Разделить большой PDF-файл на файлы меньшего размера легко, если в документе нет настроек безопасности. Но если исходный PDF-файл защищен паролем или имеет ограничения на редактирование, его разделение часто лишает выходные файлы этой защиты. Конфиденциальный документ, для открытия которого требовался пароль, после разделения становится свободным. Форма, ограниченная заполнением и подписанием, становится полностью редактируемой. Для сохранения настроек PDF Security во время операции Split PDF требуются инструменты и настройки, которые переносят конфигурацию безопасности исходного документа в каждый выходной файл.
Основные выводы
Большинство инструментов разделения PDF-файлов по умолчанию не сохраняют настройки безопасности. В результате операции разделения создаются новые PDF-файлы, а настройки безопасности оригинала не применяются автоматически к вновь созданным файлам. Инструменты, предлагающие функцию «Сохранить настройки безопасности»; или «Сохранять первоначальную защиту»; опция повторно применяет исходный пароль и настройки разрешений к каждому выходному файлу. Если ваш инструмент не поддерживает это, вы можете повторно применить настройки безопасности к каждому выходному файлу после разделения.
Как настройки безопасности PDF привязаны к структуре файла
Настройки безопасности PDF, включая открытые пароли и ограничения разрешений, хранятся в словаре шифрования документа. Этот словарь является частью трейлера файла — раздела в конце PDF-файла, который содержит глобальную информацию о документе, включая таблицу перекрестных ссылок и параметры безопасности. Когда инструмент разделения извлекает страницы из PDF-файла, он создает новые PDF-файлы с новыми трейлерами. Исходный словарь шифрования не копируется автоматически в новые трейлеры, поскольку каждый новый файл представляет собой отдельный PDF-файл со своими собственными требованиями к шифрованию. Инструменту разделения необходимо будет прочитать исходный словарь шифрования, извлечь параметры безопасности и записать их в словарь шифрования каждого выходного файла. Большинство основных инструментов разделения пропускают этот шаг.
Пароли разрешений представляют собой более тонкую проблему. Открытый пароль предотвращает открытие файла. Инструмент разделения не может извлечь страницы из файла, который он не может открыть. Поэтому перед продолжением разделения необходимо ввести открытые пароли. Но как только файл открыт, инструмент получает доступ к незашифрованному содержимому и создает выходные файлы, которые также не зашифрованы, если только инструмент специально не повторно применит пароль. Пользователь, который вводит открытый пароль для разделения файла, может разумно ожидать, что выходные файлы будут защищены тем же паролем, но если инструмент явно не поддерживает это, они не будут защищены.
Использование инструментов разделения, сохраняющих настройки безопасности
При оценке инструментов разделения для рабочих процессов, чувствительных к безопасности, протестируйте инструмент на неконфиденциальном образце документа перед обработкой защищенных файлов. Примените пароль к тестовому PDF-файлу, разделите его с помощью инструмента и убедитесь, что для каждого выходного файла требуется один и тот же пароль и применяются одни и те же ограничения. Инструмент, прошедший этот тест с образцом документа, заслуживает доверия для промышленного использования. Неисправный инструмент не следует использовать для защищенных документов, независимо от того, что заявлено в его списке функций.
Ищите инструменты разделения, которые включают опцию сохранения безопасности на панели настроек. Этот параметр часто обозначается как «Сохранять безопасность исходного документа». "Сохранять исходные разрешения" или «Применить исходный пароль для разделения файлов». Если этот параметр включен, инструмент считывает параметры шифрования из исходного PDF-файла перед разделением и применяет их к каждому выходному файлу во время создания. В результате получается набор разделенных файлов, которые ведут себя идентично оригиналу с точки зрения того, кто может их открывать и что они могут делать с содержимым.
Инструмент разделения WukongPDF включает в себя функцию «Сохранить настройки безопасности». флажок, который повторно применяет защиту паролем исходного документа и ограничения разрешений к каждому выходному файлу. Для документов с открытым паролем для открытия каждого разделенного файла потребуется один и тот же пароль. Для документов с ограничениями на редактирование каждый разделенный файл будет иметь одинаковые ограничения. Эта функция устраняет пробел в безопасности, который создают стандартные операции разделения.
Повторное применение настроек безопасности для разделения файлов вручную
При повторном применении настроек безопасности для разделения файлов дважды проверьте уровень шифрования. В исходном PDF-файле могло использоваться 128-битное шифрование AES, но инструмент повторной защиты может по умолчанию использовать более слабый стандарт шифрования. Сопоставление уровня шифрования с оригиналом гарантирует, что получатели, которые могли открыть оригинал, также смогут открыть разделенные файлы. Несоответствие уровней шифрования между исходным и разделенным файлами может вызвать проблемы совместимости со старыми программами чтения PDF-файлов, с которыми тестировался исходный документ.
Если инструмент разделения не обеспечивает безопасность, вы можете повторно применить настройки к каждому выходному файлу индивидуально или в пакетном режиме. Для небольшого количества выходных файлов откройте каждый из них в средстве защиты PDF и примените тот же пароль и разрешения, которые были к исходному документу. Перед разделением обратите внимание на точные настройки оригинала: тип пароля, уровень шифрования и какие разрешения были включены или отключены. Точное соответствие этим параметрам обеспечивает единообразное поведение безопасности во всех разделенных файлах.
Для пакетной повторной защиты используйте инструмент, который может применять один и тот же профиль безопасности к нескольким файлам одновременно. Настройте параметры безопасности один раз, выберите все разделенные выходные файлы и примените профиль. После повторной защиты протестируйте один выходной файл из пакета, открыв его и выполнив действия, которые следует ограничить. Убедитесь, что пароль работает, что запрещенные действия заблокированы и разрешенные действия работают правильно. Тестирование одного файла проверяет весь пакет, если профиль безопасности был применен одинаково ко всем файлам.
Когда следует признать, что безопасность не может быть сохранена
Для документов, защищенных шифрованием на основе сертификатов, разделение обычно не поддерживается, поскольку шифрование привязано к конкретным идентификаторам пользователей, а для операции разделения потребуется доступ к закрытым ключам всех авторизованных пользователей. Если ваш рабочий процесс требует как безопасности сертификата, так и разделения, сначала разделите документ, а затем примените шифрование на основе сертификата к каждому выходному файлу индивидуально. Порядок операций имеет значение: разделение до шифрования, а не после.
Некоторые конфигурации безопасности по своей сути привязаны к исходной файловой структуре и не могут быть эффективно применены для разделения файлов. Цифровые подписи являются наиболее ярким примером. PDF-файл с цифровой подписью гарантирует целостность всего документа. Разделение документа изменяет его содержимое, что делает подпись недействительной. Разделенные файлы не могут иметь исходную подпись, поскольку их содержимое отличается от того, что было подписано. Если целостность подписи важна, разделите документ до подписания, а не после.
Шифрование на основе сертификатов, привязанное к конкретным идентификаторам пользователей, также может привести к сбою после разделения, если инструмент разделения не поддерживает повторное шифрование с использованием исходного сертификата. В таких случаях обратитесь к документации вашей системы безопасности на основе сертификатов, чтобы определить, поддерживается ли повторная защита после разделения. Для рабочих процессов, сочетающих разделение с безопасностью сертификатов, протестируйте весь рабочий процесс на неконфиденциальном образце документа перед обработкой конфиденциальных файлов.
Часто задаваемые вопросы
Если исходный PDF-файл был защищен цифровым сертификатом, а не паролем, можно ли повторно зашифровать разделенные файлы с помощью того же сертификата? Обычно не с помощью стандартных инструментов PDF. Шифрование на основе сертификатов привязывает документ к определенным открытым ключам, и инструменту разделения потребуется доступ к этим ключам для повторного шифрования. Для документов, защищенных сертификатом, разделите их перед применением безопасности сертификата. Это наиболее надежный рабочий процесс, позволяющий избежать сложностей повторного шифрования разделенных файлов.
Что произойдет, если я разделю PDF-файл, имеющий как открытый пароль, так и пароль разрешений? Оба типа защиты теряются при стандартном разделении. Вам потребуется повторно применить как пароль открытия, чтобы для каждого разделенного файла требовался один и тот же пароль для открытия, так и пароль разрешений, чтобы применялись одни и те же ограничения редактирования. Сначала примените открытый пароль, затем пароль разрешений. Порядок не влияет на результат, но при последовательном применении легче проверить правильность работы каждого уровня защиты.
Сохранятся ли настройки безопасности, если я разделю PDF-файл по закладкам или по структуре оглавления, а не по диапазону страниц? Способ разделения не влияет на сохранение настроек безопасности. Независимо от того, разделяете ли вы по диапазону страниц, по закладкам или по обнаруженным разрывам разделов, выходные файлы представляют собой новые PDF-файлы, для которых необходимо повторно применить настройки безопасности. Метод разделения влияет только на то, какие страницы попадают в какой выходной файл, а не на характеристики безопасности этих файлов.
Что произойдет с настройками безопасности, если я разделю PDF-файл, извлекая только одну страницу?
Извлеченный одностраничный файл представляет собой новый PDF-файл без каких-либо настроек безопасности, если только инструмент извлечения не применит их повторно. Тот же принцип применяется независимо от того, извлекаете ли вы одну страницу или разделяете ее на несколько файлов. Всегда проверяйте статус безопасности извлеченных страниц, прежде чем делиться ими.
Можно ли разделить PDF-файл с разными настройками безопасности на разные страницы?
Безопасность PDF — это настройка на уровне документа. Один PDF-файл не может иметь разные пароли или разрешения на разных страницах. Если вам нужна безопасность на уровне страниц, сначала разделите документ на отдельные файлы, а затем примените разные настройки безопасности к каждому файлу. Некоторые корпоративные системы DRM поддерживают контроль доступа на уровне страниц, но это реализуется через сервер DRM, а не через стандартные функции безопасности PDF.
Влияет ли разделение PDF-файла на его соответствие таким стандартам, как PDF/A?
Да. Соответствие PDF/A — это сертификация на уровне документа. При разделении документа PDF/A создаются файлы, которые автоматически не совместимы с PDF/A. Если необходимо поддерживать соответствие, повторно проверьте каждый разделенный файл на соответствие стандарту PDF/A и внесите все необходимые исправления с помощью инструмента проверки PDF/A.