PDF/A 顯示在文件設定、匯出對話方塊和合規性檢查表中 - 通常沒有太多解釋它的實際含義或存在的原因。如果您曾經被告知以 PDF/A 格式提交文件但不知道這意味著什麼，或者您在軟體中看到了該選項並想知道是否使用它，這就是解釋。
PDF/A 其實是什麼
PDF/A 是 PDF 格式的一個版本，專為長期存檔而設計。 「A」是指代表存檔。它是一個 ISO 標準 (ISO 19005)，定義了 PDF 功能的受限子集 - 目標是 PDF/A 檔案將在未來的任何時間由任何系統上的任何相容檢視器準確讀取。
常規 PDF 可能依賴外部資源 - 在其他地方託管的字體、從互聯網提取的內容、在開放環境下運行的 JavaScript、需要查看者可能沒有的密鑰的加密。 PDF/A 消除了所有這些。文件正確呈現所需的所有內容都必須嵌入到文件本身中，並且不允許任何可能使文件依賴外部系統或軟體版本的內容。
PDF/A 不允許什麼
PDF/A 禁止以下內容：
- 加密——受密碼保護的文件無法保證在未來的檢視器中開啟
- 外在內容引用－一切都必須是獨立的
- JavaScript 和可執行程式碼 - 運行或行為不會因環境而異
- 音訊和視訊內容——依賴二十年後可能不存在的編解碼器的媒體
- 未完全嵌入的字體 - 如果該字體不在檔案中，則它不在檔案中
權衡是 PDF/A 文件往往比同等標準 PDF 文件更大，因為以前可選的所有內容（如完整字體嵌入）現在都是強制性的。
PDF/A-1、PDF/A-2、PDF/A-3：有什麼差別？
該標準共有三個主要版本，每個版本都建立在前一個版本的基礎上：
- PDF/A-1 最嚴格。基於PDF 1.4，禁止透明效果，限制最多。當需要與舊系統最大程度相容時使用它。
- PDF/A-2 允許透明度、JPEG 2000 壓縮和數位簽章。它是現代歸檔最常用的版本。
- PDF/A-3 新增了將任何文件類型嵌入為附件的功能 - 對於在簡報文件旁邊包含來源資料非常有用。用於電子發票標準等專門環境。
對於大多數情況，PDF/A-2 是正確的選擇，除非您有具體要求指定其他版本。
誰真正需要PDF/A
在特定情況下需要或強烈建議使用 PDF/A：
- 政府和公共部門記錄 — 許多國家檔案館和政府機構要求使用 PDF/A 來提交正式文件和長期記錄存儲
- 法律和法院文件 - 某些司法管轄區要求提交給法院或監管機構的文件採用 PDF/A
- 醫療記錄 - 長期保存的病患記錄通常使用 PDF/A 以確保未來的可讀性
- 財務和合規文件 - 具有長期文件保留要求的受監管行業使用 PDF/A 來確保記錄保持可訪問性
你真的需要它嗎？
對於大多數日常業務用途（合約、報告、提案、發票），標準 PDF 完全足夠。 PDF/A 增加了文件大小和限制（無加密、無互動元素），這為數十年未維護的文件帶來了不必要的權衡。
在下列情況下使用 PDF/A：
- 提交系統、政府入口網站或合規框架明確要求您這樣做
- 該文件需要在 20 多年後仍能可靠地讀取，而不依賴任何當前的軟體
- 您正在為具有長期保留義務的組織建立正式的記錄管理系統
當文件需要立即使用、將被共用然後丟棄或需要 PDF/A 禁止的功能（例如密碼保護或嵌入媒體）時，請跳過它。為了將文件轉換為標準 PDF 以便日常共享，www.wukongpdf.com 上的 WukongPDF 的 Word 到 PDF 工具可以處理它，而無需滿足存檔格式要求的開銷。