O que acontece quando várias pessoas precisam assinar o mesmo PDF
Um fluxo de trabalho Assinar PDF torna-se mais complexo quando mais de uma assinatura é necessária. Um contrato que necessita de assinaturas de ambas as partes, um formulário de aprovação que necessita da aprovação de um gestor e de um diretor, um documento legal que necessita de assinaturas de testemunhas além da assinatura principal, cada um destes cenários de assinaturas múltiplas levanta a questão de saber se e como assinaturas adicionais podem ser adicionadas após a primeira pessoa ter assinado.
Vários campos de assinatura permitem que cada signatário adicione sua assinatura de forma independente, sem afetar as assinaturas anteriores.
Compreender a diferença entre assinaturas certificadas e não certificadas evita problemas de fluxo de trabalho na assinatura multipartidária.
A resposta técnica depende de como a primeira assinatura foi aplicada. Se o primeiro signatário utilizou uma assinatura digital padrão que certifica o documento e o bloqueia contra alterações futuras, pode não ser possível adicionar uma segunda assinatura sem invalidar a primeira assinatura. As assinaturas digitais certificadas são projetadas para detectar qualquer modificação subsequente no documento, e adicionar uma segunda assinatura conta como uma modificação. Se o primeiro signatário aplicou uma imagem de assinatura visual sem certificação, o documento permanece aberto para assinaturas adicionais.
O padrão Assinatura Digital suporta múltiplas assinaturas através de campos de assinatura. Um PDF devidamente preparado pode incluir vários campos de assinatura, cada um designado para um signatário específico. O primeiro signatário preenche seu campo de assinatura. O segundo signatário preenche o deles. O terceiro signatário preenche o deles. Cada assinatura é independente e adicionar uma assinatura posterior não invalida as anteriores. Essa abordagem de vários campos exige que o PDF seja configurado com vários campos de assinatura antes que a primeira assinatura seja aplicada.
Compreender a diferença entre uma assinatura certificada que bloqueia o documento e uma assinatura não certificada que deixa o documento aberto para assinaturas adicionais é essencial para qualquer pessoa envolvida na assinatura de documentos entre várias partes.
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Como assinar um PDF que já possui a assinatura de outra pessoa
Se a primeira assinatura for uma imagem de assinatura visual adicionada por meio de uma ferramenta de anotação de PDF padrão, o PDF não será bloqueado. Abra o PDF em qualquer editor de PDF que suporte assinaturas, crie ou importe sua assinatura e coloque-a no documento no local apropriado.
O documento aceita sua assinatura assim como aceitou a primeira assinatura. Salve o PDF com sua assinatura adicionada. O arquivo agora contém ambas as assinaturas.
Se a primeira assinatura foi uma assinatura digital certificada que bloqueou o documento, você tem duas opções. Entre em contato com o primeiro signatário e peça que ele assine novamente o documento sem certificação ou com configurações de certificação que permitam assinaturas adicionais. O primeiro signatário pode reexportar o documento original com as configurações de assinatura apropriadas e reenviá-lo para você. Alternativamente, o criador do documento pode adicionar vários campos de assinatura antes de qualquer assinatura ser aplicada, permitindo que cada signatário assine de forma independente.
Se o documento tiver sido configurado com vários campos de assinatura, cada signatário verá apenas os campos designados quando abrir o PDF em um visualizador com reconhecimento de assinatura. Clique no seu campo de assinatura. O visualizador solicita que você aplique sua assinatura. Preencha sua assinatura e o documento será atualizado com sua assinatura adicionada ao campo designado. As assinaturas anteriores permanecem intactas e válidas. Este é o fluxo de trabalho com múltiplas assinaturas mais fácil e aquele que os criadores de documentos devem usar quando sabem com antecedência que serão necessárias múltiplas assinaturas.
A ferramenta Sign PDF de WukongPDF suporta a adição de assinaturas a PDFs que já contêm outras assinaturas, desde que as assinaturas existentes sejam anotações visuais em vez de assinaturas digitais certificadas. Carregue o PDF, adicione sua assinatura na posição apropriada e baixe o documento com múltiplas assinaturas. A ferramenta preserva todo o conteúdo existente ao adicionar sua assinatura.
Configurando um PDF para múltiplas assinaturas antes que alguém assine
Crie o PDF com campos de assinatura designados usando um editor de PDF que suporte a criação de campos de formulário. Adicione um campo de assinatura digital para cada pessoa que precisa assinar. Nomeie cada campo de forma descritiva, como Assinatura do Comprador e Assinatura do Vendedor, para que cada signatário possa identificar seu campo designado. Posicione os campos onde as assinaturas deverão aparecer no documento. Salve o PDF preparado e distribua-o ao primeiro signatário.
Os signatários devem assinar em qualquer ordem. Como cada campo de assinatura é independente, a ordem de assinatura não afeta a validade de nenhuma assinatura. O primeiro signatário abre o PDF, clica no campo designado, aplica a assinatura e salva. O segundo signatário abre o mesmo PDF, clica no campo, aplica a assinatura e salva. Cada signatário adiciona apenas sua própria assinatura sem afetar os demais.
Depois que todas as assinaturas forem aplicadas, o PDF conterá todas as assinaturas em seus campos designados. Qualquer pessoa que abra o documento final pode ver todas as assinaturas e verificar, se as assinaturas são certificadas digitalmente, se cada assinatura é válida e se o documento não foi modificado desde que cada assinatura foi aplicada. A abordagem multicampos produz um documento limpo e organizado com todas as assinaturas nas posições corretas.
A segurança do PDF de documentos com múltiplas assinaturas depende se as assinaturas são certificadas. Assinaturas visuais não certificadas indicam quem assinou, mas não fornecem verificação criptográfica de identidade ou integridade do documento. Assinaturas digitais certificadas fornecem verificação de identidade e detecção de adulteração. Escolha o tipo de assinatura que corresponde aos requisitos legais e de segurança do documento.
O que fazer quando fluxos de trabalho com múltiplas assinaturas dão errado
Se você receber um PDF que deveria ter um campo de assinatura para você, mas não tem, peça ao criador do documento para enviar uma nova versão com os campos corretos.
Aplicar a sua assinatura fora de um campo designado como uma anotação de formato livre pode não satisfazer os requisitos de assinatura do documento, especialmente para documentos legais ou regulamentares que especificam a colocação do campo de assinatura.
Se uma assinatura anterior se tornar inválida após você adicioná-la, o documento provavelmente foi certificado pelo primeiro signatário de uma forma que evita alterações. Solicite uma versão não certificada do primeiro signatário. Explique que o documento requer múltiplas assinaturas e a certificação impediu que sua assinatura fosse adicionada. O primeiro signatário pode assinar novamente sem certificação ou o criador do documento pode configurar vários campos e reiniciar o processo de assinatura.
Caso o documento exija assinaturas em ordem jurídica específica, siga essa ordem mesmo que a capacidade técnica permita a assinatura em qualquer sequência. A validade legal das assinaturas pode depender da ordem de assinatura especificada nos termos do documento. A conveniência técnica não deve substituir os requisitos legais. Em caso de dúvida sobre a ordem de assinatura exigida, consulte as instruções do documento ou o profissional jurídico que o redigiu.
Em muitos contextos empresariais e jurídicos, a ordem em que as assinaturas são aplicadas é importante, independentemente da capacidade técnica. Um contrato pode especificar que o comprador assina primeiro e depois o vendedor. Uma aprovação interna pode exigir a assinatura do gestor antes da do diretor. A tecnologia PDF pode permitir assinaturas em qualquer ordem, mas os requisitos legais ou processuais podem exigir uma sequência específica. Sempre verifique as instruções de assinatura do documento antes de adicionar sua assinatura a um documento que foi parcialmente assinado.
Para documentos que exigem múltiplas testemunhas além dos signatários, o PDF deve incluir campos de assinatura separados para cada função. O signatário primário possui um campo designado. Cada testemunha tem seu próprio campo designado. Esta clareza evita a confusão de ter múltiplas assinaturas na mesma área do documento e garante que cada assinatura apareça na posição correta em relação ao texto do documento que autentica.
Antes de distribuir um PDF para assinaturas múltiplas, comunique o procedimento de assinatura a todos os signatários. Diga a cada signatário onde encontrar o campo de assinatura, que tipo de assinatura usar e o que fazer após assinar. Instruções claras evitam a confusão que surge quando os signatários não têm certeza se devem assinar em um campo específico, adicionar uma assinatura de formato livre ou esperar que outros assinem primeiro.
Para documentos que exigem assinaturas de pessoas em locais diferentes, o fluxo de trabalho com múltiplas assinaturas baseado em PDF elimina atrasos e custos de envio de documentos físicos. Cada signatário recebe o PDF por e-mail, aplica sua assinatura e o encaminha ao próximo signatário. Um documento que levaria uma semana para circular fisicamente pode ser totalmente assinado em horas por meio do fluxo de trabalho digital.
Algumas plataformas de assinatura eletrônica gerenciam automaticamente o fluxo de trabalho de múltiplas assinaturas. Você carrega o documento, especifica os signatários e seu pedido, e a plataforma envia o documento para cada signatário em sequência, coleta suas assinaturas e notifica você quando todas as assinaturas forem concluídas. Essas plataformas adicionam conveniência e rastreamento ao fluxo de trabalho básico de PDF com múltiplas assinaturas. Eles também normalmente fornecem uma trilha de auditoria que documenta quando cada assinatura foi aplicada.
Depois que todas as assinaturas forem aplicadas, armazene o PDF totalmente assinado em um local seguro e distribua cópias a todos os signatários para registro. Cada signatário deve guardar uma cópia do documento mostrando todas as assinaturas. Em caso de disputa sobre se o documento foi assinado, cada parte terá sua própria cópia do documento assinado como prova. Essa manutenção distribuída de registros é uma prática padrão para documentos assinados por várias partes.
Quando várias pessoas assinam o mesmo PDF, cada assinatura deve estar claramente associada ao signatário por meio de um nome, data e título impressos abaixo da imagem da assinatura. Esta informação de identificação elimina qualquer ambiguidade sobre quem assinou e em que qualidade. Adicionar essas informações é uma prática profissional padrão para documentos com múltiplas assinaturas.
A conveniência dos fluxos de trabalho PDF com múltiplas assinaturas tornou-os uma prática padrão em setores onde os documentos exigem rotineiramente aprovação de diversas partes, incluindo imóveis, serviços jurídicos, compras e recursos humanos.
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