Ein Produkthandbuch muss in Englisch, Spanisch, Französisch und Deutsch geliefert werden. Das Erstellen von vier separaten PDFs bedeutet, vier Dateien zu verwalten, vier Dokumente zu aktualisieren, wenn sich das Produkt ändert, und sicherzustellen, dass alle vier Versionen synchronisiert bleiben. Ein einzelnes PDF mit Sprachebenen vereint alle vier Sprachen in einer Datei. Der Leser wählt seine Sprache aus und die anderen drei verschwinden.
PDF-Ebenen machen mehrsprachige Dokumente praktisch, indem jede Sprachversion als separate Ebene gespeichert wird. Die Basisschicht enthält sprachunabhängige Inhalte: Bilder, Diagramme und Formatierungen. Jede Sprachebene enthält den übersetzten Text. Der Leser schaltet eine Sprachebene ein und die anderen aus.
Wie Sprachebenen in PDF funktionieren
Jede Sprache ist eine separate optionale Inhaltsgruppe, der PDF-Begriff für eine Ebene. Die englische Ebene enthält den gesamten englischen Text, der relativ zu den Bildern und Diagrammen korrekt positioniert ist. Die spanische Ebene enthält an denselben Positionen spanischen Text. Die Ebenen schließen sich in der Praxis gegenseitig aus, der PDF-Viewer ermöglicht jedoch die gleichzeitige Anzeige mehrerer Ebenen.
Die Sichtbarkeit der Ebenen wird über das Ebenenbedienfeld des PDF-Viewers gesteuert. Der Leser öffnet das Panel, wählt seine Sprache aus und das Dokument wird in dieser Sprache angezeigt. Der PDF-Übersetzung-Inhalt wird vorab gerendert und nicht im laufenden Betrieb maschinell übersetzt. Die Übersetzungsqualität richtet sich nach den Angaben des Dokumenterstellers.
Die Basisebene enthält alle Nichttextinhalte: Fotos, Illustrationen, Diagramme, Seitenhintergründe und dekorative Elemente. Dieser Inhalt erscheint unabhängig von der gewählten Sprache. Die Trennung von Text und Nichttextinhalt in verschiedene Ebenen ist die wichtigste Designentscheidung.
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Erstellen der Sprachebenen
Entwerfen Sie das Dokument in einer Layoutanwendung, die Ebenen unterstützt, z. B. Adobe InDesign oder Illustrator. Erstellen Sie für jede Sprache eine Ebene plus die Basisebene. Platzieren Sie den englischen Text auf der englischen Ebene, den spanischen Text auf der spanischen Ebene usw. Als PDF exportieren, wobei die Ebenen erhalten bleiben.
WukongPDF ermöglicht die Bearbeitung im PDF-Format über den Browser. Bei vorhandenen einsprachigen PDFs kann die Plattform übersetzten Text als neuen Ebeneninhalt hinzufügen. Der Workflow zur Ebenenerstellung ist jedoch am effizientesten, wenn er von Anfang an entworfen wird.
Konfigurieren der Ebenensichtbarkeit für den Reader
Legen Sie die anfängliche Sichtbarkeit der Ebene so fest, dass die am häufigsten verwendete Sprache standardmäßig sichtbar ist und andere Sprachen ausgeblendet sind. Der Leser ändert die Sichtbarkeit über das Ebenenbedienfeld. Fügen Sie auf der ersten Seite Anweisungen hinzu, die erklären, wie Sie eine Sprache auswählen.
Layer-Optionsschaltflächen, bei denen die Auswahl einer Sprache automatisch die Auswahl der anderen aufhebt, verbessern das Benutzererlebnis. Der Leser muss die vorherige Sprache nicht manuell ausblenden, bevor er die neue anzeigt. Nicht alle PDF-Viewer unterstützen Optionsfeld-Ebenengruppen.
Pflege und Aktualisierung des mehrsprachigen PDF
Wenn sich der Dokumentinhalt ändert, aktualisieren Sie jede Sprachebene mit dem überarbeiteten Text. Die Basisschicht ändert sich einmal. Die Sprachebenen ändern sich für jede Sprache. Der Aktualisierungsworkflow ist effizienter als die Aktualisierung von vier separaten PDFs, da der Basisinhalt gemeinsam genutzt wird.
Die anfängliche Einrichtung einer mehrsprachigen PDF-Datei mit Ebenen erfordert mehr Aufwand als eine einsprachige PDF-Datei, die laufende Wartung ist jedoch effizienter, da alle Sprachen denselben Basisinhalt haben.
Wenn Sie einer vorhandenen PDF-Datei mit Ebenen eine neue Sprache hinzufügen, muss nur der Text in der neuen Sprache erstellt und auf einer neuen Ebene platziert werden.
Layer-Benennungskonventionen sollten den Sprachnamen in dieser Sprache verwenden, z. B. Englisch und Spanisch, und nicht Codes wie EN und ES.
Die für jede Sprachebene verwendete Schriftart muss den Zeichensatz dieser Sprache unterstützen.
Für Rechts-nach-links-Sprachen wie Arabisch und Hebräisch muss die Textrichtung auf ihrer Ebene umgekehrt werden.
Die erste Ansicht des PDFs sollte die gebräuchlichste Sprache für die beabsichtigte Zielgruppe anzeigen.
Durch das unabhängige Testen jeder Sprachebene wird überprüft, ob der Text für jede Sprache vollständig und korrekt positioniert ist.
Die Dateigröße einer mehrsprachigen PDF-Datei mit Ebenen ist größer als die einer einsprachigen PDF-Datei, da sie mehrere Kopien des Textes enthält.
Wenn sich der Dokumentinhalt ändert, wird die Basisebene einmalig aktualisiert. Jede Sprachebene muss mit der überarbeiteten Übersetzung aktualisiert werden.
Bei Dokumenten mit häufigen Inhaltsaktualisierungen reduziert die Pflege eines Übersetzungsspeichers den Übersetzungsaufwand für jede Aktualisierung.
Das Ebenenbedienfeld ist nicht die intuitivste Oberfläche für die Sprachauswahl. Eine spezielle Seite zur Sprachauswahl sorgt für ein besseres Erlebnis.
Die Verteilung einer mehrsprachigen, geschichteten PDF-Datei als Primärdokument mit einsprachigen Auszügen bietet Flexibilität.
Der langfristige Archivierungswert einer mehrsprachigen PDF-Datei mit Ebenen ist höher als bei separaten einsprachigen PDFs.
Sprachebenen können gesperrt werden, um versehentliche Änderungen zu verhindern und dem Leser dennoch die Möglichkeit zu geben, die Sichtbarkeit umzuschalten.
Der Sichtbarkeitsstatus der Ebene kann mit dem Dokument gespeichert werden, sodass die vom Leser bevorzugte Sprache beibehalten wird, wenn er die Datei erneut öffnet.
Bei Dokumenten, die auf physischen Medien wie USB-Laufwerken verteilt werden, entfällt dank der mehrsprachigen PDF-Datei die Notwendigkeit, für jede Sprache separate Dateien einzubinden.
Der ebenenbasierte Ansatz kann um Barrierefreiheitsebenen wie kontrastreichen Text oder für Screenreader optimierte Inhalte erweitert werden.
Eine mit PDF-Schaltflächen und JavaScript aufgebaute Sprachauswahloberfläche bietet ein intuitiveres Erlebnis als das Ebenenbedienfeld.
Beim Drucken einer mehrsprachigen PDF-Datei mit Ebenen werden nur die aktuell sichtbaren Ebenen gedruckt. Der Leser wählt vor dem Drucken seine Sprache aus.
Die Übersetzungsqualität für jede Sprachebene sollte unabhängig von Muttersprachlern dieser Sprache überprüft werden.
Die Versionskontrolle für mehrsprachige PDFs sollte Änderungen an jeder Sprachebene separat im Revisionsverlauf des Dokuments verfolgen.
Der in allen Sprachen gemeinsam genutzte Inhalt der Basisschicht sollte so gestaltet sein, dass er die längste Textzeichenfolge in jeder Sprache aufnehmen kann.
Bei regulatorischen Dokumenten stellt das mehrsprachige PDF sicher, dass alle Sprachversionen gemeinsam verteilt werden, wodurch das Risiko veralteter Übersetzungen vermieden wird.
Die Dateigröße der mehrsprachigen PDF-Datei kann optimiert werden, indem Bilder auf der Basisebene komprimiert und Schriftartuntergruppen für jede Sprachebene verwendet werden.
Der mehrsprachige PDF-Ansatz eignet sich am besten für Dokumente, deren Layout in allen Sprachen identisch ist und sich nur der Text ändert. Für Dokumente mit sprachspezifischen Layoutanforderungen sind möglicherweise separate Dateien erforderlich.
Die Ebenensichtbarkeit kann über Dokument-JavaScript gesteuert werden, das beim Öffnen des Dokuments ein Dialogfeld zur Sprachauswahl anzeigt und so ein ausgefeilteres Erlebnis bietet als das Ebenenbedienfeld.
Die im Ebenenbedienfeld angezeigten Ebenennamen sollten den in dieser Sprache geschriebenen Sprachnamen verwenden, damit Leser ihre Sprache schnell erkennen können.
Bei Dokumenten mit vielen Bildern wird die Basisebene mit den Bildern von allen Sprachen gemeinsam genutzt, wodurch die mehrsprachige PDF-Datei speichereffizienter ist als separate Sprachversionen.
Beim Drucken einer mehrsprachigen PDF-Datei sollte der Leser vor dem Drucken seine Sprachebene auswählen, um zu vermeiden, dass alle Sprachebenen gleichzeitig gedruckt werden.
Das mehrsprachige, geschichtete PDF ist besonders wertvoll für die Produktdokumentation, die mit international verkauften Produkten geliefert wird, da eine einzige Datei alle Märkte bedient.
Barrierefreiheitsfunktionen wie Alternativtext auf Bildern sollten in jeder Sprache auf der entsprechenden Sprachebene bereitgestellt werden.
Das Erstellungsdatum und der Revisionsverlauf in den PDF-Metadaten sollten darauf hinweisen, dass das Dokument mehrere Sprachen enthält, um zukünftige Dokumentverarbeiter zu informieren.
Der mehrsprachige mehrschichtige PDF-Ansatz ist für Dokumente, die in drei oder mehr Sprachen übersetzt wurden, am kostengünstigsten, da der gemeinsame Basisinhalt die Wartungseffizienz vervielfacht.
Wenn Sie eine mehrsprachige PDF-Datei aktualisieren, nehmen Sie alle Sprachänderungen in einer einzigen Bearbeitungssitzung vor, um das Risiko eines Versionsversatzes zwischen Sprachebenen zu minimieren.
Das Feld „PDF-Metadatensprache“ sollte auf die primäre Dokumentsprache eingestellt sein, mit einem Hinweis im Betrefffeld, der die zusätzlichen Sprachen angibt, die über Ebenen verfügbar sind.
| Ebene | Inhalt | Standardmäßig sichtbar | Hinweise |
|---|---|---|---|
| Base | Bilder, Diagramme, Seitenlayout | Stets | In allen Sprachen geteilt |
| Englisch | Alle englischen Texte | Ja (Standard) | Als Standard für englischsprachiges Publikum festlegen |
| Spanisch | Alle spanischen Texte | NEIN | Umschalten über das Ebenenbedienfeld |
| Französisch | Alle französischen Texte | NEIN | Umschalten über das Ebenenbedienfeld |
| Deutsch | Alle deutschen Texte | NEIN | Umschalten über das Ebenenbedienfeld |
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