一份合同需要四个人签字。销售总监先签字。然后是法律审查员。然后是客户。然后首席执行官给予最终批准。每个签名必须按正确的顺序应用。每个签名者都必须看到先前签名后存在的文档。最终文档必须显示所有四个签名，每个签名都可以独立验证，并且每个签名都按照工作流程所需的顺序应用于文档。这是顺序签署，是合同、审批以及任何需要多方按特定顺序签署的文档的标准工作流程。
基于浏览器的 PDF 签名工具通过允许将附加签名添加到已签名的文档来支持顺序签名。每个新签名都会按当时存在的方式应用于文档。只要以前的签名所覆盖的文档内容没有改变，以前的签名仍然有效。签名顺序保存在签名面板中。本指南介绍如何设置和执行顺序签名工作流程。
Sign PDF顺序工作流程相当于在桌子上传递纸质文档的数字形式。每个人依次签名。每个签名都会添加到文档历史记录中。该过程是线性的。审计追踪已完成。
PDF 中的顺序签名如何工作
PDF 可以携带多个数字签名字段，每个字段独立应用。当第一个签名者签名时，签名覆盖了当时的整个文档内容。当第二个签名者签名时，他们的签名将覆盖第一个签名之后存在的文档，包括第一个签名本身。每个后续签名都会创建文档当前状态的加密快照。这些签名形成一条链，每个签名都建立在前一个签名之上。如果签名所覆盖的文档内容随后被修改，则该特定签名将失效，但后续覆盖修改内容的签名也可能受到影响。
PDF 阅读器中的数字签名面板按时间顺序列出所有签名。每个条目显示签名者姓名、签名时间和有效性状态。有效的签名链确认每个签名者都以正确的顺序批准了文档。
设置签名顺序
在应用第一个签名之前，定义签名顺序。该顺序应遵循文档的业务逻辑。合同可能要求卖方先签字，然后是买方。内部批准可能需要发起人，然后是经理，然后是执行人员。将序列传达给所有签名者。每个签名者都应该知道谁在他们之前签名，谁在他们之后签名。排序方法可以防止签名者无序签名并扰乱工作流程。
PDF 安全签名序列应与文档一起记录。一个简单的附注按顺序列出所需的签名者就足够了。 WukongPDF 支持签名工作流程。文档所有者管理签名顺序。
顺序工作流程的签名类型比较
| 签名类型 | 顺序支持 | 最适合 |
|---|---|---|
| 电子（绘图或打印） | 可以依次应用。每个签名都是独立的。签名之间没有加密依赖性 | 内部批准、身份验证并不重要的常规文件 |
| 数字（基于证书） | 专为顺序签名而设计。每个签名都以加密方式覆盖文档状态，包括以前的签名 | 需要可验证签署顺序的合同、监管备案和法律文件 |
处理签名订单错误
如果签名者不按顺序签名，则可能需要从错误点重新启动文档。在应首先签名的签名者之前应用的签名会创建一个签名顺序不反映预期顺序的文档。法律或程序影响取决于文件类型和收件人的期望。对于内部文件，签署顺序可以作为指导。对于外部合同，签署顺序可以在合同中明确规定。
Sign PDF顺序工作流程由流程强制执行，而不是由 PDF 格式强制执行。该格式允许任何时间任何签名。文档所有者通过按正确的顺序将文档分发给签名者来控制顺序。
在顺序签名过程中跟踪签名状态
随着文档的签署顺序，跟踪谁已签署以及谁正在等待签署。一个简单的跟踪表列出了每个签名者、他们的预期签名日期和实际签名日期，提供了可见性。当进程停止时，跟踪可以防止文档留在某人的收件箱中。
签署 PDF 跟踪表与文档是分开的。 PDF 签名面板显示签名者。跟踪表显示谁尚未签名。它们共同提供了签名过程的完整视图。
当签名者拒绝签名时会发生什么
序列中的签名者可以拒绝签名。该文件可能需要更改才能获得批准。或者他们可能会完全拒绝该文件。签名过程在该签名者处停止。随后的签名者无法签名，因为文档尚未超过拒绝点。
将文档返回给始发者，并拒绝签名者的评论。根据需要修改文档。使用修订版本从头开始重新启动签名序列。 PDF 安全顺序签名过程不允许跳过。定义序列中的每个签名者都必须签名。
管理多个签名者的签名外观
每个签名者的签名外观（页面上的视觉表示）都可以自定义。一位签名者可能更喜欢打字签名。另一个可能想要一个绘制的签名。第三个可能需要官方印章外观。签名外观是在签名时为每个签名者配置的。文档可以显示不同签名者的不同签名样式。
然而，签名者之间一致的签名格式显得更加专业。如果可能，请在签名过程开始之前就标准签名格式达成一致。 Sign PDF外观一致性是专业决定，而不是技术要求。
归档完整签署的文档并进行完整的审计跟踪
应用所有签名后，将已签名的文档及其完整的签名面板完好无损地存档。签名面板是审计跟踪。它证明了谁签署、何时签署以及以何种顺序签署。如果文档随后被转换为另一种格式或通过剥离签名的工具进行处理，则审核跟踪将会丢失。
将签名的 PDF 存储为最终记录。任何副本或转换都是衍生品。已签名原件的PDF 安全 档案保留了签名过程的证据。
处理签名拒绝和文档修订中序列
序列中间的签名者可以在签名之前请求更改。该文件必须修改，但以前的签名现在已经过时了。使用修订后的文档从头开始重新启动签名顺序。旧版本上的先前签名将作为文档历史记录的一部分进行存档。
记录修订以及重新启动序列的原因。 签署 PDF 审核跟踪应包括修订历史记录，显示文档已根据特定签名者请求进行修订，并且签名过程已重新启动。
使用签名字段与自由格式签名放置
签名字段是页面上需要签名的指定区域。他们引导签名者到正确的位置。自由形式的放置允许签名者将签名放置在页面上的任何位置。对于多个签名者的顺序签名，签名字段可防止重叠签名并确保每个签名者在其指定区域签名。
在应用第一个签名之前，为每个签名者放置签名字段。使用预期的签名者姓名或角色命名每个字段。数字签名字段结构以可视方式向每个参与者传达签名序列。