Выписка по счету приходит в формате PDF каждый месяц. Транзакции есть, дата, описание, сумма, но заблокированы в формате, который невозможно сортировать, фильтровать, суммировать или анализировать. Преобразование этого заявления PDF в электронную таблицу Excel означает, что каждая транзакция становится строкой, каждое поле становится столбцом, а данные становятся пригодными для действий. Классифицировать расходы, отслеживать структуру доходов, сверять счета — все это возможно, когда данные представлены в форме электронной таблицы.
Банковские выписки по своей сути представляют собой таблицы. Преобразование должно сохранить структуру таблицы, а не уничтожить ее.
Для преобразования банковской выписки PDF в Excel требуется инструмент преобразования, который распознает строки и столбцы таблицы, обрабатывает специфические особенности форматирования финансовых отчетов и создает электронную таблицу, требующую минимальной очистки. PDF Converter WukongPDF обрабатывает преобразования операторов с определением структуры таблицы. Приведенные ниже шаги охватывают само преобразование и очистку, необходимую для каждого преобразования оператора.
Почему банковские выписки конвертировать одновременно легко и сложно
Выписки по счетам представляют собой таблицы, что делает их хорошими кандидатами для преобразования PDF в Excel. Каждая транзакция занимает одну строку. Дата, описание, дебет, кредит и баланс занимают по одному столбцу. Структура сетки ясна и последовательна. Хорошо спроектированный инструмент преобразования должен сопоставлять эти строки и столбцы непосредственно со строками и столбцами электронной таблицы с минимальными ошибками.
Что делает их сложными, так это особенности форматирования. Текущие балансы, которые пропускают выходные, создают пустые строки. Многострочные описания транзакций помещаются в одну ячейку. Столбцы «Кредит» и «Дебет» могут быть отдельными или объединены в один столбец суммы с положительными и отрицательными значениями. Верхние и нижние колонтитулы выписок с номерами счетов, номерами страниц и логотипами банков сбивают с толку алгоритм обнаружения таблиц. Каждая странность является потенциальным источником ошибок преобразования.
Выбор инструмента преобразования с определением структуры таблицы
Механизмы оптического распознавания символов общего назначения, которые извлекают текст без понимания структуры таблицы, создают путаницу чисел и меток без организации строк или столбцов. Инструмент преобразования с определением структуры таблицы определяет границы столбцов, распознает каждую транзакцию как строку и сопоставляет данные с ячейками электронной таблицы. Экспорт в Excel в Adobe Acrobat использует обнаружение таблиц для PDF-файлов с выбираемым текстом. Инструмент преобразования WukongPDF применяет аналогичное распознавание структур.
Для отсканированных банковских выписок, в которых текст не может быть выбран, инструмент преобразования должен сначала запустить OCR, а затем обнаружить структуру таблицы в выходных данных OCR. Этот двухэтапный процесс приводит к ошибкам на обоих этапах. Неправильное распознавание символов превращает 3 в 8. Неправильное распознавание структуры разбивает одну транзакцию на две строки. Отсканированные выписки производят преобразования более низкого качества, чем цифровые выписки, и соответственно масштабируются усилия по очистке.
Очистка после преобразования, необходимая каждому оператору
Откройте преобразованную таблицу и сравните ее с исходным PDF-файлом. Проверьте первые пять транзакций и последние пять. Убедитесь, что суммы дебета и кредита попали в правильные столбцы с правильными знаками. Убедитесь, что баланс после каждой транзакции соответствует текущему балансу в исходном отчете. Ищите транзакции, которые разделены на две строки или объединены со строкой выше.
Удалите строки верхнего и нижнего колонтитула инструкции, которые конвертер включил в качестве данных. Эти строки содержат номера счетов, номера страниц и бренд банка, а не данные транзакций. В Excel удалите их вручную. Для повторяющихся ежемесячных преобразований запишите макрос, который автоматически удаляет известные строки верхнего и нижнего колонтитула в каждом новом операторе. Макрос экономит минуты в месяц и окупается в течение первого квартала.
| Элемент оператора | Ожидается в Excel | Распространенная ошибка преобразования |
|---|---|---|
| Дата транзакции | Один столбец, формат даты | Дата разделена на два столбца или сохранена в виде текста. |
| Описание | Один столбец, текст | Многострочные описания разбиты на несколько строк. |
| Сумма дебета | Один столбец, отрицательные числа | Дебет и кредит в одном столбце, знак перевернут. |
| Сумма кредита | Один столбец, положительные числа | Объединено с дебетовым столбцом |
| Текущий баланс | Последний столбец, числовой | Отсутствует в некоторых строках или рассчитано неправильно. |
Согласование преобразованных данных с оригиналом
Суммируйте столбцы дебета и кредита в преобразованной электронной таблице. Сравните итоговые суммы с напечатанными итогами отчета, если отчет их включает. Если в выписке указано общее дебетование в размере 12 345,67 долларов США, а сумма преобразованной таблицы равна 12 348,33 доллара США, в некоторых транзакциях есть ошибки преобразования. Сверка выявляет наличие ошибок и сообщает о их масштабах, даже если она не позволяет сразу определить, какие именно транзакции ошибочны.
Для выписок без напечатанных итогов сравните конечный баланс в преобразованной электронной таблице с конечным балансом исходного отчета. Если они совпадают, преобразование, скорее всего, будет точным для сумм в долларах, даже если в тексте описания или датах есть небольшие ошибки. Баланс является конечной контрольной точкой примирения. Если балансы совпадают, цифры верны и конвертацию можно использовать в финансовых целях.
Создание шаблона категоризации ежемесячных отчетов
После преобразования и очистки выписки реальная ценность возникает в результате категоризации транзакций. Создайте справочную таблицу, которая сопоставляет общие описания транзакций с категориями: названия продуктовых магазинов с продуктами питания, названия коммунальных компаний с коммунальными услугами, имена клиентов с доходами. Примените поиск с помощью функции Excel VLOOKUP или XLOOKUP, чтобы автоматически классифицировать преобразованные транзакции. Первый месяц занимает больше всего времени, поскольку вы создаете таблицу поиска с нуля. Каждый последующий месяц становится быстрее, поскольку большинство повторяющихся транзакций уже имеют сопоставления категорий.
Для транзакций, которые не соответствуют ни одной записи поиска, используйте столбец проверки вручную. Отмечайте несовпадающие строки и просматривайте их пакетно один раз в месяц. Добавьте новые сопоставления для повторяющихся несовпадающих транзакций. В течение трех-шести месяцев таблица поиска стабилизируется, и 90% или более транзакций классифицируются автоматически. Первоначальные вложения в создание таблицы поиска окупаются в виде сэкономленных часов каждый месяц в дальнейшем.
Автоматическое преобразование ежемесячных выписок
Выписки с банковских счетов приходят по графику. Настройте повторяющийся рабочий процесс: загрузите отчет в формате PDF, запустите его с помощью инструмента преобразования, примените макрос очистки, проверьте конечный баланс и сохраните электронную таблицу в папке ежемесячного архива. Рабочий процесс занимает пять минут в месяц после первоначальной настройки макроса и структуры папок.
Для нескольких учетных записей создайте шаблон электронной таблицы, которая импортирует преобразованные данные выписок за каждый месяц в основную книгу. Основная книга отслеживает балансы по всем счетам, классифицирует транзакции с помощью правил и создает консолидированное представление ваших финансов. Ежемесячное преобразование PDF в Excel используется в основной книге, на основе которой вы принимаете финансовые решения. Пятиминутная ежемесячная привычка дает год организованных финансовых данных.