Um PDF de extrato bancário contém números de conta e números de roteamento que devem ser compartilhados com um credor para um pedido de empréstimo. O credor precisa ver o histórico de transações e o saldo, mas não tem necessidade legítima dos números completos das contas. Uma fatura de fornecedor contém detalhes de pagamento necessários ao departamento de contas a pagar, mas as informações bancárias não devem estar visíveis para todas as pessoas que lidam com a fatura durante a aprovação. Esses documentos exigem redação seletiva: remoção de padrões numéricos específicos e ao mesmo tempo deixar intacto o conteúdo ao redor.
A redação de contas bancárias e números de roteamento de um PDF é uma operação de precisão. A redação deve abranger os dígitos exatos do número da conta, sem ocultar o texto adjacente. Deve ser permanente, retirando os números da estrutura do PDF para que não possam ser recuperados. E deve ser verificável, para que você possa confirmar que não resta nenhum fragmento do número da conta. Este guia aborda o fluxo de trabalho para redação de números financeiros.
A Editação de PDF de dados financeiros requer mais precisão do que a redação geral de texto. Uma caixa de redação desalinhada que deixa um único dígito visível falhou. Uma redação que cobre muito remove o contexto de que o destinatário precisa.
Identificação de números de conta e roteamento em PDFs
Os números de contas bancárias seguem padrões previsíveis que ajudam a localizá-los para redação. Os números de contas bancárias nos EUA têm normalmente de 8 a 12 dígitos. Os números de roteamento têm exatamente 9 dígitos. Geralmente aparecem perto do nome do banco, no cabeçalho de um extrato ou na seção de detalhes de pagamento de uma fatura. Pesquise primeiro no PDF o nome do banco. Os números da conta e do roteamento geralmente estão próximos. Pesquise a palavra "Conta" ou "Roteamento" para localizar números rotulados. Procure padrões de dígitos que correspondam ao comprimento esperado.
A etapa de identificação Redação de PDF deve ser metódica. Localize todas as ocorrências dos números alvo antes de redigir qualquer um deles. Uma passagem de redação que perde uma ocorrência deixa os dados financeiros expostos.
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Redação com precisão
| Método | Como funciona | Melhor para |
|---|---|---|
| Pesquisar e redigir | Use a função de pesquisa do leitor de PDF para encontrar cada instância do número de destino e, em seguida, aplique a redação a cada resultado da pesquisa individualmente | Documentos onde os números das contas aparecem em locais previsíveis que a pesquisa pode encontrar com segurança |
| Redação baseada em padrões | Algumas ferramentas de redação podem identificar e redigir padrões que correspondam aos formatos de número de conta automaticamente em todo o documento | Documentos com vários números de conta ou onde os números aparecem em locais imprevisíveis |
| Inspeção visual manual | Percorra cada página e identifique visualmente cada número de conta e, em seguida, aplique a redação manualmente | Documentos onde os números de conta podem aparecer em imagens, manuscritos ou formatos fora do padrão que a pesquisa não consegue encontrar |
Verificando a integridade da redação
Após a redação, verifique se todas as instâncias da conta e dos números de roteamento estão completamente ocultadas. Pesquise no documento redigido por fragmentos dos números. Pesquise os primeiros quatro dígitos, os últimos quatro dígitos e quaisquer padrões de dígitos distintos. Se alguma pesquisa retornar um resultado, a redação perdeu essa instância. Reprocesse e verifique novamente. A verificação deve ser realizada na saída editada, não no original. A saída é o que o destinatário verá.
As ferramentas de redação WukongPDF suportam pesquisa e redação de texto. A verificação PDF Security após a redação confirma que nenhum dado financeiro permanece acessível no arquivo de saída.
Documentando redações para conformidade
As redações financeiras devem ser documentadas. Registre o que foi redigido, por que e por quem. A documentação fornece uma trilha de auditoria que demonstra que as supressões foram realizadas deliberadamente e por motivos válidos. Isto é particularmente importante para documentos partilhados com reguladores, auditores ou partes externas que possam questionar a razão pela qual as informações foram ocultadas.
A trilha de auditoria Redação de PDF deve ser armazenada com o documento redigido. Uma simples entrada de registro registrando a data da redação, o conteúdo alvo e o motivo é suficiente.
Lidando com números de contas parcialmente visíveis
Às vezes, os extratos bancários exibem números de contas com dígitos mascarados, como XXXX1234. A parte mascarada já está protegida. Apenas os dígitos visíveis precisam de redação. Mas ao redigir os dígitos visíveis, verifique se os dígitos mascarados não podem ser inferidos de outras informações do documento. Um extrato que mostra um número de conta parcialmente mascarado junto com um número de roteamento completo e o nome do banco pode fornecer contexto suficiente para que uma determinada pessoa reconstrua o número completo.
A Editação de PDF de números parcialmente mascarados deve considerar o contexto da informação. Um número mascarado isolado está protegido. Um número mascarado próximo às informações de identificação pode não ser.
Arquivando originais não editados com segurança
Após a redação, armazene o original não editado em um local seguro, separado da versão de distribuição editada. O original é o registro completo. A versão redigida é para distribuição. Se o original estiver armazenado na mesma pasta que a versão editada, um destinatário que deveria receber apenas a versão editada poderá acessar acidentalmente o original.
A separação PDF Security de arquivos editados e não editados é um controle de processo. A separação física dos arquivos evita divulgação acidental.
Redigindo linhas MICR na parte inferior dos cheques
Os cheques digitalizados incluem uma linha MICR na parte inferior contendo o número de roteamento, o número da conta e o número do cheque em fonte de reconhecimento de caracteres de tinta magnética. Esta linha deve ser redigida junto com as informações da conta impressas em outras partes do cheque. Os caracteres MICR são distintos e fáceis de identificar. Procure o padrão de fonte característico ou localize manualmente a faixa inferior da imagem do cheque.
A Editação de PDF de dados MICR requer o mesmo rigor que a redação de números de contas impressos. A linha MICR pode ser o único local onde aparece o número de roteamento completo. Perdê-lo deixa exposta a forma mais legível por máquina dos dados financeiros.
Testando o documento redigido com scanners automatizados de dados financeiros
As instituições financeiras e os sistemas de detecção de fraude usam ferramentas automatizadas para digitalizar documentos em busca de números de contas. Após a redação, teste seu documento redigido com uma ferramenta semelhante, se disponível. Ou simule manualmente a verificação procurando padrões de dígitos que correspondam aos formatos de número de conta. O teste confirma que sua redação resiste à detecção automatizada, não apenas à inspeção visual.
O teste PDF Security contra verificação automatizada é mais rigoroso do que a revisão visual. Uma redação que passe na inspeção visual poderá falhar na detecção automatizada se os dados de texto subjacentes permanecerem na estrutura do arquivo.
Redação de dados financeiros em PDFs digitalizados e digitais
Extratos bancários digitalizados são imagens de páginas. A redação dos números das contas exige pintar os números com retângulos opacos e, em seguida, alisar o documento para que a tinta se torne permanente. Extratos bancários digitais possuem texto selecionável. A redação deles requer a remoção do texto da estrutura do PDF, e não apenas sua cobertura. O método é diferente. O resultado deve ser o mesmo: os números desapareceram.
Para PDFs digitalizados, verifique a redação ampliando cada área editada. Se algum dígito estiver visível através ou ao redor da tinta, refaça. Para PDFs digitais, verifique pesquisando os números redigidos na saída. O método de verificação Editação de PDF depende do tipo de PDF.
Criando um Relatório de Redação para Auditores
Os auditores financeiros podem solicitar documentação de supressões aplicadas às declarações fornecidas como prova. Crie um relatório de redação listando cada item editado, sua localização no documento e o motivo da redação. O relatório demonstra que as supressões foram aplicadas de forma sistemática e por razões válidas, para não ocultar informações desfavoráveis.
O relatório de redação PDF Security é um documento que acompanha o PDF editado. Fornece a transparência que as próprias redações obscurecem.
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