Das Konvertieren von Excel in PDF ist in Excel selbst integriert, aber um ein sauberes Ergebnis zu erhalten – eines, bei dem die Tabelle richtig auf die Seite passt, auf der richtigen Anzahl von Seiten gedruckt wird und keine Spalten abgeschnitten werden –, sind einige Einstellungsanpassungen erforderlich, die viele Leute überspringen. Der Standardexport erzeugt oft ein PDF, bei dem sich die Tabelle über mehr Seiten als erwartet erstreckt oder Spalten am Rand abgeschnitten werden.
Einrichten des Druckbereichs vor dem Exportieren
Definieren Sie vor dem Exportieren den Druckbereich, um genau zu steuern, was in das PDF gelangt. Wählen Sie die Zellen aus, die Sie einschließen möchten, und gehen Sie zu Seitenlayout → Druckbereich → Druckbereich festlegen. Dadurch wird Excel angewiesen, nur diese Auswahl zu exportieren und nicht alles auf dem Blatt, einschließlich leerer Zellen. Ohne diesen Schritt exportiert Excel häufig einen großen leeren Bereich rechts oder unterhalb der Daten, wodurch ein PDF mit vielen leeren Seiten entsteht.
Wenn die Tabelle zu breit ist, um auf eine einzelne Seitenbreite zu passen, gehen Sie zu Seitenlayout → Passend skalieren und ändern Sie die Breiteneinstellung auf „1 Seite“. Dadurch wird der Inhalt horizontal so skaliert, dass er auf eine Seitenbreite passt, wobei so viele Zeilen pro Seite beibehalten werden, wie die Daten erfordern. Bei umfangreichen Finanzmodellen mit vielen Spalten ist dies oft der Unterschied zwischen einem lesbaren PDF und einem, bei dem die Hälfte der Daten fehlt.
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Exportieren aus Excel
In Excel für Windows: Datei → Exportieren → PDF/XPS erstellen. Dadurch entsteht ein richtiges PDF mit Vektortext und eingebetteten Schriftarten. Alternativ können Sie „Datei“ → „Drucken“ → den Drucker von „Microsoft Print“ auf „PDF“ ändern. Beide funktionieren, aber die Exportroute liefert eine etwas bessere Ausgabe für Dokumente mit Diagrammen und Grafiken, da sie Vektorinhalte sauberer verarbeitet als der Druckpfad.
In Excel für Mac: Datei → Speichern unter → PDF oder Datei → Exportieren → PDF. Die Mac-Version akzeptiert auch Befehl+P → Speichern als PDF über den Druckdialog. Überprüfen Sie bei Arbeitsmappen mit mehreren Blättern, ob Sie nur das aktive Blatt oder alle Blätter exportieren möchten. Excel verwendet standardmäßig das aktive Blatt. Wenn Sie also alle Blätter in einem einzigen PDF haben möchten, ändern Sie die Auswahl im Exportdialog.
Exportieren aus Google Sheets
Google Sheets-Exporte erfolgen über Datei → Herunterladen → PDF Dokument. Der Exportdialog bietet mehr Layoutoptionen, als den meisten Menschen bewusst ist: Papiergröße, Ausrichtung, Skalierung (an Breite anpassen, an Höhe anpassen oder ein benutzerdefinierter Prozentsatz), Ränder und ob Gitterlinien und Zeilen-/Spaltenüberschriften einbezogen werden sollen. Wenn Sie sich vor dem Herunterladen eine Minute Zeit nehmen, um diese Einstellungen zu konfigurieren, erhalten Sie ein wesentlich benutzerfreundlicheres PDF, als wenn Sie die Standardeinstellungen akzeptieren.
Bei großen Tabellenkalkulationen funktioniert die Ausrichtung im Querformat oft besser als im Hochformat, und die Funktion „An Breite anpassen“ ist die bessere Wahl. Durch die Skalierung wird verhindert, dass Spalten umbrochen werden. Wenn das Blatt eingefrorene Kopfzeilen hat, können Sie die Option „Eingefrorene Zeilen wiederholen“ aktivieren. In den Exportoptionen werden diese Kopfzeilen auf jede Seite übertragen, wodurch mehrseitige Daten viel einfacher zu lesen sind.
Umgang mit der Größe der Ausgabedatei
Excel-PDF-Dateien mit vielen Diagrammen, bedingter Formatierung oder eingebetteten Bildern können überraschend groß sein. Eine Arbeitsmappe, die als XLSX-Datei 2 MB groß ist, kann ein PDF mit mehr als 15 MB erzeugen, wenn sie viele hochauflösende Diagramme enthält. Wenn Sie das exportierte PDF über ein PDF-Komprimierungstool-Tool ausführen, wird dies erheblich reduziert – Diagramme und eingebettete Grafiken lassen sich gut komprimieren und der Textinhalt in Zellen bleibt scharf. Für PDFs, die per E-Mail verschickt oder auf ein Portal mit einer Größenbeschränkung hochgeladen werden, ist die Komprimierung einen zusätzlichen Schritt wert.
Wenn Empfänger die Daten extrahieren und nicht nur anzeigen müssen, überlegen Sie, ob ein PDF tatsächlich das richtige Format ist. Ein PDF einer Tabelle ist eine feste visuelle Darstellung – die Zahlen sind vorhanden, können aber nicht mit Formeln verknüpft, gefiltert oder sortiert werden. Für Empfänger, die mit den Daten arbeiten müssen, anstatt nur einen Bericht zu lesen, ist die direkte Weitergabe der XLSX-Datei oder ein Google Sheets-Link besser als die Konvertierung in PDF.
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