Jede Sekunde, die Sie damit verbringen, eine Hand von der Tastatur zur Maus und zurück zu bewegen, ist eine Sekunde, die Sie nicht mit der Bearbeitung verbringen. Im Laufe eines Arbeitstages voller PDF-Aufgaben summieren sich diese Sekunden zu Minuten und diese Minuten zu der Differenz zwischen dem Erledigen zu einer angemessenen Zeit und dem Zubleiben, um die Warteschlange freizubekommen. Tastaturkürzel für PDF-Tools sind kein Luxus für Power-User. Sie sind die effektivste Produktivitätsinvestition für jeden, der täglich mit PDFs arbeitet.
Zehn heute erlernte Abkürzungen zahlen sich jeden Arbeitstag für den Rest Ihrer Karriere aus.
PDF-Editor Tastenkombinationen beherrschen bedeutet, die Vorgänge zu identifizieren, die Sie am häufigsten ausführen, ihre Tastenkombinationen zu finden und sie zu üben, bis sie zum Muskelgedächtnis werden. WukongPDFs PDF-Tools umfassen eine standardmäßige Tastaturnavigation und die meisten Desktop-PDF-Editoren unterstützen eine umfassende Anpassung von Tastenkombinationen. Ein bewusster Ansatz, immer nur ein paar Abkürzungen auf einmal zu lernen, erhöht die Geschwindigkeit, ohne dass es frustrierend ist, sich alles auf einmal merken zu müssen.
Die wichtigsten Verknüpfungen: Beginnen Sie mit den Top 10
Jedes PDF-Tool verfügt über einen Kernsatz von Verknüpfungen, die vom Betriebssystem oder aus jahrzehntelangen Softwarekonventionen übernommen wurden. Strg oder Befehl plus S speichert. Strg plus Z macht den Vorgang rückgängig. Strg plus C, X und V steuern das Kopieren, Ausschneiden und Einfügen. Diese anwendungsübergreifenden Verknüpfungen stehen Ihnen bereits in Textverarbeitungsprogrammen und Browsern zur Verfügung. Es lohnt sich, die PDF-spezifischen Tastenkombinationen, die die Bearbeitung beschleunigen, bewusst zu erlernen: das Handwerkzeug zum Schwenken, das Auswahlwerkzeug für Text, das Schnappschusswerkzeug zum Erfassen eines Bereichs und das Kommentarwerkzeug zum Hinzufügen von Notizen.
Öffnen Sie die Tastenkombinationsreferenz Ihres PDF-Tools, die Sie normalerweise unter „Hilfe“ finden, oder indem Sie nach dem Namen des Tools und den Tastenkombinationen suchen, und suchen Sie nach den Tastenkombinationen, die Ihren fünf häufigsten Vorgängen zugeordnet sind. Wenn Sie die meiste Zeit damit verbringen, Text hervorzuheben, lernen Sie die Tastenkombination zum Hervorheben kennen. Wenn Sie jeder Seite Textkommentare hinzufügen, lernen Sie die Kommentarverknüpfung kennen. Durch die Priorisierung anhand Ihrer tatsächlichen Nutzungsmuster wird sichergestellt, dass jede Verknüpfung, die Sie lernen, mehrmals am Tag verwendet wird, wodurch das Gedächtnis gestärkt wird und nicht abgelegt und vergessen wird.
Versuchen Sie es mit „PDF bearbeiten“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Anpassen von Verknüpfungen an Ihren Arbeitsablauf
Die meisten Desktop-PDF-Editoren ermöglichen das Anpassen von Tastaturkürzeln. Die Verknüpfungsanpassung von Adobe Acrobat befindet sich unter „Bearbeiten“, „Einstellungen“, „Allgemein“ und dann über die Schaltfläche „Tastaturkürzel anpassen“. Foxit PDF Editor und PDF-XChange Editor bieten ähnliche Anpassungsfenster. Die Standardverknüpfungen spiegeln die Annahmen des Werkzeugentwicklers darüber wider, welche Vorgänge am wichtigsten sind. Ihr tatsächlicher Arbeitsablauf kann unterschiedliche Vorgänge priorisieren.
Bevorzugen Sie beim Anpassen Tastenkombinationen, die die Konventionen anderer von Ihnen verwendeter Software widerspiegeln. Wenn Sie die gleiche Zeit mit Microsoft Word und einem PDF-Editor verbringen, verringert die Zuordnung ähnlicher Vorgänge zu denselben Verknüpfungen in beiden Anwendungen die kognitive Reibung. Ihre Finger lernen eine Abkürzung, nicht zwei. Vermeiden Sie das Überschreiben von Betriebssystemverknüpfungen, Alt plus Tab, Strg plus Alt plus Entf oder Verknüpfungen, auf die andere Anwendungen angewiesen sind. Das Ziel besteht darin, Konflikte zu beseitigen und nicht durch das Überschreiben von Standardverknüpfungen im gesamten Betriebssystem neue zu schaffen.
Schrittweises Erlernen von Verknüpfungen ohne Überforderung
Wählen Sie drei Abkürzungen aus, die Sie diese Woche lernen möchten. Schreiben Sie sie auf einen Klebezettel, der an Ihrem Monitor befestigt ist. Jedes Mal, wenn Sie zur Maus greifen, um eine dieser Operationen auszuführen, achten Sie auf die Haftnotiz, verwenden Sie stattdessen die Tastenkombination und bestätigen Sie im Geiste den Sieg. Bis zum Ende der Woche werden diese drei automatisch sein. Wählen Sie nächste Woche drei weitere aus. Dieser inkrementelle Ansatz baut ein dauerhaftes Muskelgedächtnis auf, während der Versuch, sich 30 Tastenkombinationen in einer Sitzung zu merken, eine vorübergehende Erkennung aufbaut, die innerhalb weniger Tage nachlässt.
Die Haftnotizmethode funktioniert, weil sie genau zum Zeitpunkt der Entscheidung einen visuellen Hinweis liefert. Sie sind dabei, zur Maus zu greifen. Die Haftnotiz fällt sofort ins Auge. Stattdessen verwenden Sie die Verknüpfung. Dieser Moment des bewussten Übens, die Wahl der Tastenkombination, wenn die Maus der einfachere Weg ist, festigt das Lernen. Nach ein paar Dutzend Wiederholungen wird die Abkürzung zum einfacheren Weg und die Haftnotiz kann herunterfallen.
| Bedienung | Windows-Verknüpfung | Mac-Verknüpfung | Wann zu verwenden |
|---|---|---|---|
| Handwerkzeug (Pfanne) | H oder Leertaste+Ziehen | H oder Leertaste+Ziehen | Navigieren auf großen Seiten ohne Zoomen |
| Text auswählen | V | V | Text aus PDF in eine andere App kopieren |
| Snapshot-Tool | G | G | Eine Region als Bild erfassen |
| Haftnotiz hinzufügen | Strg+6 | Befehl+6 | Hinterlassen von Kommentaren während der Dokumentenprüfung |
| Text hervorheben | Strg+5 und dann ziehen | Befehl+5, dann ziehen | Markieren Sie wichtige Passagen zum späteren Nachschlagen |
| Text finden | Strg+F | Befehl+F | Suche nach bestimmten Begriffen in langen Dokumenten |
| Zoomen, um die Seite anzupassen | Strg+0 | Befehl+0 | Rückkehr zur Ganzseitenansicht nach dem Vergrößern |
Verknüpfungen an realen Dokumenten üben, nicht isoliert
Das Öffnen eines leeren Dokuments und das Drücken von Tastenkombinationen, um sich diese zu merken, ist ineffizient. Das Gehirn erinnert sich weitaus besser an kontextbezogene Handlungen als isoliert ausgeführte Handlungen. Üben Sie Tastenkombinationen an echten Dokumenten während realer Arbeitssitzungen. Akzeptieren Sie, dass Sie während der Lernphase langsamer sein werden. Die Maus ist heute schneller. Die Abkürzung ist für den Rest Ihrer Karriere schneller. Ein paar Sekunden des Fummelns während der Lernwoche gegen ein Leben lang sofortige Ausführung einzutauschen, ist ein Geschäft, das sich lohnt.
Verfolgen Sie Ihr Lernen mit einer einfachen Metrik: Zählen Sie, wie oft pro Stunde Sie zur Maus greifen, um einen Vorgang auszuführen, der über eine Tastenkombination verfügt. Als Sie mit dem Lernen begannen, lag diese Zahl wahrscheinlich bei 30 oder mehr. Nach zwei Wochen bewusster Übung sollte der Wert deutlich niedriger ausfallen. Vier Wochen später sollten Sie nur noch für Vorgänge zur Maus greifen, bei denen es tatsächlich an Tastenkombinationen mangelt, etwa beim Freiformzeichnen oder bei komplexen Auswahlrahmen. Die Kennzahl motiviert und bestätigt, dass die Praxis funktioniert.
Wenn Verknüpfungen in verschiedenen PDF-Tools in Konflikt geraten
Viele PDF-Profis verwenden unterschiedliche Tools für unterschiedliche Aufgaben, einen kompakten Viewer für schnelle Überprüfungen, einen vollständigen Editor für detaillierte Arbeiten und ein browserbasiertes Tool für gelegentliche Vorgänge. Jedes Werkzeug verfügt über einen eigenen Tastenkombinationssatz, und dieselbe Tastenkombination bewirkt in verschiedenen Werkzeugen unterschiedliche Aufgaben. Strg plus E öffnet möglicherweise den Bearbeitungsmodus in einem Tool und exportiert die Datei in einem anderen.
Wählen Sie ein primäres PDF-Tool aus und lernen Sie die Tastenkombinationen gründlich kennen. Lernen Sie für sekundäre Tools nur die Tastenkombinationen kennen, die sich vom primären Tool unterscheiden und die Sie in diesem Tool häufig verwenden. Beschriften Sie das sekundäre Werkzeug in Ihrem Kopf als das Werkzeug, bei dem Strg plus E für „Exportieren“ steht, damit Sie den mentalen Moduswechsel auslösen, bevor Sie die Tastenkombination drücken. Diese Unterteilung verhindert den häufigsten Verknüpfungskonfliktfehler, bei dem die Verknüpfung des primären Tools im sekundären Tool verwendet und eine unbeabsichtigte Aktion ausgeführt wird.
Aufrechterhaltung der Shortcut-Kenntnisse im Laufe der Zeit
Verknüpfungen werden ohne Verwendung ausgeblendet. Wenn ein PDF-Tool eine neue Funktion hinzufügt, die einen alten Vorgang ersetzt, kann es sein, dass die alte Verknüpfung innerhalb weniger Wochen vergessen wird. Überprüfen Sie regelmäßig, etwa alle sechs Monate, die Verknüpfungsreferenz und notieren Sie, welche Verknüpfungen Sie nicht mehr verwenden. Entscheiden Sie, ob Sie sie neu erlernen oder akzeptieren möchten, dass sich Ihr Arbeitsablauf geändert hat, und sie loslassen. Durch gezielte Wartung bleibt Ihr Shortcut-Vokabular auf dem neuesten Stand Ihrer tatsächlichen Arbeit.
Wenn ein PDF-Tool ein Hauptversionsupdate veröffentlicht, prüfen Sie die Versionshinweise auf neue Verknüpfungen. Bei größeren Updates werden häufig Verknüpfungen für neue Funktionen hinzugefügt, die in der Vorgängerversion nicht vorhanden waren. Wenn Sie diese Tastenkombinationen frühzeitig erlernen, bevor Sie mausbasierte Gewohnheiten für die neuen Funktionen entwickeln, sichern Sie sich den Effizienzgewinn vom ersten Tag an. Ein paar Minuten Durchsuchen der Versionshinweise nach Verknüpfungserweiterungen zahlen sich jedes Mal aus, wenn Sie die neue Funktion verwenden.
Versuchen Sie es mit „PDF bearbeiten“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.