A resposta depende do que é o documento e do que você precisa que o cliente faça com ele. Uma proposta que o cliente precisa revisar e aprovar tem requisitos diferentes de um contrato que ele precisa assinar, que tem requisitos diferentes de uma entrega que está arquivando. Fazer isso da maneira certa significa menos trocas de e-mails sobre problemas de arquivos e uma impressão mais profissional.
Para propostas e relatórios: legível, compactado, protegido
Documentos voltados para o cliente destinados à leitura — propostas, relatórios, apresentações, estudos de caso — devem abrir rapidamente, ter a aparência exata do projetado e não ser desnecessariamente grandes. As prioridades são: todas as fontes incorporadas para que o layout seja renderizado corretamente, tamanho de arquivo compactado o suficiente para abrir e enviar por e-mail com facilidade e, opcionalmente, editar restrições definidas para que o cliente não possa modificar acidentalmente o conteúdo.
Para esses documentos, um PDF padrão com fontes incorporadas, compactado com PDF Compression para menos de 5 MB, é o formato correto. Não os proteja com senha, a menos que haja um motivo específico – fazer um cliente inserir uma senha para abrir uma proposta cria atrito antes mesmo de ele ler a primeira linha.
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Para contratos e acordos: limpos, assináveis, bloqueados após assinatura
Os contratos precisam ser documentos claros, sem ambiguidade sobre qual versão foi acordada. Envie o contrato como um PDF padrão — sem necessidade de senha para abri-lo, mas idealmente com restrições de edição para que o cliente não possa alterar os termos. Certifique-se de que o documento tenha texto genuíno e selecionável (não uma digitalização) para que o cliente possa lê-lo facilmente e permaneça utilizável por longo prazo.
Uma vez assinada por ambas as partes, a versão totalmente executada deverá ser enviada com restrições de edição aplicadas — ou simplesmente anotado no e-mail que esta é a versão final assinada. Algumas empresas aplicam uma senha à versão assinada para evitar futuras modificações; outros confiam na convenção e no carimbo de data/hora do e-mail como registro.
Para faturas: simples, consistentes, fáceis de arquivar
As faturas são arquivadas pela equipe de contas a pagar do cliente e precisam ser facilmente pesquisáveis. Um PDF pequeno, claramente nomeado e com texto selecionável facilita o arquivamento - e reduz a chance de atraso no pagamento porque alguém não conseguiu encontrar ou processar sua fatura. Mantenha as faturas com menos de 500 KB, use um formato de nomenclatura consistente e certifique-se de que o texto seja real (não uma digitalização ou imagem).
Os sistemas de contabilidade de alguns clientes exigem configurações específicas de PDF — sem proteção por senha, sem restrições de impressão, o texto deve ser selecionável. Se um cliente mencionar problemas no processamento de faturas, essas são as primeiras coisas a verificar.
Para entregas e produto de trabalho final: qualidade de arquivamento
O produto de trabalho entregue a um cliente – relatórios finais, arquivos de design exportados como PDF, documentação completa – deve estar no formato da mais alta qualidade apropriado ao conteúdo. Para documentos que o cliente manterá por longo prazo ou compartilhará internamente, vale a pena considerar o PDF/A: é independente, tem garantia de permanecer legível sem dependências externas e é aceito pela maioria dos sistemas de arquivamento.
Para resultados com muito design, onde a qualidade visual é importante, não comprima agressivamente. O cliente está pagando pelo produto de trabalho – entregue-o com qualidade total e deixe-o compactar se precisar de uma versão menor para uma finalidade específica.
Práticas recomendadas universais, independentemente do tipo de documento
- Incorpore todas as fontes para que o documento seja renderizado corretamente, independentemente de quais fontes o cliente instalou
- Use texto real, não imagens digitalizadas — o cliente deve ser capaz de pesquisar e selecionar texto em qualquer documento enviado
- Nomeie os arquivos profissionalmente: ClientName_DocumentType_Date.pdf
- Mantenha o tamanho do arquivo abaixo de 10 MB para documentos enviados por e-mail; use um link de compartilhamento de arquivos para algo maior
- Teste a abertura do arquivo antes de enviá-lo – verifique se está correto e se não falta nada
Um PDF que abre corretamente, tem exatamente a aparência pretendida e é fácil de arquivar é um sinal pequeno, mas consistente, de qualidade profissional. É o tipo de coisa que os clientes não percebem quando está certo, mas definitivamente percebem quando está errado.
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