PDF 已成為共享幾乎所有專業內容的預設格式 - 這導致在某些情況下它確實是錯誤的選擇。此格式的優點（固定佈局、通用相容性、難以編輯）在某些情況下會成為弱點。知道何時不使用 PDF 可以避免與你的同事產生真正的摩擦，有時也可以避免你產生稍後必須解決的問題。
當接收者需要編輯內容時
PDF 是一種發佈格式。當您希望收件者進行更改（填寫部分、重組內容、新增自己的資料）時發送 PDF 就是發送了錯誤的工具。他們要么會在 PDF 編輯器中苦苦掙扎，試圖在 Word 中進行需要幾秒鐘的更改，要么首先將其轉換為可編輯格式，從而在此過程中引入潛在的質量損失。
如果內容需要來回審查、協作編輯或完成，請傳送 Word 文件、Google 文件連結或收件者實際需要的任何可編輯格式。將 Word 到 PDF 轉換儲存為將作為完成的可交付成果發布的最終版本，而不是仍在處理中的文件。
發送後內容何時發生變化
PDF 在設計上是靜態的。發送後，收件人就會獲得當時文件的快照。如果基本內容發生變化（政策更新、定價變更、程序修訂），收到 PDF 的人可能不知道版本已過時。
對於動態文件（公司政策、員工手冊、正在進行的專案簡介、常見問題、參考指南），雲端文件的共享連結更合適。當您更新文件時，知道連結的每個人都會自動擁有當前版本。定期變更的 PDF 格式 內容快照會造成版本管理問題，並隨著時間的推移而加劇。
當您的受眾主要使用行動裝置時
在手機螢幕上查看專為 A4 或 Letter 紙設計的 PDF 是一種令人沮喪的體驗。文字太小，不放大就無法閱讀，放大意味著失去上下文，不適合螢幕寬度的內容需要水平滾動。 PDF 在桌面上可靠的固定佈局在行動裝置上卻成為了障礙。
如果您的內容的主要受眾是行動用戶（面向客戶的文件、電子報、操作指南），請考慮網頁、電子郵件或行動優化格式是否可以更好地為他們服務。如果出於其他原因（存檔、列印、正式提交）需要 PDF，請注意行動閱讀體驗將不是最佳的，並進行相應的設計：較大的字體、較短的行長、單欄佈局以及最小化對小字體細節的依賴。
當您需要在線上發現內容時
搜尋引擎可以對 PDF 進行索引，但其索引不如 HTML 頁面徹底。 PDF 不支援內部連結、麵包屑導航、結構化資料標記或幫助搜尋引擎理解和排名內容的語義訊號。對於大多數查詢，結構良好的網頁在搜尋結果中的排名將超過等效的 PDF。
如果目標是透過搜尋找到內容（部落格文章、知識庫文章、產品指南），那麼 HTML 是更好的格式。當內容需要離線下載和使用時，PDF 才有效，而不是當主要目標是自然搜尋可見性時。將 40 頁的指南發佈為 PDF 而不是網頁，會導致搜尋流量下降。
當多人需要同時工作時
PDF 沒有即時協作功能。多人可以為 PDF 添加註釋，但他們無法同時編輯內容、即時查看彼此的更改或解決並行編輯之間的衝突。對於任何在創建過程中需要團隊投入的文件（由多個作者起草的提案、由多個部門貢獻的報告），協作平台是合適的環境。
Google Docs、Microsoft 365、Notion 和類似工具都是為此而建構的。 PDF 在協作過程結束時進入畫面，此時內容已最終確定並需要以固定格式發布或分發。
當互動成為體驗的一部分
PDF 可以包含有限的互動性——可填寫的表單欄位、可點擊的超連結、Acrobat 中的嵌入式影片——但它們並不能取代真正的互動式數位體驗。客戶入門流程、產品配置器、互動式測驗、儀表板 - 這些都屬於瀏覽器，而不是 PDF。
測驗很簡單：使用者除了閱讀、填寫或列印之外還需要做更多的事情嗎？如果體驗需要導覽選擇、動態內容或任何以表單填寫以外的方式回應使用者輸入的內容，那麼 PDF 是錯誤的容器。請改用 Web 應用程式、登陸頁面或專用工具。
PDF 是一種很棒的格式 — 但不適用於所有用途
PDF 是需要在各處看起來一致、可靠存檔或正式提交的成品文件的正確格式。對於正在進行的內容、定期更新的內容、主要為行動或搜尋設計的內容或需要即時協作的內容，這種格式是錯誤的。將格式與實際用例相匹配（而不是因為熟悉而預設為 PDF）使內容對每個接收它的人都更有用。