PDF/A é uma versão de PDF criada para arquivamento de longo prazo. O "A" significa arquivamento. É um padrão ISO que restringe o que um PDF pode conter para que o documento possa ser aberto e renderizado de forma confiável daqui a décadas, sem depender de software, fontes ou sistemas externos que podem não existir mais. Se você já recebeu um requisito de arquivamento que especifica o "formato PDF/A" é por isso.
Quais restrições de PDF/A
O PDF padrão é flexível – pode fazer referência a recursos externos, incorporar código executável, usar criptografia, transmitir conteúdo de fontes externas e contar com extensões proprietárias. Toda essa flexibilidade é um risco para o arquivamento. Se um PDF padrão for vinculado a um servidor de fontes externo que for desligado ou usar um recurso JavaScript que o software futuro não suporta, o documento poderá não ser renderizado corretamente em 20 anos.
PDF/A remove esses riscos ao proibir os recursos que criam dependências externas. Especificamente, PDF/A exige que todas as fontes sejam incorporadas ao arquivo, proíbe a criptografia e a proteção por senha, não permite JavaScript e conteúdo executável, proíbe a incorporação de áudio e vídeo e exige que a cor seja definida usando espaços de cores independentes do dispositivo.
O resultado é um documento independente: tudo o que é necessário para renderizá-lo com precisão está dentro do próprio arquivo. Sem conexão com a Internet, sem fontes instaladas, sem necessidade de plug-ins de terceiros.
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PDF/A-1, PDF/A-2 e PDF/A-3: Qual é a diferença?
Existem várias versões de PDF/A, cada uma baseada na última. PDF/A-1 (2005) é o mais restritivo e mais amplamente aceito para arquivamento legal e governamental. PDF/A-2 (2011) adicionou suporte para compactação, transparência e assinaturas digitais JPEG 2000. PDF/A-3 (2012) permite a incorporação de anexos de arquivos arbitrários dentro do PDF — útil para anexar os dados XML de origem a uma fatura PDF, por exemplo.
Cada versão também possui níveis de conformidade: /A (acessível, requer marcação para acessibilidade) e /B (básico, sem necessidade de marcação de acessibilidade). PDF/A-1b é o requisito mais comum que você encontrará – é a linha de base que os tribunais, agências governamentais e sistemas de registros empresariais normalmente especificam.
Quando você precisar de PDF/A vs. PDF padrão
PDF/A é exigido ou recomendado em contextos específicos: registros legais em muitos sistemas judiciais, envios de registros governamentais, documentação regulamentada do setor (saúde, finanças) e qualquer situação em que o documento precise estar acessível de forma confiável por mais de 10 anos. A UE, muitas agências federais dos EUA e vários arquivos nacionais adotaram PDF/A como formato de arquivo oficial.
Para uso diário – envio de documentos a clientes, compartilhamento de relatórios, distribuição de materiais de marketing – o padrão PDF é adequado e, na verdade, preferível. As restrições do PDF/A tornam-se inconvenientes quando você não precisa de arquivamento de longo prazo. Você não pode proteger um PDF/A com senha, o que é um problema para documentos confidenciais. Você não pode incorporar vídeo, o que é importante para apresentações interativas.
Como criar um arquivo PDF/A
A maioria dos aplicativos profissionais que exportam PDFs oferece a opção PDF/A. No Microsoft Word, vá para Arquivo → Salvar como → PDF, clique em Opções e procure a caixa de seleção compatível com ISO 19005-1. No Adobe Acrobat, você pode salvar ou converter diretamente para PDF/A. O LibreOffice também suporta a exportação de PDF/A a partir da caixa de diálogo de exportação de PDF.
Se você já possui um PDF padrão que precisa ser convertido para PDF/A, o processo de conversão verifica os recursos proibidos e os corrige automaticamente ou os sinaliza para revisão. As fontes são incorporadas, as referências externas são resolvidas e os recursos incompatíveis são removidos. A saída é um novo arquivo compatível com PDF/A.
Você sabe dizer se um PDF é PDF/A?
Sim. Os arquivos PDF/A contêm metadados que os identificam como tal. Quando você abre um arquivo PDF/A no Adobe Acrobat, uma barra azul aparece na parte superior indicando que o arquivo está no modo PDF/A e que alguns recursos estão desativados. Outros visualizadores podem mostrar um indicador semelhante ou anotá-lo nas propriedades do documento.
Você também pode verificar as propriedades do documento manualmente: na maioria dos visualizadores de PDF, vá para Arquivo → Propriedades → Descrição e procure os campos de metadados que identificam a versão e o nível de conformidade do PDF/A.
Para a maioria das pessoas, PDF/A só aparece quando uma instituição específica exige. Quando isso acontece, o requisito geralmente indica qual versão e nível de conformidade são necessários — PDF/A-1b é o padrão seguro se o requisito for ambíguo. Fora desses contextos específicos, as PDF Tools padrão e o formato PDF padrão lidam com tudo o que você precisa.
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