahieren von Seiten steuern.
Für die Barrierefreiheit ist es wichtig, die Berechtigung zum Kopieren von Texten zuzulassen. Screenreader extrahieren Text aus dem PDF, um ihn vorzulesen. Wenn Sie das Kopieren von Text deaktivieren, ist das Dokument für Benutzer von Bildschirmleseprogrammen nicht mehr zugänglich.
Die Berechtigungseinstellungen werden im verschlüsselten Teil der PDF-Datei gespeichert und mit dem Berechtigungskennwort entsperrt. Ohne dieses Passwort können die Einstellungen vom Empfänger nicht geändert werden.
Wenn Berechtigungen das Drucken einschränken, wird im Dialogfeld „Drucken“ des PDF-Viewers normalerweise die Schaltfläche „Drucken“ ausgegraut oder eine Meldung angezeigt, dass das Drucken nicht zulässig ist. Einige Viewer erlauben das Drucken in eine Datei, selbst wenn das physische Drucken eingeschränkt ist.
Berechtigungsbasierte Einschränkungen sind sinnvoll, wenn der Dokumenteneigentümer dem Empfänger vertraut, aber klare Nutzungsgrenzen festlegen möchte. Ein Berater, der einem Kunden einen Berichtsentwurf vorlegt, vertraut dem Kunden, möchte jedoch verhindern, dass er gelegentlich gedruckt wird.
Für interne Unternehmensdokumente können Berechtigungen die Unternehmensrichtlinien zum Umgang mit Dokumenten stärken. Ein Finanzbericht, der mit Druckbeschränkungen verteilt wird, unterstützt die Richtlinie, dass sensible Finanzdaten nicht auf Druckern belassen werden sollten.
Der Berechtigungsansatz zur Dokumentenkontrolle ist am effektivsten, wenn er mit einer Kultur der Dokumentensicherheit kombiniert wird. Empfänger, die die Gründe für die Einschränkungen verstehen und respektieren, werden diese eher respektieren.
Wenn Sie Berechtigungen für die reine Bildschirmüberprüfung konfigurieren, denken Sie auch darüber nach, das Dokument so festzulegen, dass es in einem bestimmten Ansichtsmodus geöffnet wird. Im Vollbildmodus oder im Fit-Page-Modus wird das Dokument optimal zum Lesen auf dem Bildschirm dargestellt.
Mit den Anmerkungsberechtigungen können Empfänger dem Dokument Kommentare, Hervorhebungen und Zeichnungen hinzufügen. Diese Anmerkungen werden im PDF gespeichert und können vom Eigentümer des Dokuments überprüft werden, wenn die Datei zurückgegeben wird.
Nach Ablauf des Überprüfungszeitraums kann der Dokumenteigentümer die Berechtigungsbeschränkungen aufheben und eine druckbare Endversion verteilen, die den Lebenszyklus des Dokuments vom Entwurf bis zur Veröffentlichung widerspiegelt.
| Berechtigungsflag | Einstellung für Bildschirmüberprüfung | Wirkung bei Deaktivierung |
|---|---|---|
| Nicht erlaubt | Die Schaltfläche „Drucken“ ist im Viewer ausgegraut | |
| Kopieren von Inhalten | Erlaubt | Ermöglicht Screenreader-Zugriff und Textsuche |
| Anmerkungen | Erlaubt | Empfänger können Kommentare und Hervorhebungen hinzufügen |
| Dokumentbearbeitung | Nicht erlaubt | Verhindert Inhaltsänderungen |
| Seitenextraktion | Nicht erlaubt | Verhindert das Teilen des Dokuments |
Das Berechtigungsmodell in PDF wurde für eine Welt entwickelt, in der Dokumente zwischen vertrauenswürdigen Parteien geteilt werden, die eher Anleitung zur angemessenen Verwendung als zur Durchsetzung gegen böswillige Akteure benötigen. Das Modell spiegelt diese Designphilosophie wider: Es signalisiert Absicht, statt absoluten Schutz zu bieten.
Wenn eine PDF-Datei mit Druckeinschränkungen in einem Viewer geöffnet wird, der Berechtigungen erzwingt, fehlt der Befehl „Drucken“ möglicherweise vollständig im Menü, ist ausgegraut oder vorhanden, zeigt beim Klicken jedoch einen Fehler an. Das spezifische Verhalten hängt von der Viewer-Implementierung ab. Adobe Acrobat blendet die Option „Drucken“ aus. Einige Browser-Viewer enthalten einfach keine Schaltfläche „Drucken“.
Das Berechtigungskennwort sollte sich vom Öffnungskennwort unterscheiden. Die Verwendung desselben Passworts für beide untergräbt das Sicherheitsmodell, da jeder, der das Dokument öffnen kann, auch die Berechtigungen ändern kann. Das offene Passwort regelt den Zugang. Das Berechtigungskennwort steuert die Nutzung. Unterschiedliche Passwörter für unterschiedliche Zwecke.
Für Dokumente, die über ein Lernmanagementsystem oder ein sicheres Kundenportal verteilt werden, kann die Plattform ihre eigenen Zugriffskontrollen anwenden, die die PDF-Berechtigungen außer Kraft setzen oder ergänzen. Für ein Dokument in einem schreibgeschützten Portal sind keine einschränkenden PDF-Berechtigungen erforderlich, da das Portal das Herunterladen verhindert. Die Berechtigungen werden zu einer sekundären Ebene.
Das Testen der Berechtigungskonfiguration sollte den Versuch umfassen, über den PDF-Viewer zu drucken, den Versuch, über den Browser zu drucken, wenn die PDF-Datei in einem Browser geöffnet wird, und den Versuch, Tastaturkürzel wie Strg+P zu verwenden, die möglicherweise die Einschränkungen des Viewer-Menüs umgehen. Der Test zeigt, ob die Berechtigungen über alle Druckpfade hinweg konsistent durchgesetzt werden.
Überprüfen Sie nach dem Konfigurieren der Berechtigungen, ob die Anmerkungstools weiterhin verfügbar sind. Öffnen Sie die PDF-Datei und vergewissern Sie sich, dass die Kommentar-, Hervorhebungs- und Zeichenwerkzeuge aktiv sind. Ein falsch konfigurierter Berechtigungssatz, der versehentlich Anmerkungen deaktiviert, macht den Zweck zunichte, eine Bildschirmüberprüfung mit Feedback zu ermöglichen.
Empfänger, die trotz der Einschränkungen ausdrucken müssen, beispielsweise ein Gutachter mit einer Sehbehinderung, der aus Gründen der Barrierefreiheit eine gedruckte Kopie benötigt, sollten eine separate druckbare Version erhalten. Die eingeschränkte Version ist für das allgemeine Publikum bestimmt. Die Druckversion wird auf Anfrage mit einer Erläuterung der Zugangsbedürfnisse zur Verfügung gestellt.
Durch die Druckbeschränkung in Kombination mit Anmerkungsberechtigungen wird ein Dokument erstellt, das die gemeinsame Überprüfung unterstützt und gleichzeitig die Verteilungseinstellungen des Eigentümers berücksichtigt.
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