每月都會收到一份 PDF 格式的銀行對帳單。交易記錄、日期、描述、金額都在那裡，但以無法排序、過濾、求和或分析的格式鎖定。將該 PDF 報表轉換為 Excel 電子表格意味著每筆交易都變成一行，每個欄位變成一列，並且資料變得可操作。一旦資料採用電子表格形式，就可以將費用分類、追蹤收入模式、核對帳戶。
銀行對帳單被設計為表格。轉換應該保留該表結構，而不是破壞它。
將PDF 轉換為Excel 銀行對帳單需要一個轉換工具，該工具可以識別表格的行和列，處理財務報表的特定格式問題，並產生需要最少清理的電子表格。 WukongPDF 的PDF 轉換器 透過表格結構檢測來處理語句轉換。以下步驟涵蓋轉換本身以及每個語句轉換所需的清理。
為什麼銀行對帳單轉換既容易又困難
銀行對帳單是表格，這使得它們非常適合將 PDF 轉換為 Excel。每個事務佔用一行。日期、說明、借方、貸方和餘額各佔一欄。網格結構清晰、一致。設計良好的轉換工具應該將這些行和列直接對應到電子表格的行和列中，並且錯誤最少。
讓它們變得困難的是格式上的怪癖。跳過週末的運行餘額會產生空白行。多行事務描述包含在單一儲存格中。貸方和借方欄可以分開，也可以合併為具有正值和負值的單一金額欄。帶有帳號、頁碼和銀行標誌的報表頁首和頁尾會混淆表格偵測演算法。每個怪癖都是轉換錯誤的潛在來源。
選擇具有表結構檢測功能的轉換工具
通用 OCR 引擎在不了解表格結構的情況下提取文本，會產生一堆沒有行或列組織的數字和標籤。具有表格結構偵測功能的轉換工具可識別列邊界，將每個交易識別為一行，並將資料對應到電子表格儲存格中。 Adobe Acrobat 的匯出至 Excel 使用表格偵測來偵測具有選用文字的 PDF。 WukongPDF的轉換工具應用類似的結構辨識。
對於文字不可選擇的掃描銀行對帳單，轉換工具必須先執行 OCR，然後偵測 OCR 輸出中的表格結構。這個兩階段過程在兩個階段都會引入錯誤。字元誤識別將 3 變成 8。結構誤檢測將單一事務拆分為兩行。掃描報表產生的轉換品質低於數位報表，清理工作也會隨之增加。
每個語句都需要的轉換後清理
開啟轉換後的電子表格並與原始 PDF 並排進行比較。檢查前五筆交易和最後五筆交易。驗證借方和貸方金額是否已顯示在具有正確符號的正確欄位中。檢查每筆交易後的餘額是否與原始報表中的運算餘額相符。找出分成兩行或與上面的行合併的交易。
刪除轉換器包含為資料的語句頁首和頁尾行。這些行包含帳號、頁碼和銀行品牌，而不是交易資料。在 Excel 中，手動刪除它們。對於每月定期轉換，請記錄一個宏，該宏會自動刪除每個新報表上的已知頁首和頁尾行。該巨集每月節省時間，並在第一季內收回成本。
| 語句元素 | Excel 中的預期 | 常見轉換錯誤 |
|---|---|---|
| 交易日期 | 單列，日期格式 | 日期分為兩列，或儲存為文本 |
| 描述 | 單欄、文字 | 多行描述分為多行 |
| 借方金額 | 單列，負數 | 借方和貸方在同一列，符號翻轉 |
| 授信金額 | 單列，正數 | 與借方欄合併 |
| 運作平衡 | 最後一列，數字 | 某些行缺失或計算不正確 |
將轉換後的資料與原始資料進行協調
轉換後的電子表格中的借方和貸方列求和。如果報表包含總計，請將總計與報表列印的總計進行比較。如果帳單顯示總借方為 12,345.67 美元，而轉換後的電子表格總金額為 12,348.33 美元，則表示一些交易有轉換錯誤。核對可以識別存在錯誤並告訴您錯誤的嚴重程度，即使它不能立即識別哪些特定交易是錯誤的。
對於沒有列印總計的報表，將轉換後的電子表格中的期末餘額與原始報表的期末餘額進行比較。如果它們匹配，則即使某些描述文字或日期存在輕微錯誤，美元金額的轉換也可能是準確的。餘額是最終的對帳檢查點。如果餘額匹配，則數字正確，並且轉換可用於財務目的。
建構月報表分類範本
轉換和清理報表後，真正的價值來自於對交易進行分類。建立一個查找表，將常見交易描述對應到類別：雜貨店名稱到雜貨，公用事業公司名稱到公用事業，客戶名稱到收入。使用 Excel 的 VLOOKUP 或 XLOOKUP 函數套用查找，以自動對轉換後的交易進行分類。第一個月花費的時間最長，因為您是從頭開始建立查找表。隨後的每個月都會變得更快，因為大多數經常性交易已經有了類別對應。
對於與任何查找條目都不符的交易，請使用手動審核列。標記不匹配的行並每月一次批量檢查它們。為重複的不匹配事務新增映射。經過三到六個月的時間，查找表會穩定下來，並且 90% 或更多的交易會自動分類。建立查找表的初始投資將在以後每月節省的時間中得到回報。
自動月結單轉換
銀行對帳單按計劃送達。設定定期工作流程：下載報表 PDF，透過轉換工具執行它，套用清理宏，驗證期末餘額，並將電子表格儲存到每月存檔資料夾。初始設定巨集和資料夾結構後，工作流程每月需要五分鐘。
對於多個帳戶，建立一個範本電子表格，將每月轉換後的報表資料匯入主工作簿。主工作簿追蹤所有帳戶的餘額，使用規則對交易進行分類，並產生財務的綜合視圖。每月的 PDF 到 Excel 轉換為主工作簿提供信息，從而為您的財務決策提供資訊。每月五分鐘的習慣會產生一年有條理的財務數據。