Оглавление превращает длинный PDF из документа, который вы прокручиваете вслепую, в документ, по которому можно перемещаться. Для любого PDF объемом более десяти страниц — отчетов, руководств, предложений, исследовательских работ — отсутствие оглавления является проблемой удобства использования. Добавить его постфактум сложнее, чем встроить его в исходный документ, но это достижимо при правильном подходе.
Две разные вещи, называемые «Содержанием»
Прежде чем решить, какой подход выбрать, стоит различать две связанные, но разные функции.
Визуальное оглавление — это страница документа со списком заголовков разделов и номеров страниц — традиционный вид, который можно найти в начале книги. Читатели видят его, когда открывают документ, и могут обращаться к нему для поиска разделов вручную.
Закладки PDF — это интерактивные элементы навигации, которые появляются на боковой панели программ просмотра PDF, таких как Adobe Reader. Они невидимы в самом документе, но обеспечивают мгновенный переход к навигации, когда читатель щелкает по ним. Для PDF навигации на экране закладки часто более полезны, чем визуальное оглавление, поскольку они всегда доступны без прокрутки назад на главную страницу.
Хорошо подготовленный длинный PDF в идеале должен иметь и то, и другое. Приведенные ниже подходы охватывают каждый из них.
Попробуйте «Редактировать PDF»
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Лучший подход: создайте его перед экспортом
Если исходный документ все еще доступен, самое чистое решение — добавить оглавление в Word перед экспортом в PDF. Это автоматически создает как визуальную страницу оглавления, так и закладки PDF — за одну операцию.
Шаг 1. Используйте правильные стили заголовков
Автоматическое оглавление Word создается на основе стилей заголовков — Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3. Если в документе последовательно используются эти стили, оглавление записывается само. Если заголовки были созданы вручную путем выделения текста жирным и крупным шрифтом, автоматическое оглавление их не найдет. Прежде чем продолжить, примените правильные стили заголовков.
Шаг 2. Вставьте оглавление
Поместите курсор туда, где должно появиться оглавление — обычно после титульной страницы и перед введением. Перейдите в раздел «Справочники» > Оглавление и выберите один из автоматических стилей. Word создает страницу со списком всех заголовков с номерами страниц в едином формате. Обновите его перед экспортом, если вы внесли какие-либо изменения в структуру документа.
Шаг 3. Экспорт с включенными закладками
При экспорте в PDF («Файл» > «Сохранить как» > PDF) откройте диалоговое окно «Параметры» и включите параметр «Создавать закладки с использованием: заголовков». При этом каждый заголовок документа преобразуется в закладку PDF. В результате получается PDF с визуальной страницей оглавления и интерактивной навигацией по закладкам на боковой панели — наиболее удобный формат для длинного документа.
Добавление закладок в существующий PDF
Если исходный документ недоступен и вы работаете напрямую с PDF, закладки можно добавить вручную в Adobe Acrobat Pro. Откройте панель «Закладки» («Просмотр» > «Показать/Скрыть» > «Панели навигации» > «Закладки»), перейдите к странице, которую вы хотите добавить в закладки, и нажмите кнопку «Новая закладка». Введите имя закладки — заголовок раздела — и она будет добавлена на панель навигации.
Для документа с множеством разделов создание закладок вручную занимает много времени, но является простым. Просматривайте документ по разделам, добавляя закладки в начале каждого из них. Закладки могут быть вложенными — закладка главы, содержащая закладки подразделов, — что отражает иерархию заголовков и делает навигацию более интуитивно понятной для сложных документов.
Добавление страницы визуального оглавления
Чтобы добавить страницу визуального оглавления в PDF, у которого ее нет, необходимо сначала создать страницу, а затем вставить ее в документ.
- Создайте страницу оглавления в Word — укажите заголовок каждого раздела и номер его страницы в четком формате.
- Экспортируйте эту страницу в формате PDF.
- Используйте инструмент слияния, чтобы объединить оглавление PDF с основным документом, вставив его спереди.
- Убедитесь, что все номера страниц в оглавлении соответствуют реальным страницам в объединенном документе — при слиянии могут сместиться номера страниц, если в оглавлении добавляются страницы спереди.
Этот последний шаг имеет решающее значение: если в исходном документе в начале была страница 1, а вы добавляете перед ней страницу оглавления, все смещается на одну страницу. Перед завершением работы обновите номера страниц в оглавлении. Инструмент Merge PDF от WukongPDF на www.wukongpdf.com обрабатывает комбинацию файлов — загружайте оглавление PDF и основной документ по порядку, загружайте объединенный результат.
Стоит сделать для любого документа объемом более десяти страниц
Оглавление и закладки PDF вместе занимают от десяти до тридцати минут для документа, который можно открывать десятки или сотни раз. Каждый читатель получает выгоду от навигации каждый раз, когда использует документ. Для отчетов, руководств, предложений и любого PDF, где людям нужно найти определенные разделы, а не читать их от начала до конца, PDF Навигация по правильному оглавлению является одним из самых ценных улучшений, которые вы можете сделать.
Попробуйте «Редактировать PDF»
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.