Каждую неделю вы одинаково обрабатываете одни и те же PDF-файлы. Ежемесячный счет сжимается и отправляется по электронной почте. Ежеквартальный отчет конвертируется в Word и редактируется. Новый договор найма объединяется с пакетом льгот и отправляется на подписание. Каждая задача повторяется с разными данными, но с идентичными шагами. Обработка каждого из них с нуля предполагает выполнение одной и той же работы дважды: один раз, чтобы выяснить, что делать, и один раз, чтобы действительно это сделать.
Шаблоны исключают первое повторение. Шаблон PDF — это не пустая форма. Это документированный рабочий процесс, в котором указаны точные операции, настройки и последовательность для повторяющегося типа документа. Когда приходит очередной счет, вы не думаете, что делать. Вы следуете шаблону. Когнитивная нагрузка падает. Время обработки сокращается. Процент ошибок снижается.
В таблице ниже распространенные повторяющиеся типы документов сопоставлены с рабочими процессами их шаблонов, показаны операции и настройки для каждого из них.
| Тип документа | Операции в последовательности | Настройки для стандартизации |
|---|---|---|
| Счета-фактуры | 1. Сжать до размера менее 5 МБ; 2. Переименуйте с указанием даты и поставщика; 3. Сохранить в папку учета. | Качество сжатия: среднее; формат наименования: ГГГГ-ММ-ДД-поставщик-фактура.pdf |
| Контракты | 1. Редактировать изменения текста; 2. Слияние с экспонатами; 3. Добавьте поле для подписи; 4. Сжать для электронной почты | Режим редактирования: только текст; Порядок слияния: сначала контракт, приложения в порядке приложений |
| Отчеты | 1. Конвертируйте PDF в Word; 2. Редактировать в Word; 3. Конвертируйте обратно в PDF; 4. Добавьте номера страниц | Преобразование: сохранить таблицы; номера страниц: внизу по центру, начиная со страницы 1. |
| Сканированные документы | 1. OCR для поиска; 2. Сжать; 3. Переименуйте с указанием даты и описания. | Язык распознавания: автоматическое определение; сжатие: высокое качество для сохранения четкости текста |
| Презентации | 1. Сжать для просмотра экрана; 2. Слияние с раздаточными материалами; 3. Добавьте водяной знак, если это конфиденциально. | Сжатие: разрешение экрана; водяной знак: диагональный, светло-серый, «Конфиденциально». |
Создание шаблона, которому смогут следовать другие
Шаблон экономит время только в том случае, если люди, обрабатывающие документы, действительно его используют. Самым большим препятствием для внедрения является сложность. Шаблон с пятнадцатью шагами, условными ветвями и подробными настройками будет игнорироваться после первой недели. Будет использован шаблон с тремя-пятью шагами, понятными названиями операций и настройками, описанными простым языком.
Напишите шаблон в виде контрольного списка, а не абзаца. Каждый шаг — это одна строка. Каждая строка — одно действие. Принцип PDF Workflow заключается в том, что шаблон должен быть доступен для использования тем, кто никогда раньше не видел этот тип документа. Если они смогут следовать ему и выдать правильный результат, значит, шаблон хорошо спроектирован.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Хранение и обмен шаблонами
Храните шаблоны в общем документе, к которому каждый член команды сможет получить доступ и обновить его. Когда кто-то обнаруживает лучшую настройку или более быструю последовательность, он обновляет шаблон, и все выигрывают. В этом разница между индивидуальной продуктивностью и продуктивностью команды. Ваши личные ярлыки помогут вам. Документированные шаблоны помогут всем.
Платформа PDF Editor WukongPDF поддерживает операции, которые встречаются в большинстве повторяющихся рабочих процессов PDF. Стандартизируя шаблоны на одной платформе, вы гарантируете, что каждый член команды, использующий шаблон, получит одинаковые результаты независимо от своего устройства, браузера или операционной системы.
Когда пересматривать шаблон
Шаблон, который работал в прошлом году, может не работать в этом году. Требования к отправке меняются. Ограничения на размер файла обновлены. Новые функции инструмента делают ненужными старые обходные пути. Просматривайте шаблоны ежеквартально. Спросите людей, которые используют их ежедневно, постоянно ли какой-либо шаг вызывает разногласия или приводит к неожиданным результатам. Лучший шаблон — тот, который постоянно становится лучше.
Если шаблон дает сбой, диагностируйте неисправность перед внесением изменений. В шаблоне были неправильные настройки? Пользователь неверно истолковал шаг? Имелись ли у входного документа характеристики, для которых шаблон не был разработан? В ответе указывается, следует ли пересмотреть шаблон, улучшить документацию или создать новый шаблон для варианта документа.
Масштабирование шаблонов в растущей команде
Шаблонная система, которая работает для двух человек, нуждается в обновлении для десяти. Укажите, кому принадлежит каждый шаблон. Когда шаблон выдает неожиданный результат, владелец исследует его и обновляет. Без четкого права собственности шаблоны деградируют, поскольку люди вносят недокументированные изменения или обходят шаги, которые больше не применяются.
Платформа PDF Workflow WukongPDF поддерживает повторяющиеся операции, составляющие большинство шаблонов групп. Когда каждый член команды использует одну и ту же платформу с одними и теми же шаблонами, результат предсказуем независимо от того, кто обработал документ. Эта предсказуемость – это, в первую очередь, суть шаблонов.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.