处理一批 PDF 很少意味着对每个文件应用相同的操作。十个 PDF 放在您的办公桌上。其中三个需要对电子邮件进行压缩。其中两个需要转换为Word 进行编辑。四个需要合并到一个文档中。需要 OCR 才能变得可搜索。每个文件都需要不同的工具或不同的操作，并且每个文件的工具、界面和心理上下文之间的切换比实际处理消耗更多的时间。
开销不在处理过程中。它是在工具之间不断进行上下文切换。
在单个会话中处理具有不同要求的多个 PDF 意味着按操作类型组织批处理、对每个工具的文件进行排队以及将每个队列作为批处理运行，而不是按照文件到达的顺序一次处理一个文件。 WukongPDF 的PDF Batch 处理工具和Split PDF 功能可以有效地处理数据量，并且无论您使用哪种特定工具，下面的会话组织方法都有效。
按操作类型对传入批次进行排序
在接触任何文件之前，请按每个文件所需的操作对整个批次进行排序。在桌面上创建堆、物理文件夹或心理类别：压缩、转换、合并、OCR、签名等。将每个文件移动到适当的文件堆中。对 50 个文件的批次进行两分钟的排序可节省处理过程中 20 分钟的上下文切换时间。一堆中的所有文件都会使用一个工具和一组设置一起处理，然后再转到下一个。
多操作文件按顺序流经堆。需要 OCR 然后压缩的文件在 OCR 堆中开始，然后进入压缩。在任何文件前进之前，整个 OCR 堆都会进行处理。这种批处理规则意味着您的大脑一次停留在一种操作模式，所有压缩文件的压缩模式，所有转换文件的转换模式。心理上下文切换针对每个操作类型发生一次，而不是每个文件发生一次。效率来自于减少开关，而不是来自于更快地处理单个文件。
为整个队列设置每个工具一次
打开第一种操作类型的工具，并使用该队列中所有文件所需的设置对其进行一次配置。压缩文件都需要 150 DPI 的中等质量？设置这些参数并保留它们。使用这些设置处理每个文件。除非特定文件确实需要不同的参数，否则不要针对每个文件进行调整。每个文件的调整会破坏批处理效率。
队列顺序对于感知速度很重要。首先处理最小的文件。他们完成得很快，并提供了早期的胜利，以建立势头。大文件处理速度很慢，如果先处理，会在会话开始时产生一段等待时间，感觉效率低下。小文件优先意味着队列会随着会话的进行而加速，而在您设置下一个队列时，最大的文件会逐渐消失。会话以令人满意的最终几个文件的节奏结束，而不是在其他所有事情完成后等待一个巨大的文件。
处理多操作文件而不丢失轨迹
多操作文件需要跟踪，即使系统是简单的文本文件。列出每个多操作文件及其操作顺序。完成每项操作后对其进行检查。检查所有操作后，文件将移动到输出文件夹。此清单可防止最常见的批处理错误：文件接收操作一和操作三，但缺少操作二，因为您无法跟踪哪些文件处于管道中。
清楚地命名中间输出。像 filename-step1.pdf、filename-step2.pdf 这样的约定使每个处理阶段都可识别。当第三步失败时，从第二步输出重新启动，而不重新运行第一步。只有在最终输出通过验证后才删除中间体。磁盘空间花费几美分。重新处理时间需要花费金钱，或者更准确地说，是无法收回的分钟。
| 批量大小 | 组织方法 | 追踪工具 |
|---|---|---|
| 10个以下文件 | 以操作命名的桌面文件夹 | 心理清单或便利贴 |
| 10-50 个文件 | 中间体的文件夹+命名约定 | 简单的文本文件或电子表格 |
| 50-200 个文件 | 结构化文件夹层次结构+一致的命名 | 带有状态列的电子表格 |
| 200+ 个文件 | 专用批处理脚本或工具 | 数据库或项目管理工具 |
管理不同工具的质量检查
就像加工一样，通过工具进行批量质量检查。压缩队列完成后，以 200% 缩放并排验证所有压缩文件，扫描伪影。在转换队列之后，通过检查格式保真度来验证所有转换后的文件。按操作类型分组验证采用与分组处理相同的批量效率原理。
对每批产品的百分比进行抽查。随机选择 50 个压缩文件中的 5 个，无需检查所有 50 个即可发现系统问题。干净的抽查意味着该批次可能是干净的。抽查中出现的问题，就是提高检查率，调查设置是否需要调整。统计抽样平衡了彻底性与没有人有时间验证大批量中的每个文件的现实。
文件在批次中失败时恢复
立即将失败转移到重试文件夹，而不停止队列。继续处理下一个文件。队列完成后，以新的注意力重新访问重试文件夹。有时，故障是暂时的、服务器超时或内存中断，但重新处理会成功。其他时候，故障是固有的、源损坏或功能不受支持，并且文件需要手动干预。
记录每次失败：文件名、操作、错误消息（如果有）和时间。该日志揭示了模式。相同的文件类型跨工具执行相同的操作失败表明文件类型是问题所在。同一工具的不同文件在相似的时间出现故障表明工具存在可靠性问题。日志将单个故障从孤立的麻烦转化为数据，以便做出更好的工具和工作流程决策。
将会话存档以供将来参考
会话结束后，归档批次详细信息：哪些文件、哪些操作、哪些设置、输出的去向。这有两个目的。如果稍后对某个文件提出质疑，存档会准确跟踪所做的操作和时间。如果下个月有类似批次到达，存档将提供可复制的工作流程，无需重新规划。
一个包含文件名、操作、工具、设置和输出位置的简单电子表格捕获了所有内容。当重复相同的批次模式时，两分钟填写即可节省 20 分钟的重新计划时间。可重复使用的工作流程文档组合。记录的每个批次都会使该类型的下一个批次更快。投资是前期的，但回报是永久性的。