Каждая секунда, потраченная на перемещение руки с клавиатуры на мышь и обратно, — это секунда, не потраченная на редактирование. В течение рабочего дня, наполненного задачами PDF, эти секунды складываются в минуты, а эти минуты превращаются в разницу между завершением работы в разумное время и опозданием, чтобы очистить очередь. Сочетания клавиш для инструментов PDF не являются роскошью для опытных пользователей. Это единственные наиболее эффективные инвестиции в повышение производительности, доступные каждому, кто ежедневно работает с PDF-файлами.
Десять сокращений, изученных сегодня, окупаются каждый рабочий день до конца вашей карьеры.
Освоение сочетаний клавиш PDF Editor означает определение операций, которые вы выполняете чаще всего, нахождение их сочетаний и отработку их, пока они не станут мышечной памятью. PDF Tools WukongPDF включает стандартную навигацию с помощью клавиатуры, а большинство настольных PDF-редакторов поддерживают обширную настройку сочетаний клавиш. Обдуманный подход к изучению нескольких ярлыков одновременно увеличивает скорость без разочарований, связанных с попытками запомнить все сразу.
Самые важные сочетания клавиш: начните с 10 лучших
В каждом PDF-инструменте используется основной набор ярлыков, унаследованный от операционной системы или от десятилетий соглашений о программном обеспечении. Ctrl или Cmd плюс S сохраняет. Ctrl плюс Z отменяет действие. Ctrl плюс C, X и V позволяют копировать, вырезать и вставлять. Эти ярлыки для нескольких приложений уже у вас под рукой в текстовых процессорах и браузерах. Специальные сочетания клавиш для PDF, которые ускоряют редактирование, заслуживают сознательного изучения: инструмент «Рука» для панорамирования, инструмент выбора для текста, инструмент «Снимок» для захвата области и инструмент комментариев для добавления примечаний.
Откройте справочник по сочетаниям клавиш вашего PDF-инструмента, который обычно находится в разделе «Справка» или путем поиска по названию инструмента и сочетаниям клавиш, и найдите сочетания клавиш, соответствующие пяти наиболее частым операциям. Если вы тратите большую часть времени на выделение текста, изучите сочетание клавиш для выделения. Если вы добавляете текстовые комментарии на каждую страницу, изучите ярлык комментариев. Расстановка приоритетов в соответствии с вашими фактическими моделями использования гарантирует, что каждый ярлык, который вы изучаете, будет использоваться несколько раз в день, укрепляя память, а не будет отложен в папку и забыт.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Настройка ярлыков в соответствии с вашим рабочим процессом
Большинство настольных PDF-редакторов позволяют настраивать сочетания клавиш. Настройка ярлыков Adobe Acrobat находится в меню «Правка», «Настройки», «Основные», а затем в кнопке «Настроить сочетания клавиш». Foxit PDF Editor и PDF-XChange Editor предлагают схожие панели настройки. Ярлыки по умолчанию отражают предположения разработчика инструмента о том, какие операции являются наиболее важными. В вашем реальном рабочем процессе могут быть приоритеты различных операций.
При настройке отдавайте предпочтение сочетаниям клавиш, повторяющим правила другого используемого вами программного обеспечения. Если вы проводите одинаковое время в Microsoft Word и в редакторе PDF, сопоставление одинаковых операций с одними и теми же ярлыками в обоих приложениях снижает когнитивные трудности. Ваши пальцы учатся одному ярлыку, а не двум. Не перезаписывайте ярлыки операционной системы, Alt+Tab, Ctrl+Alt+Delete или ярлыки, на которые полагаются другие приложения. Цель состоит в том, чтобы устранить конфликты, а не создавать новые путем переопределения ярлыков, стандартных для операционной системы.
Поэтапное изучение быстрых клавиш, не перегружая их
Выберите три ярлыка, которые нужно выучить на этой неделе. Запишите их на стикере, прикрепленном к монитору. Каждый раз, когда вы тянетесь к мышке, чтобы выполнить одну из этих операций, обратите внимание на заметку, вместо этого используйте ярлык и мысленно подтвердите победу. К концу недели эти три станут автоматическими. На следующей неделе выберите еще три. Этот поэтапный подход создает постоянную мышечную память: попытка запомнить 30 ярлыков за один присест создает временное узнавание, которое исчезает в течение нескольких дней.
Метод липкой заметки работает, потому что он обеспечивает визуальную подсказку в точный момент принятия решения. Вы собираетесь дотянуться до мыши. Заметка привлекает ваше внимание. Вместо этого вы используете ярлык. Этот момент осознанной практики, выбора короткого пути, когда мышь — более простой путь, закрепляет обучение. После нескольких десятков повторений кратчайший путь становится более простым, и заметка может исчезнуть.
| Операция | Ярлык Windows | Ярлык Mac | Когда использовать |
|---|---|---|---|
| Ручной инструмент (кастрюля) | H или пробел+перетаскивание | H или пробел+перетаскивание | Навигация по большим страницам без масштабирования |
| Выбрать текст | В | В | Копирование текста из PDF в другое приложение |
| Инструмент создания снимков | Г | Г | Захват региона в виде изображения |
| Добавить заметку | Ctrl+6 | CMD+6 | Оставление комментариев во время проверки документа |
| Выделить текст | Ctrl+5, затем перетащите | Cmd+5, затем перетащите | Отметка ключевых отрывков для дальнейшего использования |
| Найти текст | Ctrl+Ф | Cmd+F | Поиск определенных терминов в длинных документах |
| Масштабировать по размеру страницы | Ctrl+0 | CMD+0 | Возврат к просмотру всей страницы после увеличения |
Применение сокращений к реальным документам, а не изолированно
Открытие пустого документа и нажатие сочетаний клавиш для его запоминания — неэффективная практика. Мозг запоминает действия, привязанные к контексту, гораздо лучше, чем действия, выполняемые изолированно. Практикуйте сочетания клавиш с реальными документами во время реальных рабочих сессий. Примите тот факт, что в период обучения вы будете медленнее. Мышь сегодня быстрее. Ярлык будет быстрее до конца вашей карьеры. Обменять несколько секунд неловкости в течение недели обучения на мгновенное исполнение на всю жизнь — это сделка, на которую стоит пойти.
Отслеживайте свое обучение с помощью простой метрики: подсчитайте, сколько раз в час вы подносите мышь, чтобы выполнить операцию, для которой требуется сочетание клавиш. Когда вы начали учиться, это число, вероятно, было 30 или больше. Через две недели осознанной практики оно должно стать заметно ниже. Через четыре недели вы должны использовать мышь только для операций, для которых действительно не хватает ярлыков, таких как рисование произвольной формы или сложные рамки выделения. Метрика обеспечивает мотивацию и подтверждает, что практика работает.
Когда ярлыки конфликтуют в разных инструментах PDF
Многие специалисты по PDF используют разные инструменты для разных задач: облегченную программу просмотра для быстрой проверки, полноценный редактор для детальной работы и инструмент на основе браузера для периодических операций. Каждый инструмент имеет свой собственный набор сочетаний клавиш, и одна и та же комбинация клавиш в разных инструментах выполняет разные действия. Ctrl плюс E может открыть режим редактирования в одном инструменте и экспортировать файл в другом.
Выберите основной инструмент PDF и тщательно изучите его сочетания клавиш. Что касается второстепенных инструментов, изучите только те сочетания клавиш, которые отличаются от основного инструмента и которые вы часто используете в этом инструменте. Обозначьте вторичный инструмент в своем уме как инструмент, где Ctrl плюс E означает экспорт, чтобы вы активировали переключатель ментального режима перед нажатием комбинации клавиш. Такое разделение предотвращает наиболее распространенную ошибку конфликта ярлыков, когда ярлык основного инструмента используется во вторичном инструменте и выполняется непреднамеренное действие.
Поддержание навыков использования ярлыков с течением времени
Ярлыки исчезают без использования. Если в инструмент PDF добавлена новая функция, которая заменяет старую операцию, старый ярлык может быть забыт в течение нескольких недель. Периодически просматривайте справочник по ярлыкам, возможно, раз в шесть месяцев, и отмечайте, какие ярлыки вы перестали использовать. Решите, выучить их заново или признать, что ваш рабочий процесс изменился, и отпустить их. Благодаря тщательному обслуживанию ваш сокращенный словарный запас будет соответствовать вашей реальной работе.
Когда инструмент PDF выпускает основное обновление версии, проверьте примечания к выпуску на наличие новых ярлыков. В крупных обновлениях часто добавляются ярлыки для новых функций, которых не было в предыдущей версии. Изучение этих сочетаний клавиш на ранней стадии, прежде чем вы выработаете привычку использовать мышь для новых функций, зафиксирует повышение эффективности с первого дня. Несколько минут на сканирование примечаний к выпуску на предмет добавлений ярлыков окупаются каждый раз, когда вы используете новую функцию.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.