Nach einer Geschäftsreise oder einem Einkaufsmonat bleibt Ihnen ein Ordner mit PDF-Belegen übrig. Restaurantrechnungen als PDFs gespeichert. Von Buchungsseiten heruntergeladene Hotelrechnungen. Lieferaufträge werden als Anhang per E-Mail verschickt. Jede davon ist eine separate Datei. Jedes enthält das Datum, den Kreditor, den Betrag und die Kategorie, die für Ihre Spesenabrechnung erforderlich sind. Sie einzeln in eine Tabellenkalkulation umzuwandeln und den Bericht manuell zusammenzustellen, ist eine Übung in der sich wiederholenden Dateneingabe. Durch die Konvertierung aller Belege in eine einzige Spesenabrechnung werden die relevanten Daten aus jedem Beleg extrahiert und in einem strukturierten Dokument organisiert, das zur Einreichung bereit ist.
Durch die browserbasierte PDF-zu-Excel-Konvertierung können Daten aus Quittungs-PDFs extrahiert werden. Die Herausforderung besteht darin, dass Quittungen im Format sehr unterschiedlich sind. Auf einem Restaurantbeleg steht oben der Name des Verkäufers, die Artikel werden vertikal aufgelistet und unten wird die Gesamtsumme angezeigt. Auf einer Hotelrechnung sind Daten, Zimmerpreise und Steuern in separaten Abschnitten aufgeführt. Ein Lieferauftrag enthält Einzelposten mit Mengen und Preisen. Ein einziger Extraktionsansatz kann nicht alle diese Probleme bewältigen. Der Konvertierungsworkflow muss flexibel genug sein, um Daten aus verschiedenen Formaten in eine konsistente Spesenabrechnungsstruktur zu extrahieren.
Laut einer Umfrage des Spesenmanagementunternehmens Expensify aus dem Jahr 2025 verbringen Mitarbeiter durchschnittlich 22 Minuten pro Spesenabrechnung mit der manuellen Dateneingabe aus Belegen (Expensify, „Expense Reporting Trends“, 2025). Durch die automatische Extraktion wird dieser Zeitraum auf wenige Minuten reduziert.
Der Workflow vom Beleg zur Spesenabrechnung
Konvertieren Sie jede Quittungs-PDF mit einem browserbasierten PDF-zu-Excel-Konverter in Excel. Jede Quittung wird zu einer separaten Tabelle. Öffnen Sie jede Tabelle und identifizieren Sie die Schlüsselfelder: Datum, Lieferant, Betrag, Kategorie und etwaige Notizen. Kopieren Sie diese Felder in eine Master-Spesenabrechnungsvorlage. Die Vorlage enthält Spalten für jedes Feld und eine Zeile pro Beleg. Fügen Sie bei der Verarbeitung jedes Belegs eine Zeile zur Vorlage hinzu. Wenn alle Belege verarbeitet sind, ist die Spesenabrechnung vollständig.
Bei wiederkehrenden Belegen desselben Lieferanten, beispielsweise einer monatlichen Internetrechnung oder eines regulären Lieferanten, werden die Datenfelder an konsistenten Positionen angezeigt. Erstellen Sie eine Referenz für diesen Anbieter, die zeigt, welche Zellen die einzelnen Felder enthalten. In den Folgemonaten beschleunigt die Referenz die Datenextraktion. Die Daten werden durch die PDF-zu-Excel-Konvertierung bereitgestellt. Die Vorlage organisiert es.
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Umgang mit Belegen in verschiedenen Sprachen und Währungen
Internationale Belege bringen Währungs- und Sprachprobleme mit sich. Eine Quittung in japanischen Yen muss in Ihre Berichtswährung umgerechnet werden. Bei einer Quittung in deutscher Sprache müssen der Name und die Beschreibung des Lieferanten zur Kategorisierung verständlich sein. Für die Währungsumrechnung sollte der Wechselkurs am Tag der Transaktion verwendet werden, der normalerweise auf der Quittung angegeben ist oder von einem Währungsdatendienst erhältlich ist. Für die Spesenabrechnung ist in der Regel keine Sprachübersetzung des Quittungsinhalts erforderlich, da Beträge und Daten numerisch sind und „Lieferanten“ Eigennamen sind.
WukongPDF Konvertierungstools extrahieren Daten aus Quittungs-PDFs unabhängig von der Sprache. Der PDF-Konverter-Ausgang erfasst die numerischen und Datumsdaten genau. Die Währungs- und Sprachbehandlung sind Schritte nach der Konvertierung im Erstellungsprozess der Spesenabrechnung.
Anhängen von Originalbelegen an die Spesenabrechnung
Die meisten Spesenabrechnungssysteme und Unternehmensrichtlinien verlangen, dass dem Bericht Originalbelege beigefügt werden. Führen Sie nach dem Extrahieren der Daten alle Quittungs-PDFs in einer einzigen Anhangdatei zusammen. Ordnen Sie die Belege in der gleichen Reihenfolge an, wie sie in der Spesenabrechnung erscheinen. Der zusammengeführte Anhang stellt eine einzige Datei bereit, die alle unterstützenden Unterlagen enthält. Die Spesenabrechnungstabelle bietet eine strukturierte Zusammenfassung.
Der PDF-Tools-Workflow für die Spesenabrechnung kombiniert die Datenextraktion für die Abrechnung mit der Dokumentenzusammenführung für die Anhänge. Das Ergebnis ist ein komplettes Speseneinreichungspaket: eine Tabelle mit den Daten und ein PDF mit den Originalbelegen.
Umgang mit digitalen Belegen im Vergleich zu gescannten Papierbelegen
Digitale Belege, die von Online-Zahlungssystemen generiert und als PDFs per E-Mail verschickt werden, verfügen über einen wählbaren Text. Die Datenextraktion daraus ist unkompliziert, da der Text maschinenlesbar ist. Bei gescannten Papierbelegen handelt es sich um Bilder. Sie benötigen OCR, bevor eine Datenextraktion möglich ist. Der OCR-Schritt birgt die Möglichkeit von Erkennungsfehlern, insbesondere bei verblassten Thermopapierbelegen, deren Druck hell und ungleichmäßig ist.
Verarbeiten Sie zuerst digitale Belege, da diese schnell und genau extrahiert werden. Verarbeiten Sie gescannte Belege als Zweites mit OCR und Verifizierung. Die PDF-zu-Excel-Konvertierung für digitale Belege erfolgt direkt. Für gescannte Belege ist der OCR-Zwischenschritt erforderlich.
Erstellen einer Belegverarbeitungsroutine für monatliche Ausgabenzyklen
Wenn Sie die Ausgaben monatlich abrechnen, bauen Sie eine Routine auf. Erstellen Sie einen Ordner für jeden Monatsbeleg. Konvertieren Sie alle Belege sofort nach Eingang in Excel. Am Monatsende sind die Daten für die Berichtserstellung bereit. Die Routine verteilt die Arbeit über den Monat und erspart Ihnen am Monatsende die Mühe, einen Stapel Quittungen in einem Arbeitsgang zu bearbeiten.
Der PDF-Konverter Monatsworkflow für Belege ist eine über die Zeit verteilte Stapelverarbeitung. Es dauert Sekunden, bis jede Quittung eintrifft. Die Zusammenstellung des Monatsendberichts aus den vorverarbeiteten Daten dauert nur wenige Minuten.
Ungewöhnliche Belege zur manuellen Überprüfung markieren
Unter den vielen Routinebelegen werden einige ungewöhnlich sein. Eine Restaurantquittung mit einem handgeschriebenen Trinkgeldbetrag. Ein Hotelbericht mit umstrittenen Anschuldigungen. Ein Lieferschein mit einer Retourengutschrift. Bei der automatisierten Extraktion werden diese möglicherweise falsch verarbeitet, da die Daten nicht dem erwarteten Muster folgen. Markieren Sie ungewöhnliche Belege zur manuellen Überprüfung, anstatt sie durch die automatisierte Pipeline zu zwingen.
Die PDF-zu-Excel-Extraktion für Routinebelege ist automatisiert. Ungewöhnliche Belege erfordern manuelle Aufmerksamkeit. Der Hybridansatz verarbeitet den Großteil effizient, ohne die Genauigkeit der Ausnahmen zu beeinträchtigen.
Archivierung von Originalbelegen für Steuer- und Prüfungszwecke
Steuerbehörden und Wirtschaftsprüfer verlangen, dass Originalbelege für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, in der Regel je nach Gerichtsbarkeit drei bis sieben Jahre. Nachdem Sie die Daten für die Spesenabrechnung extrahiert haben, speichern Sie die Originalbeleg-PDFs in einem nach Jahr und Monat geordneten Archivordner. Das Archiv erfüllt die Aufbewahrungspflicht. Die extrahierten Daten erfüllen die Berichtspflicht.
Der Beleg-Workflow PDF-Tools erstellt sowohl die Spesenabrechnung zur Übermittlung als auch das organisierte Archiv zur Aufbewahrung. Beides ist für die Einhaltung erforderlich. Beides allein reicht nicht aus.
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