统一应用于每个文档的单个机密水印忽略了有关组织的基本事实：不同的人具有不同的访问级别。审查财务预测的董事会成员需要查看完整的文件。审查其部分的部门主管需要反映其特定访问权限的水印。外部审核员需要一个水印来标识他们是第三方审核员。这些文件的内容是相同的。水印应反映谁正在查看它们。
根据用户访问角色应用不同的水印意味着创建同一文档的多个版本，每个版本都针对特定受众添加水印。董事会版本带有董事会审查水印。部门版本带有部门名称。审核员版本带有带有公司名称和日期的外部审核水印。每个版本都是从相同的源文档生成的。仅水印发生变化。
Watermark PDF 基于角色的方法将文档保护与访问管理相结合。水印传达文档状态、收件人身份以及适用于该特定角色的处理期望。
定义用户角色和水印要求
在创建带水印的版本之前，定义用户角色及其水印要求。每个角色都需要特定的水印文本、不透明度设置和位置。董事会成员需要一个显眼但不妨碍的水印。内部审阅者需要较浅的水印，以表明该文档不是最终版本。外部收件人需要一个水印来传达保密义务并识别收件人。角色定义是水印工作流程的蓝图。
记录水印策略中的角色定义。该策略指定哪个角色接收哪个水印、谁批准例外以及如何执行水印工作流。书面政策可确保所有文档和所有团队成员的水印保持一致。
当组织角色发生变化、引入新文档类型或更新文档处理的监管要求时，应审查 PDF 安全水印策略。
按角色的水印配置
| 角色 | 水印文本 | 不透明度 | 位置 | 附加信息 |
|---|---|---|---|---|
| 董事会成员 | 董事会审查 - [日期] | 15-20% | 中心对角线 | 包括会议日期 |
| 内部审稿人 | 草案 - [部门] 审查 | 10-15% | 中心对角线 | 足够轻，便于阅读 |
| 外部审计师 | 外部审计 - [公司] - [日期] | 20-25% | 全页重复 | 包括公司名称以确保问责制 |
| 客户收件人 | 机密 - [客户名称] | 15-20% | 中心对角线 | 为客户量身定制 |
实施基于角色的水印工作流程
从干净、无水印的主文档开始。为每个角色创建一个副本。将特定于角色的水印应用到每个副本。命名每个带水印的文件以识别角色：Report-Board.pdf、Report-Department.pdf、Report-Auditor.pdf。命名约定可以防止将错误的版本发送给错误的收件人。
对于拥有许多文档和许多角色的组织，可以自动化工作流程。脚本读取角色定义、应用水印并使用正确的名称保存输出文件。自动化消除了将不同水印应用于不同副本时出现手动错误的风险。
WukongPDF 水印工具支持具有可配置的不透明度和位置的文本水印。 Watermark PDF 基于角色的工作流程可以手动执行（偶尔使用）或自动执行（定期分发）。
管理跨基于角色的版本的文档更新
更新源文档后，从更新的主文档重新生成所有基于角色的版本。不要更新一个版本而忘记其他版本。董事会成员查看过时版本，而部门主管查看当前版本，会造成混乱和潜在的法律风险。
基于角色的文档的 PDF 安全版本控制可确保每个角色收到带有正确水印的当前版本。主文档是唯一的事实来源。
审核水印分布
保留分发日志，记录哪个基于角色的版本发送给哪个收件人以及何时发送。该日志提供合规性审计跟踪，并支持在带水印的文档泄露时进行调查。泄露文件上的水印标识了该角色。分发日志标识特定的接收者。
PDF Tools 水印分发审核将水印的技术保护与分发的程序记录结合起来。
批量生成带水印的版本
对于拥有多个文档和多个角色的组织，可以在单个批处理操作中生成所有带水印的版本。脚本根据角色定义文件处理主文档并自动生成所有带水印的输出。
水印 PDF 批量生成消除了单独创建每个基于角色的版本的手动工作。
批处理还可以确保一致性。相同的水印设置统一应用于所有文档。手动处理会带来变化。
使用水印元数据对角色信息进行编码
除了可见的水印文本之外，还将角色信息嵌入水印元数据中。元数据记录版本是为哪个角色创建的、何时生成的以及来自哪个主文档。这些信息对系统可见，但对普通读者不可见。
PDF 安全水印元数据提供了文档来源的机器可读记录。
元数据编码的角色信息支持自动文档管理系统，该系统根据目标受众路由文档。
处理角色更改和水印更新
当用户更改角色时，不应重新分发先前为其旧角色添加水印的文档。生成具有更新的角色水印的新版本。将旧版本存档以防止混淆。
PDF 工具对带水印文档的角色更改管理可确保分发的版本始终反映当前的访问级别。
记录基于角色的水印的版本历史记录。经过三个基于角色的版本的文档应该有清晰的沿袭。
将基于角色的水印与身份提供商集成
Active Directory 或 Okta 等企业身份系统了解用户角色。将水印工作流程与身份提供商集成。当用户请求文档时，系统会自动为其角色应用水印。
Watermark PDF 身份提供商集成支持基于经过身份验证的用户属性进行即时文档定制。
这种集成需要开发工作，但完全消除了已经管理用户角色的系统的手动水印。
临时访问角色的水印
承包商和顾问的访问权限有时间限制。他们的水印应包含到期日期。合同结束后，他们保留的任何文件都被明确标记为过期访问。
水印 PDF 限时角色水印传达角色和访问窗口。
文档公开时删除水印
当文档从机密转换为公开时，删除所有基于角色的水印。分发干净版本。水印生命周期遵循文档生命周期。
解密时去除 PDF 安全水印是文档信息生命周期的最后一步。