Sie arbeiten in Dropbox und müssen schnell eine Änderung an einem PDF vornehmen. Ändern Sie ein Datum, korrigieren Sie einen Tippfehler, fügen Sie einen Satz hinzu. Der Standard-Workflow ist langwierig: Laden Sie die Datei auf Ihren Computer herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Editor, nehmen Sie die Änderung vor, speichern Sie sie und laden Sie sie erneut in Dropbox hoch. Wenn Sie sich bereits in Dropbox befinden, fühlen sich diese zusätzlichen Schritte wie unnötige Reibung an. Können Sie das PDF einfach direkt in der Dropbox-Benutzeroberfläche bearbeiten?
Dropbox enthält keinen integrierten PDF-Editor. Sie können PDFs in der Dropbox-Weboberfläche in der Vorschau anzeigen und Kommentare hinzufügen, aber Sie können keinen Text bearbeiten, Formularfelder ausfüllen, Bilder hinzufügen oder strukturelle Änderungen am Dokument vornehmen. Dropbox bietet jedoch Integrationspunkte, die eine Verbindung zu PDF-Editoren von Drittanbietern herstellen, sodass Sie ein PDF bearbeiten können, ohne es jemals auf Ihren Desktop herunterladen zu müssen.
Was Dropbox mit PDFs machen kann, ohne die Benutzeroberfläche zu verlassen
Der integrierte PDF-Viewer von Dropbox unterstützt die Vorschau, das Kommentieren und grundlegende Anmerkungen. Öffnen Sie ein PDF in der Dropbox-Web-App, indem Sie darauf klicken. Die Datei wird in einem Vorschaumodus geöffnet, in dem jede Seite angezeigt wird. In dieser Vorschau können Sie Kommentare an bestimmten Positionen auf der Seite hinzufügen, Text hervorheben und Grundformen zeichnen. Diese Anmerkungen werden als Dropbox-Kommentare gespeichert und nicht als Änderungen an der PDF-Datei selbst. Andere Personen mit Zugriff auf die Datei können Ihre Kommentare sehen und darauf antworten, was dies für die gemeinsame Überprüfung und Markierung nützlich macht.
Was Sie in der Dropbox-Vorschau nicht tun können, ist, den eigentlichen Inhalt der PDF-Datei zu bearbeiten. Sie können keinen Text ändern, Seiten löschen, Bilder hinzufügen, Formularfelder ausfüllen, signieren oder ein Wasserzeichen anbringen. Für diese Vorgänge erwartet Dropbox, dass Sie die Datei in einem externen Editor öffnen. Die Integration erfolgt über das Menü „Öffnen mit“.
Versuchen Sie es mit „PDF bearbeiten“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Verwenden der Open With-Integration von Dropbox zum Bearbeiten von PDFs in der Cloud
Dropbox lässt sich über die Funktion „Öffnen mit“ in mehrere PDF-Editor-Anwendungen von Drittanbietern integrieren. Navigieren Sie in der Dropbox-Weboberfläche zur PDF-Datei. Anstatt die Vorschau zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Öffnen mit“, die in der Zeile der Datei oder oben im Vorschaufenster angezeigt wird. Ein Menü listet Anwendungen auf, die diesen Dateityp öffnen können. Wählen Sie einen PDF-Editor aus der Liste aus.
Der Editor wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet und die PDF-Datei wird direkt aus Ihrem Dropbox-Speicher geladen. Sie nehmen Ihre Änderungen im Editor vor und beim Speichern werden die Änderungen automatisch in Dropbox zurückgeschrieben. Die Datei durchläuft niemals den lokalen Speicher Ihres Computers. Der gesamte Rundlauf, Vorschau, Öffnen mit Editor, Bearbeiten, Speichern, Zurückkehren zu Dropbox, erfolgt in der Cloud.
Die verfügbaren Editoren hängen davon ab, welche Anwendungen Sie mit Ihrem Dropbox-Konto verbunden haben. Zu den gängigen Integrationen gehören Adobe Acrobat für die vollständige PDF-Bearbeitung, HelloSign für elektronische Signaturen und verschiedene Dokumentenverwaltungsplattformen. Wenn der Editor, den Sie verwenden möchten, nicht im Menü „Öffnen mit“ angezeigt wird, können Sie ihn über das Dropbox App Center verbinden oder indem Sie der Drittanbieteranwendung den Zugriff auf Ihre Dropbox-Dateien autorisieren.
Die browserbasierte Alternative: Bearbeiten, ohne irgendwelche Apps zu verbinden
Wenn Sie keine Drittanbieter-App mit Ihrem Dropbox-Konto verbinden möchten oder eine schnelle Bearbeitung auf einem Gerät vornehmen müssen, auf dem Sie keine Integrationen installieren können, bietet eine browserbasierte PDF Tools-Plattform eine Alternative, die mit Dropbox funktioniert, jedoch ohne den Integrationsaufwand. Laden Sie das PDF von Dropbox herunter, laden Sie es in WukongPDF hoch, nehmen Sie Ihre Änderungen mit den webbasierten Bearbeitungstools vor, laden Sie die bearbeitete Datei herunter und laden Sie sie wieder in Dropbox hoch. Die Download- und Upload-Schritte verlängern den Gesamtvorgang möglicherweise um 30 Sekunden im Vergleich zu einer direkten Integration, Sie vermeiden jedoch, dass Sie Drittanbieteranwendungen dauerhaften Zugriff auf Ihre Dropbox-Dateien gewähren.
Dieser Ansatz hat einen besonderen Sicherheitsvorteil. Wenn Sie eine Dropbox-Integration verwenden, hat der Drittanbieter-Editor fortlaufend Zugriff auf Ihren Dropbox-Speicher, abhängig von den Berechtigungen, die Sie während der Einrichtung erteilt haben. Wenn Sie ein browserbasiertes Tool verwenden, ohne es mit Dropbox zu verbinden, sieht das Tool nur die Dateien, die Sie während dieser Sitzung explizit hochladen. Nachdem Sie den Browser-Tab geschlossen haben, hat das Tool keinen Zugriff auf Ihre Dropbox. Für gelegentliche PDF-Bearbeitungen an Dateien, die vertrauliche Informationen enthalten, ist dieses sitzungsbasierte Zugriffsmodell sicherer als eine dauerhafte Integration.
PDFs in der mobilen Dropbox-App bearbeiten
Die mobile Dropbox-App für iPhone und Android umfasst dieselben grundlegenden PDF-Vorschau- und Kommentarfunktionen wie die Weboberfläche. Sie können PDFs anzeigen, Kommentare hinzufügen und Links teilen. Die Bearbeitungsmöglichkeiten sind die gleichen wie im Web: nur Anmerkungen und Kommentare. Für die Inhaltsbearbeitung nutzt die mobile App den gleichen „Öffnen mit“-Mechanismus. Tippen Sie beim Anzeigen einer PDF-Datei in der Dropbox-App auf die Schaltfläche „Öffnen mit“ und wählen Sie eine auf Ihrem Telefon installierte Editor-App aus.
Wenn Sie keine spezielle PDF-Editor-App auf Ihrem Telefon haben, funktioniert der mobile Browser-Ansatz auf Telefonen genauso wie auf dem Desktop. Öffnen Sie den Browser Ihres Telefons, gehen Sie zu WukongPDF, laden Sie die Datei mithilfe der Teilen- oder Exportfunktion in der Dropbox-App aus Dropbox hoch, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie das Ergebnis wieder in Dropbox. Die mobile Browseroberfläche übernimmt die gleichen Bearbeitungsvorgänge wie die Desktop-Version, allerdings ist die detaillierte Textbearbeitung auf einem Telefon aufgrund des kleineren Bildschirms schwieriger als auf einem Laptop.
Wann Dropbox-basierte Bearbeitung sinnvoll ist und wann nicht
Die cloudbasierte PDF-Bearbeitung über Dropbox-Integrationen eignet sich am besten für schnelle, unkomplizierte Bearbeitungen: Tippfehler korrigieren, ein Datum aktualisieren, einen Satz hinzufügen, ein Formular ausfüllen. Der Komfort, nicht herunterladen und erneut hochladen zu müssen, spart Echtzeit, wenn die Bearbeitung klein ist. Bei umfangreichen Bearbeitungssitzungen mit Dutzenden von Seiten, komplexen Formatierungsänderungen oder mehreren Überarbeitungsrunden bietet das Herunterladen der Datei und das Arbeiten in einem Desktop-Editor ein schnelleres und reaktionsschnelleres Erlebnis. Cloud-Editoren sind von Ihrer Internetverbindung und Browserleistung abhängig und können bei der Arbeit mit sehr großen Dateien oder komplexen Seitenlayouts träge wirken.
Das Fazit ist, dass Sie ein PDF in Dropbox bearbeiten können, ohne es auf Ihren Computer herunterzuladen, aber nicht nur über Dropbox. Dazu ist entweder ein integrierter Drittanbieter-Editor erforderlich, der mit Ihrem Dropbox-Konto verbunden ist, oder ein kurzer Umweg über ein browserbasiertes Tool. Beide Wege verhindern, dass sich heruntergeladene PDFs auf Ihrem Desktop ansammeln, was für viele Menschen der eigentliche Gewinn ist.
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