Ein Inhaltsverzeichnis verwandelt ein langes PDF von einem Dokument, durch das Sie blind scrollen, in ein Dokument, durch das Sie navigieren können. Für jedes PDF mit mehr als zehn Seiten – Berichte, Handbücher, Vorschläge, Forschungsarbeiten – ist das Fehlen eines Inhaltsverzeichnisses ein Problem der Benutzerfreundlichkeit. Das nachträgliche Hinzufügen ist aufwändiger als das Einbinden in das Quelldokument, aber mit dem richtigen Ansatz ist es machbar.
Zwei verschiedene Dinge namens „Inhaltsverzeichnis“
Es lohnt sich, zwischen zwei verwandten, aber unterschiedlichen Merkmalen zu unterscheiden, bevor Sie sich für einen Ansatz entscheiden.
Ein visuelles Inhaltsverzeichnis ist eine Seite im Dokument, auf der Abschnittstitel und Seitenzahlen aufgeführt sind – die traditionelle Art, die Sie am Anfang eines Buches finden würden. Leser sehen es, wenn sie das Dokument öffnen, und können darauf zurückgreifen, um Abschnitte manuell zu finden.
PDF-Lesezeichen sind die anklickbaren Navigationseinträge, die in der Seitenleiste von PDF-Viewern wie Adobe Reader angezeigt werden. Sie sind im Dokument selbst unsichtbar, bieten jedoch eine sofortige Sprungnavigation, wenn der Leser darauf klickt. Für die PDF-Navigation auf dem Bildschirm sind Lesezeichen oft nützlicher als ein visuelles Inhaltsverzeichnis, da sie immer zugänglich sind, ohne zur Startseite zurückscrollen zu müssen.
Ein gut vorbereitetes langes PDF sollte idealerweise beides haben. Die folgenden Ansätze decken beide ab.
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Der beste Ansatz: Erstellen Sie ihn vor dem Export
Wenn das Quelldokument noch verfügbar ist, besteht die sauberste Lösung darin, das Inhaltsverzeichnis in Word hinzuzufügen, bevor es nach PDF exportiert wird. Dadurch werden sowohl eine visuelle Inhaltsverzeichnisseite als auch PDF-Lesezeichen automatisch erstellt – in einem einzigen Vorgang.
Schritt 1: Richtige Überschriftenstile verwenden
Das automatische Inhaltsverzeichnis von Word wird aus Überschriftenstilen generiert – Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3. Wenn das Dokument diese Stile konsistent verwendet, schreibt sich das Inhaltsverzeichnis von selbst. Wenn Überschriften manuell erstellt wurden, indem der Text fett und groß dargestellt wurde, werden sie vom automatischen Inhaltsverzeichnis nicht gefunden. Wenden Sie die richtigen Überschriftenstile an, bevor Sie fortfahren.
Schritt 2: Inhaltsverzeichnis einfügen
Platzieren Sie den Cursor dort, wo das Inhaltsverzeichnis erscheinen soll – normalerweise nach dem Deckblatt und vor der Einleitung. Gehen Sie zu Referenzen > Inhaltsverzeichnis und wählen Sie einen der automatischen Stile. Word generiert eine Seite, auf der alle Überschriften mit ihren Seitenzahlen in einheitlicher Formatierung aufgeführt sind. Aktualisieren Sie es vor dem Exportieren, wenn Sie Änderungen an der Dokumentstruktur vorgenommen haben.
Schritt 3: Exportieren mit aktivierten Lesezeichen
Öffnen Sie beim Exportieren nach PDF (Datei > Speichern unter > PDF) das Dialogfeld „Optionen“ und aktivieren Sie „Lesezeichen erstellen mit: Überschriften“. Dadurch wird jede Überschrift im Dokument in ein PDF-Lesezeichen umgewandelt. Das Ergebnis ist ein PDF mit einer visuellen Inhaltsverzeichnisseite und einer anklickbaren Lesezeichennavigation in der Seitenleiste – das am besten verwendbare Format für ein langes Dokument.
Lesezeichen zu einem vorhandenen PDF hinzufügen
Wenn das Quelldokument nicht verfügbar ist und Sie direkt mit einem PDF arbeiten, können Lesezeichen manuell in Adobe Acrobat Pro hinzugefügt werden. Öffnen Sie das Lesezeichen-Bedienfeld (Ansicht > Ein-/Ausblenden > Navigationsbereiche > Lesezeichen), navigieren Sie zu der Seite, die Sie mit einem Lesezeichen versehen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Lesezeichen“. Geben Sie den Namen für das Lesezeichen ein – den Abschnittstitel – und es wird dem Navigationsbereich hinzugefügt.
Bei einem Dokument mit vielen Abschnitten ist die manuelle Erstellung von Lesezeichen zeitaufwändig, aber unkompliziert. Arbeiten Sie das Dokument Abschnitt für Abschnitt durch und fügen Sie am Anfang jedes Abschnitts ein Lesezeichen ein. Lesezeichen können verschachtelt werden – ein Kapitel-Lesezeichen, das Unterabschnitts-Lesezeichen enthält – was die Überschriftenhierarchie widerspiegelt und die Navigation bei komplexen Dokumenten intuitiver macht.
Hinzufügen einer visuellen Inhaltsverzeichnisseite
Um eine Seite mit einem visuellen Inhaltsverzeichnis zu einem PDF hinzuzufügen, das keins hat, muss zuerst die Seite erstellt und dann in das Dokument eingefügt werden.
- Erstellen Sie die Seite mit dem Inhaltsverzeichnis in Word – listen Sie jeden Abschnittstitel und seine Seitenzahl klar formatiert auf
- Exportieren Sie diese einzelne Seite als PDF
- Verwenden Sie ein Zusammenführungstool, um das Inhaltsverzeichnis PDF mit dem Hauptdokument zu kombinieren und es vorne einzufügen
- Stellen Sie sicher, dass alle Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis mit den tatsächlichen Seiten im zusammengeführten Dokument übereinstimmen. Durch die Zusammenführung werden möglicherweise Seitenzahlen verschoben, wenn im Inhaltsverzeichnis Seiten am Anfang hinzugefügt werden
Dieser letzte Schritt ist entscheidend: Wenn das Originaldokument am Anfang Seite 1 hatte und Sie davor eine Seite mit einem Inhaltsverzeichnis hinzufügen, wird alles um eine Seite verschoben. Aktualisieren Sie vor der Fertigstellung die Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis. Das Tool Merge PDF von WukongPDF unter www.wukongpdf.com verwaltet die Dateikombination – laden Sie das Inhaltsverzeichnis PDF und das Hauptdokument der Reihe nach hoch und laden Sie das kombinierte Ergebnis herunter.
Lohnt sich für jedes Dokument mit mehr als zehn Seiten
Ein Inhaltsverzeichnis und PDF-Lesezeichen zusammen sind eine Investition von zehn bis dreißig Minuten für ein Dokument, das Dutzende oder Hunderte Male geöffnet werden kann. Jeder Leser profitiert bei jeder Nutzung des Dokuments von der Navigation. Für Berichte, Handbücher, Vorschläge und alle PDF, in denen Benutzer bestimmte Abschnitte finden müssen, anstatt sie von Anfang bis Ende zu lesen, ist die PDF Navigation durch ein ordnungsgemäßes Inhaltsverzeichnis eine der wertvollsten Verbesserungen, die Sie vornehmen können.
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