Ein Vertrag wurde vollständig ausgeführt. Alle Parteien haben unterschrieben. Die digitalen Signaturen sind auf der Signaturseite sichtbar und bestätigen die Echtheit des Dokuments und die Identität der Unterzeichner. Jetzt ist der Vertrag abgeschlossen und muss mit verschiedenen Stakeholdern geteilt werden, die nur noch den Inhalt benötigen. Sie benötigen keine kryptografischen Signaturen. Tatsächlich erhöhen die Signaturen unnötig die Komplexität: Einige Viewer zeigen eine Signaturvalidierungsleiste an, andere fordern zur Zertifikatsüberprüfung auf und andere kennzeichnen das Dokument als nicht verifizierte Signaturen. Durch das Entfernen der Signaturen entsteht ein sauberes, allgemein lesbares Dokument.
Digitale Signaturen in einer PDF-Datei dienen einem bestimmten Zweck: Sie stellen sicher, dass das Dokument seit der Signatur nicht verändert wurde und dass die Identität des Unterzeichners von einer Zertifizierungsstelle bestätigt wurde. Sobald das Dokument fertiggestellt ist und die Signaturen ihren Zweck erfüllt haben, ist deren Entfernung ein legitimer Schritt zur Dokumentenbereinigung. Der PDF entsperren Prozess für digitale Signaturen unterscheidet sich vom Entfernen des Passwortschutzes oder von Berechtigungsbeschränkungen.
Verstehen, was eine digitale Signatur ist und wie sie gespeichert wird
Eine digitale Signatur in einer PDF-Datei ist eine in die Datei eingebettete kryptografische Struktur. Es enthält das Zertifikat des Unterzeichners, den Signaturwert, der ein verschlüsselter Hash des Dokumentinhalts zum Zeitpunkt des Signierens ist, einen Zeitstempel einer Zeitbehörde und ein visuelles Erscheinungsbild, das Signaturbild oder den Text, der auf der Seite erscheint. Die Signatur umfasst einen Bereich von Bytes im PDF. Jede Änderung dieser Bytes nach dem Signieren macht die Signatur ungültig.
Das Entfernen einer digitalen Signatur umfasst das Löschen des Signaturfelds aus dem Signaturwörterbuch der PDF-Datei und das Entfernen des visuellen Erscheinungsbilds von der Seite. Der Dokumentinhalt außerhalb des Signaturfeldes bleibt davon unberührt. Der Rest des Dokuments bleibt genau so, wie es vor dem Entfernen der Signatur war.
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So entfernen Sie eine digitale Signatur
Das Signaturverwaltungstool von WukongPDF kann digitale Signaturen aus einer PDF-Datei löschen. Laden Sie das Dokument hoch. Das Tool erkennt alle digitalen Signaturfelder. Wählen Sie die Signaturen aus, die Sie entfernen möchten. Wenden Sie die Entfernung an. Das Tool löscht die Signaturdaten und entfernt das visuelle Erscheinungsbild der Signatur von der Seite. Die resultierende PDF-Datei weist keine digitalen Signaturen auf und löst in keinem Viewer Dialoge zur Signaturvalidierung aus.
Überprüfen Sie nach dem Entfernen der Signaturen, ob der Dokumentinhalt intakt ist. Stellen Sie sicher, dass auf der Signaturseite die Signaturbilder nicht mehr angezeigt werden. Stellen Sie sicher, dass beim Öffnen des Dokuments kein Signaturfeld oder eine Validierungsleiste angezeigt wird. Überprüfen Sie, ob die Seitenzahl korrekt ist. Das Entfernen von Signaturen sollte keine Auswirkungen auf andere Aspekte des Dokuments haben.
Der Unterschied zwischen dem Entfernen und Ungültigmachen einer Signatur
Eine entfernte Signatur ist verschwunden. Die Datei enthält keine Signaturdaten mehr. Eine Signatur, die durch Bearbeiten des Dokuments nach dem Signieren ungültig gemacht wird, befindet sich noch in der Datei, wird jedoch als ungültig gekennzeichnet. Im Signaturfeld wird eine Warnung angezeigt. Die visuelle Signatur wird möglicherweise weiterhin angezeigt, jedoch mit einem roten X oder einer Warnmeldung. Das Entfernen einer Signatur ist eine absichtliche Bereinigung. Die Ungültigmachung durch Bearbeitung des signierten Dokuments stellt eine Dokumentenschädigung dar, die den Empfängern signalisiert, dass das Dokument nach der Unterzeichnung möglicherweise geändert wurde.
Wenn Sie ein signiertes Dokument unter Beibehaltung der Signatur bearbeiten müssen, ist dies nicht möglich. Durch das Bearbeiten des Dokuments werden die von der Signatur abgedeckten Bytes geändert, wodurch die Signatur ungültig wird. Die einzige Möglichkeit, ein signiertes Dokument zu bearbeiten, besteht darin, die Signatur zu entfernen, die Änderungen vorzunehmen und dann optional die bearbeitete Version erneut zu signieren. Aus diesem Grund bieten digitale Signaturen einen Manipulationsnachweis. Jede Änderung, selbst das Hinzufügen eines Leerzeichens, zerstört die Signatur.
Wann das Entfernen einer Signatur richtig ist
Entfernen Sie Signaturen, wenn das signierte Dokument für die Archivverteilung vorbereitet wird und die Signaturen Probleme mit der Viewer-Kompatibilität verursachen. Entfernen Sie Signaturen, wenn das Dokument in ein anderes Format konvertiert wird und der Konvertierungsprozess keine signierten PDFs verarbeiten kann. Entfernen Sie Signaturen, wenn ein Stakeholder eine saubere Version für seine Unterlagen anfordert und die ursprünglich signierte Version an anderer Stelle aufbewahrt wird.
Entfernen Sie keine Unterschriften von der maßgeblichen Kopie eines Dokuments, das seine Echtheit nachweisen muss. Das unterschriebene Original ist die Rechtsakte. Bei der unsignierten Version handelt es sich um eine Gebrauchskopie. Beschriften Sie unsignierte Kopien deutlich, indem Sie beispielsweise UNSIGNED COPY in den Metadaten des Dokuments oder als Kopfzeile auf der ersten Seite hinzufügen, damit Empfänger die unsignierte Version nicht mit dem maßgeblichen signierten Original verwechseln. Die Digitale Signatur auf dem Original erfüllt eine rechtliche Funktion, die die Zweckkopie nicht hat. WukongPDFs PDF-Editor übernimmt die saubere Entfernung von Signaturen und behält alle anderen Dokumentinhalte bei. Davon profitieren vor allem Dokumentenkonvertierungspipelines: Wenn ein signiertes PDF in Word oder HTML umgewandelt werden muss, blockiert die Signaturstruktur die Konvertierung. Durch das Entfernen von Signaturen wird zunächst eine saubere PDF-Datei erstellt, die normal konvertiert werden kann. Nach der Konvertierung liegt der Inhalt im Zielformat vor, während das ursprünglich signierte PDF als maßgeblicher Datensatz verbleibt. Legen Sie für Dokumente mit mehreren Signaturen, die mehrere Runden durchlaufen, eine klare Namenskonvention fest: Contract-Executed-SIGNED.pdf im Vergleich zu Contract-Executed-UNSIGNED-COPY.pdf. Die Benennung verhindert Verwirrung darüber, welche Version rechtliche Bedeutung hat
Bei PDFs, die mehrere Signaturen von unterschiedlichen Signaturplattformen enthalten, beispielsweise wenn ein Unterzeichner Adobe Sign und ein anderer DocuSign verwendet, können die gemischten Signaturformate Kompatibilitätsprobleme verursachen. Das Entfernen aller Signaturen und das erneute Signieren mit einer einzigen Plattform führt zu einem saubereren Dokument. Stellen Sie vor dem Entfernen sicher, dass die ursprünglich signierte Version zu Prüfzwecken erhalten bleibt. Die konsolidierte, neu signierte Version dient der Vereinfachung der Verteilung und nicht dem Ersatz des maßgeblichen Multiplattform-Originals.
Wenn ein signiertes Dokument in ein Records Management System gelangt, können die Signaturen die Fähigkeit des Systems beeinträchtigen, das Dokument zu indizieren und zu kategorisieren. Viele RMS-Plattformen kennzeichnen digital signierte PDFs als potenziell unveränderliche Datensätze und schränken die automatisierte Verarbeitung ein. Durch das Entfernen der Signaturen vor der Aufnahme kann das RMS das Dokument normal verarbeiten. Die unterzeichnete Originalversion sollte als Rechtsdokument außerhalb des RMS archiviert werden. Die unsignierte Version im RMS dient als Arbeitskopie zum Suchen, Abrufen und Referenzieren.
Ein praktischer Hinweis zum Erscheinungsbild der Signatur nach dem Entfernen: Das auf der Seite angezeigte visuelle Signaturbild oder der visuelle Signaturtext kann zusammen mit den kryptografischen Signaturdaten entfernt werden oder auch nicht. Einige Tools entfernen sowohl die kryptografische Signatur als auch das visuelle Erscheinungsbild. Andere entfernen nur die kryptografischen Daten und belassen das Signaturbild als statische Grafik auf der Seite. Wenn Sie möchten, dass auch das Signaturbild entfernt wird, stellen Sie sicher, dass Ihr Entfernungstool beides unterstützt. Ein PDF, das immer noch ein Signaturbild zeigt, aber nicht mehr über die kryptografische Unterstützung verfügt, ist zwar visuell signiert, aber nicht überprüfbar, was bei Empfängern, die die Signatur sehen und versuchen, sie zu validieren, Verwirrung stiften kann.
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