Das Speichern einer E-Mail als PDF ist nützlich, um Aufzeichnungen zu führen, E-Mail-Threads mit Personen zu teilen, die nicht im Original-Thread waren, oder Korrespondenz zusammen mit zugehörigen Dokumenten abzulegen. Jeder große E-Mail-Client unterstützt dies – die Schritte unterscheiden sich lediglich geringfügig.
So konvertieren Sie eine E-Mail in Gmail in PDF
Öffnen Sie die E-Mail in Gmail. Klicken Sie auf das Dreipunktmenü in der oberen rechten Ecke der E-Mail (nicht auf das Browsermenü – das in der E-Mail selbst) und wählen Sie Drucken. Gmail öffnet eine Druckvorschau. Ändern Sie im Druckdialog das Ziel in „Speichern als PDF“ und klicken Sie auf „Speichern“. Die E-Mail wird als PDF gespeichert, einschließlich Absender, Empfänger, Datum, Betreffzeile und Text.
Bei E-Mail-Threads mit mehreren Antworten erfasst die Druckfunktion von Gmail den gesamten Thread in der Reihenfolge, in der er auf dem Bildschirm erscheint. Wenn Sie nur bestimmte Nachrichten aus dem Thread wünschen, erweitern Sie diese Nachrichten und reduzieren Sie die anderen, bevor Sie sie drucken.
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So konvertieren Sie eine E-Mail in PDF in Outlook
Öffnen Sie in Microsoft Outlook unter Windows die E-Mail und gehen Sie zu Datei > Drucken. Wählen Sie im Druckdialog als Drucker Microsoft Print to PDF aus und klicken Sie auf Drucken. Wählen Sie einen Speicherort, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Gehen Sie in Outlook auf dem Mac zu Datei > Drucken Sie und verwenden Sie das Dropdown-Menü „PDF“ unten links im Druckdialog, um „Als PDF speichern“ auszuwählen.
Die PDF-Ausgabe von Outlook enthält den vollständigen E-Mail-Header – Von, An, CC, Datum, Betreff – gefolgt vom Nachrichtentext. Anhänge sind nicht im PDF enthalten; sie bleiben als separate Dateien bestehen.
Konvertieren von E-Mails in PDF auf iPhone und Android
Öffnen Sie auf dem iPhone die E-Mail in Mail, tippen Sie auf den Antwortpfeil unten auf dem Bildschirm und scrollen Sie nach unten, um „Drucken“ zu finden. Ziehen Sie in der Druckvorschau das Miniaturbild nach außen, um es in eine PDF-Ansicht umzuwandeln, tippen Sie dann auf die Schaltfläche „Teilen“ und speichern Sie es unter „Dateien“.
Öffnen Sie unter Android die E-Mail in Gmail oder Ihrer Mail-App, tippen Sie auf das Dreipunktmenü, wählen Sie Drucken und dann im Drucker-Dropdown die Option Als PDF speichern. Der Vorgang funktioniert auf die gleiche Weise wie das Speichern einer Webseite im PDF-Format unter Android.
Einschließen von E-Mail-Anhängen in das PDF
Bei der standardmäßigen E-Mail-zu-PDF-Konvertierung wird nur der E-Mail-Text erfasst, keine Anhänge. Wenn Sie die E-Mail und ihre Anhänge in einer Datei benötigen, laden Sie die Anhänge separat herunter, konvertieren Sie sie in PDF, falls noch nicht geschehen, und verwenden Sie dann das Tool Merge PDF von WukongPDF, um die E-Mail-PDF mit den Anhängen PDFs in der richtigen Reihenfolge zu kombinieren.
Dadurch entsteht eine eigenständige Aufzeichnung der Korrespondenz und aller zugehörigen Dokumente – nützlich für rechtliche Angelegenheiten, Compliance-Aufzeichnungen oder Kundenprojektarchive, in denen alles, was mit einer Kommunikation zusammenhängt, zusammen gespeichert werden muss.
E-Mails organisieren und benennen PDFs
Der Standarddateiname für einen E-Mail-zu-PDF-Export ist normalerweise die Betreffzeile, die lang sein kann oder Zeichen enthält, die in einigen Dateisystemen Probleme verursachen. Benennen Sie die Datei sofort nach dem Speichern in ein konsistentes Format um – ein datumsbasiertes Format wie 2025-06-15_ClientName_Topic funktioniert gut und sortiert in jedem Dateimanager chronologisch.
Wenn die E-Mail PDF aufgrund von Inline-Bildern groß ist, wird die Dateigröße reduziert, ohne dass sich dies auf den Textinhalt auswirkt. Die meisten E-Mail-PDF-Dateien lassen sich gut komprimieren, da die Bilder oft nicht für die Dokumentenspeicherung optimiert sind.
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