Вы закончили презентацию. Слайды выглядят хорошо, контент плотный, и теперь вам нужно поделиться им. Одним из вариантов является отправка исходного файла PowerPoint, но обычно разумнее сначала преобразовать его в PDF. Вот пять причин, почему, и одна ситуация, когда вам следует сохранить его в формате .pptx.
1. Он выглядит одинаково на всех устройствах
Презентации PowerPoint, как известно, несовместимы между устройствами и версиями программного обеспечения. Слайд, который выглядит идеально на вашем ноутбуке, может открыться с неправильным макетом, отсутствующими шрифтами или смещенными текстовыми полями на чужом компьютере, особенно если они используют более старую версию PowerPoint, Google Slides или Keynote.
Преобразование в PDF фиксирует макет точно так, как вы его разработали. Каждый шрифт, любой интервал, каждое размещение изображения остаются там, где вы их разместили, независимо от того, какое устройство или операционную систему использует получатель. То, что вы видите при экспорте, — это то же, что и они видят, когда открывают его.
2. Он удаляет заметки докладчика и скрытые слайды
Файлы PowerPoint содержат больше информации, чем то, что видно на самих слайдах. Заметки докладчика, часто содержащие темы для разговора, напоминания или контекст, не предназначенные для аудитории, встроены в файл. Также могут присутствовать скрытые слайды, черновой контент и история изменений.
Когда вы конвертируете в PDF и выбираете экспорт только слайдов, ничего из этого не происходит. Получатель получает чистый документ, содержащий только содержимое слайда — без случайного раскрытия заметок, которые должны были оставаться конфиденциальными. Это имеет большее значение, чем думает большинство людей, пока в общем файле не появится что-то смущающее.
3. Легче делиться и архивировать
Файлы PDF универсальны для чтения без какого-либо специального программного обеспечения. Каждая операционная система имеет встроенную программу просмотра PDF. Телефоны, планшеты и ноутбуки изначально открывают файлы PDF. Для файла .pptx, напротив, требуется PowerPoint или совместимое приложение — и хотя у большинства людей есть что-то, что может его открыть, работа не всегда безопасна.
Для целей архивирования PDF также является более стабильным форматом. Презентация, сохраненная в формате PDF в 2010 году, сегодня открывается точно так же. Файлы PowerPoint той же эпохи часто имеют проблемы совместимости с текущим программным обеспечением. Если вы ведете запись презентации — доклада на форуме, выступления на конференции, предложения клиента — формат PPT в PDF — подходящий формат для долгосрочного хранения.
4. Это предотвращает непреднамеренное редактирование
Отправка файла .pptx означает, что получатель может открыть его, изменить что-то и, возможно, переслать измененную версию. Для внутренних рабочих файлов это нормально — формат для этого и нужен. Но для предложения клиента, окончательного отчета или презентации, которую вы распространяете как законченную работу, вы, вероятно, не захотите, чтобы кто-то изменял содержание.
По умолчанию PDF доступен только для чтения. Получатель может просмотреть его, распечатать и поделиться им, но он не может случайно или намеренно изменить содержимое слайдов. Ваша работа останется такой, какой вы ее задумали.
5. Размер файла обычно меньше
В файлах PowerPoint хранится много данных, которые нужны только для редактирования: настройки анимации, детали перехода между слайдами, встроенные шрифты, история редактирования и многое другое. Большая часть этого не имеет значения после завершения презентации. Экспорт PDF исключает накладные расходы на редактирование и создает файл, который обычно меньше по размеру и быстрее делится.
В презентациях с большим количеством изображений разница в размерах может быть значительной. Если полученный PDF по-прежнему слишком велик для отправки по электронной почте, пропустите его с помощью инструмента сжатия PDF, чтобы еще больше уменьшить его без видимой потери качества содержимого слайда.
Единственный случай, когда вам следует сохранить его как PowerPoint
Если кому-то еще нужно представить слайды — коллеге, выступающему с той же речью, или товарищу по команде, продолжающему с того места, где вы остановились, — отправьте файл .pptx. Им придется находиться в режиме докладчика, продвигать слайды и, возможно, вносить изменения в последнюю минуту. PDF ничего из этого не поддерживает.
Для всего остального — обмена с клиентами, распространения дополнительных материалов после презентации, архивирования или отправки всем, кому просто нужно прочитать слайды — сначала преобразуйте их. Инструмент PPT в PDF компании WukongPDF на сайте www.wukongpdf.com выполняет преобразование за считанные секунды, установка PowerPoint не требуется.