每週您都會以相同的方式處理相同的 PDF。每月發票會被壓縮並透過電子郵件發送。季度報告將轉換為 Word 並進行編輯。新的僱傭合約將與福利待遇合併並發送以供簽署。每個任務都使用不同的數據但相同的步驟重複。從頭開始處理每一項工作就是做兩次相同的工作：一次是為了弄清楚要做什麼，一次是為了實際去做。
模板消除了第一次重複。 PDF 範本不是空白表格。它是一個記錄的工作流程，指定重複文件類型的確切操作、設定和順序。當下一張發票到達時，您不會考慮要做什麼。您按照模板進行操作。認知負荷下降。處理時間下降。錯誤率下降。
下表將常見的重複文件類型對應到其範本工作流程，顯示了每種文件的操作和設定。
| 文檔類型 | 順序操作 | 標準化設定 |
|---|---|---|
| 發票 | 1. 壓縮至5MB以下； 2. 重新命名日期和供應商；3. 儲存到accounting資料夾 | 壓縮品質：中；命名格式：YYYY-MM-DD-vendor-invoice.pdf |
| 合約 | 1. 編輯文字變更；2 、與展品融合；3. 新增簽名欄位；4. 壓縮電子郵件 | 編輯模式：純文字；合併順序：合約優先，展品依附錄順序 |
| 報告 | 1. 將PDF轉換為Word；2、在Word中編輯；3. 轉回 PDF；4. 新增頁碼 | 轉換：保留表；頁碼：底部中心，從第 1 頁開始 |
| 掃描文件 | 1.OCR可搜尋性； 2、壓縮； 3. 重新命名日期和描述 | OCR語言：自動偵測；壓縮：高品質以保持文字清晰度 |
| 演講 | 1. 壓縮以供螢幕檢視；2 、與講義合併；3. 保密加浮水印 | 壓縮：螢幕解析度；浮水印：對角線、淺灰色、“機密” |
創建其他人可以遵循的模板
只有當處理文件的人員實際使用範本時，範本才能節省時間。採用的最大障礙是複雜性。包含十五個步驟、條件分支和詳細設定的範本將在第一週後被忽略。將遵循一個包含三到五個步驟、清晰的操作名稱以及用簡單語言描述的設定的範本。
將範本編寫為清單，而不是段落。每一步都是一行。每一行都是一個動作。 PDF 工作流程 原則是範本應該可供以前從未見過文件類型的人使用。如果他們能夠遵循它並產生正確的輸出，則該模板設計得很好。
儲存和共用模板
將範本保存在共用文件中，團隊中的每個人都可以存取和更新。當有人發現更好的設定或更快的序列時，他們會更新模板，每個人都會受益。這就是個人生產力和團隊生產力的差異。您的個人快捷方式可以幫助您。記錄的範本可以幫助每個人。
WukongPDF 的PDF 編輯器 平台支援大多數重複 PDF 工作流程中出現的操作。透過在一個平台上對範本進行標準化，您可以確保遵循該範本的每個團隊成員都能獲得相同的結果，無論其裝置、瀏覽器或作業系統為何。
何時修改模板
去年有效的模板今年可能不起作用。提交要求發生變化。檔案大小限制已更新。新的工具功能使舊的解決方法變得不必要。每季審查一次模板。詢問每天使用它們的人是否有任何步驟持續引起摩擦或產生意想不到的結果。最好的模板是不斷變得更好的模板。
當模板失敗時，在修改之前診斷失敗。是不是模板設定有誤？用戶是否誤解了某個步驟？輸入文件是否具有範本未設計的特徵？答案告訴您是否修改範本、改進文件或為文件變體建立新範本。
在不斷壯大的團隊中擴展模板
適用於兩個人的模板系統需要更新十個人。記錄每個範本的所有者。當範本產生意外輸出時，所有者會進行調查並更新。如果沒有明確的所有權，範本就會隨著人們進行未記錄的變更或解決不再適用的步驟而降級。
WukongPDF 的PDF 工作流程 平台支援構成大多數團隊範本的重複操作。當每個團隊成員使用相同的平台和相同的範本時，無論誰處理文檔，輸出都是可預測的。這種可預測性首先就是模板的重點。