Портфолио PDF — это формат контейнера, который содержит несколько файлов — PDF, документы Word, изображения, электронные таблицы и другие типы файлов — внутри одной оболочки PDF. Это отличается от объединения PDF-файлов в один документ: в портфолио каждый файл сохраняет свой исходный формат и может быть открыт и просмотрен независимо. Портфолио — это оболочка; файлы компонентов живут внутри него в целости и сохранности.
Чем портфолио PDF отличается от объединенного PDF
Когда вы объединяете PDF, вы объединяете содержимое их страниц в один непрерывный документ. Страница 5 документа A переходит на страницу 1 документа B, и в результате получается один документ с одной последовательностью страниц. Портфолио PDF не объединяет контент — оно объединяет файлы вместе, сохраняя каждый из них отдельно. Получатель может извлекать отдельные файлы из портфолио и работать с ними самостоятельно.
Это различие имеет значение для типов файлов, которые не входят в объединенный PDF. Вы можете включить электронную таблицу Excel в портфолио PDF, и получатель сможет открыть ее в Excel с полной функциональностью. Объедините эту таблицу в PDF, и она станет плоским изображением электронной таблицы — без формул, сортировки и редактирования. Портфолио сохраняет родной формат.
Когда портфолио PDF имеет смысл
Основной вариант использования — доставка пакета связанных файлов, которые должны оставаться вместе, но при этом должны быть доступны по отдельности. Подрядчик, подающий проектное предложение, может объединить сопроводительное письмо PDF, объем работ PDF, таблицу цен в Excel и справочные изображения в одном портфолио. Клиент получает один файл, но может открыть каждый компонент в своем собственном приложении.
Еще одним распространенным применением являются пакеты юридических документов и документов, подтверждающих соответствие требованиям: досье, включающее договор PDF, поддерживающую переписку PDF и электронную таблицу данных, которые поставляются как единое целое. Портфолио может включать в себя навигационный интерфейс, который позволяет получателю видеть, что включено, и открывать каждый документ, не извлекая файлы.
Для творческих профессионалов портфолио PDF может объединить образцы дизайна, тематические исследования проектов и прайс-лист в разных форматах, представляя их в виде единого документа.
Когда вместо этого использовать объединенный PDF
Если все ваши исходные файлы представляют собой файлы PDF и получателю необходимо прочитать их как непрерывный документ — отчет с приложениями, договор с приложениями, презентацию, за которой следуют вспомогательные материалы, — операция Merge PDF проще и более универсально совместима. Объединенные PDF открываются в любой программе просмотра PDF без специального программного обеспечения или поддержки портфолио.
Для правильного отображения портфолио PDF требуется программа просмотра PDF, поддерживающая формат портфолио. Adobe Reader хорошо с ними справляется. Некоторые другие средства просмотра открывают только первый документ или отображают общий список файлов без интерфейса портфолио. Если вы не знаете, какое программное обеспечение используют ваши получатели, более надежным будет объединенный PDF или простой ZIP-файл составных документов.
Как создать портфолио PDF
Adobe Acrobat (платная версия, а не только Reader) — основной инструмент для создания портфолио PDF. Перейдите в «Файл» → «Создать» → «Портфолио PDF», добавьте файлы, упорядочите их, при необходимости добавьте титульный лист и интерфейс навигации и сохраните. В результате получается один файл .pdf, который открывается в представлении портфолио Acrobat.
Бесплатные и браузерные инструменты обычно не создают портфолио PDF — это одна из областей, где платные функции Acrobat нелегко воспроизвести где-либо еще. Если создание портфолио является регулярной необходимостью рабочего процесса, Acrobat оправдывает его стоимость. При периодическом использовании ZIP-файл, содержащий документы компонентов, часто служит той же практической цели с более широкой совместимостью.
Portfolio и ZIP: практическое сравнение
В большинстве случаев доставки файлов ZIP-файл достигает той же цели, что и портфолио PDF, но отличается лучшей совместимостью и не требует специального программного обеспечения. ZIP-архив открывается на любой платформе, получатели могут извлечь любой файл, а для создания упаковки не требуется Acrobat. Портфолио PDF повышает ценность прежде всего тогда, когда вам нужно удобное, визуально организованное представление содержимого — титульный лист, описания файлов, структурированный интерфейс — а не просто набор файлов в папке.