每周您都会以相同的方式处理相同的 PDF。每月发票会被压缩并通过电子邮件发送。季度报告将转换为 Word 并进行编辑。新的雇佣合同将与福利待遇合并并发送以供签署。每个任务都使用不同的数据但相同的步骤重复。从头开始处理每一项工作就是做两次相同的工作：一次是为了弄清楚要做什么，一次是为了实际去做。
模板消除了第一次重复。 PDF 模板不是空白表格。它是一个记录的工作流程，指定重复文档类型的确切操作、设置和顺序。当下一张发票到达时，您不会考虑要做什么。您按照模板进行操作。认知负荷下降。处理时间下降。错误率下降。
下表将常见的重复文档类型映射到其模板工作流程，显示了每种文档的操作和设置。
| 文档类型 | 顺序操作 | 标准化设置 |
|---|---|---|
| 发票 | 1. 压缩至5MB以下； 2. 重命名日期和供应商； 3.保存到accounting文件夹 | 压缩质量：中；命名格式：YYYY-MM-DD-vendor-invoice.pdf |
| 合约 | 1.编辑文字变更； 2、与展品融合； 3.添加签名字段； 4. 压缩电子邮件 | 编辑模式：纯文本；合并顺序：合同优先，展品按附录顺序 |
| 报告 | 1.将PDF转换为Word； 2、在Word中编辑； 3. 转回PDF； 4. 添加页码 | 转换：保留表；页码：底部中心，从第 1 页开始 |
| 扫描文件 | 1.OCR可搜索性； 2、压缩； 3. 重命名日期和描述 | OCR语言：自动检测；压缩：高质量以保持文本清晰度 |
| 演讲 | 1. 压缩以供屏幕查看； 2、与讲义合并； 3. 保密添加水印 | 压缩：屏幕分辨率；水印：对角线、浅灰色、“机密” |
创建其他人可以遵循的模板
仅当处理文档的人员实际使用模板时，模板才能节省时间。采用的最大障碍是复杂性。包含十五个步骤、条件分支和详细设置的模板将在第一周后被忽略。将遵循一个包含三到五个步骤、清晰的操作名称以及用简单语言描述的设置的模板。
将模板编写为清单，而不是段落。每一步都是一行。每一行都是一个动作。 PDF 工作流程 原则是模板应该可供以前从未见过文档类型的人使用。如果他们能够遵循它并产生正确的输出，则该模板设计得很好。
存储和共享模板
将模板保存在共享文档中，团队中的每个人都可以访问和更新。当有人发现更好的设置或更快的序列时，他们会更新模板，每个人都会受益。这就是个人生产力和团队生产力之间的差异。您的个人快捷方式可以帮助您。记录的模板可以帮助每个人。
WukongPDF 的PDF 编辑器 平台支持大多数重复 PDF 工作流程中出现的操作。通过在一个平台上对模板进行标准化，您可以确保遵循该模板的每个团队成员都能获得相同的结果，无论其设备、浏览器或操作系统如何。
何时修改模板
去年有效的模板今年可能不起作用。提交要求发生变化。文件大小限制已更新。新的工具功能使旧的解决方法变得不必要。每季度审查一次模板。询问每天使用它们的人是否有任何步骤持续引起摩擦或产生意想不到的结果。最好的模板是不断变得更好的模板。
当模板失败时，在修改之前诊断失败。是不是模板设置有误？用户是否误解了某个步骤？输入文档是否具有模板未设计的特征？答案告诉您是否修改模板、改进文档或为文档变体创建新模板。
在不断壮大的团队中扩展模板
适用于两个人的模板系统需要更新十个人。记录每个模板的所有者。当模板产生意外输出时，所有者会进行调查并更新。如果没有明确的所有权，模板就会随着人们进行未记录的更改或解决不再适用的步骤而降级。
WukongPDF 的PDF 工作流程 平台支持构成大多数团队模板的重复操作。当每个团队成员使用相同的平台和相同的模板时，无论谁处理文档，输出都是可预测的。这种可预测性首先就是模板的要点。