Você coleta 200 formulários de emprego em PDF preenchidos. Cada formulário possui os mesmos campos: nome, e-mail, telefone, cargo, data de início, expectativa salarial. Você precisa de todas as 200 respostas em uma única planilha do Excel, com cada candidato como uma linha e cada campo como uma coluna. Abrir manualmente cada PDF, ler os valores dos campos e digitá-los no Excel levaria um dia inteiro de trabalho. Um único erro de digitação em um endereço de e-mail ou número de telefone pode significar a perda de contato com o candidato.
Extrair automaticamente dados de Formulários PDF preenchíveis para o Excel é um fluxo de trabalho de extração de dados que lê os valores dos campos do formulário e os grava em uma planilha. O processo é rápido, preciso e elimina erros de transcrição. A extração lê os dados diretamente dos campos do formulário do PDF.
Como funciona a extração de dados de formulários PDF
Formulários PDF preenchíveis armazenam dados em campos nomeados. Cada campo possui um nome como Nome ou Email e um valor inserido pelo usuário. A extração de dados lê os nomes e valores dos campos e os exporta para um formato estruturado. Os nomes dos campos tornam-se cabeçalhos de colunas na planilha. Cada PDF se torna uma linha de dados. Os valores preenchem as células nas colunas correspondentes.
A extração de dados do formulário PDF para Excel de WukongPDF processa vários PDFs em um lote. Carregue todos os 200 formulários preenchidos. A ferramenta lê os nomes e valores dos campos de cada formulário. Ele gera uma planilha com uma linha por formulário. Cada campo se torna uma coluna. A extração preserva os dados exatamente como inseridos. Não há OCR envolvido, nem erros de reconhecimento de caracteres, pois os dados foram digitados em campos de formulário digital.
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Pré-requisitos para extração limpa de dados
Os formulários devem ser PDFs preenchíveis com campos de formulário reais. Os formulários digitalizados que foram preenchidos manualmente e depois digitalizados não possuem dados de campo do formulário. Eles exigem OCR, que é menos preciso e introduz erros de reconhecimento. Antes de configurar um fluxo de trabalho de extração, abra um dos formulários preenchidos e verifique se você pode clicar no texto preenchido e editá-lo. Se você puder, o formulário terá campos de formulário ativos. Se o texto fizer parte da imagem da página, o formulário será digitalizado e precisará de OCR.
Os nomes dos campos no formulário PDF determinam os cabeçalhos das colunas na planilha. Se versões diferentes do formulário usarem nomes de campos diferentes, a planilha extraída terá várias colunas para os mesmos dados. Padronize o modelo de formulário antes de distribuí-lo. Use nomes de campos consistentes em todas as cópias. Essa padronização inicial compensa na hora da extração com uma planilha limpa e uniforme.
Processando os dados extraídos
Abra a planilha extraída e revise os dados. Verifique se há valores ausentes onde um campo do formulário foi deixado em branco. Verifique se há formatação inconsistente, como números de telefone inseridos como 555-123-4567 em alguns formulários e 5551234567 em outros. Limpe os dados usando funções do Excel. Divida os nomes completos em colunas de nome e sobrenome se o formulário os coletou como um único campo. Valide endereços de e-mail verificando a presença do sinal @.
Adicione um número de linha ou coluna de identificador exclusivo se o formulário não incluir um. Esse identificador permite rastrear uma linha específica na planilha até o formulário PDF original. Se uma entrada de dados parecer suspeita, você poderá abrir o PDF original do candidato, verificar o valor do campo e corrigir a planilha, se necessário.
Escalonando o fluxo de trabalho para uso recorrente
Se você coleta respostas de formulários PDF regularmente, crie um modelo Excel no qual os dados extraídos serão alimentados. Configure fórmulas, tabelas dinâmicas, gráficos e formatação no modelo. A cada período, extraia os novos dados do formulário e cole-os na planilha de dados do modelo. As fórmulas e gráficos são atualizados automaticamente. O modelo elimina o trabalho repetitivo de recriar a análise para cada lote de respostas. O fluxo de trabalho Extrair dados PDF que levou horas na primeira vez leva minutos em cada vez subsequente.
Após a extração, arquive os formulários PDF originais. A planilha é uma comodidade para análise. Os PDFs são os registros originais. Se surgir alguma dúvida sobre os dados, o formulário original fornece a resposta oficial. Para organizações que coletam respostas de formulários PDF de usuários externos, um fluxo de trabalho de validação de dados após a extração detecta os erros mais comuns do usuário antes que os dados entrem nos sistemas downstream. Verifique se há endereços de e-mail sem o sinal @, o que indica que o usuário digitou um endereço inválido. Verifique se há números de telefone muito curtos ou muito longos. Verifique se há campos obrigatórios que foram deixados em branco. Sinalize esses registros para acompanhamento, em vez de importar dados incorretos silenciosamente. Alguns minutos de validação após a extração evitam horas de limpeza posteriormente, quando dados incorretos se propagam em relatórios, bancos de dados e comunicações. Ao construir um pipeline de dados de formulário recorrente, documente o mapeamento de campos: quais nomes de campos PDF correspondem a quais colunas em seu banco de dados ou planilha. Os nomes dos campos do formulário, como FName ou Q1_Answer, podem não corresponder aos nomes das colunas do seu sistema, como FirstName ou SatisfactionRating. Crie uma tabela de mapeamento que traduza nomes de campos PDF em nomes de colunas do sistema. Aplique esse mapeamento sempre que extrair dados. A tabela de mapeamento também serve como documentação para futuros membros da equipe que precisam entender como os dados do formulário fluem para os sistemas da organização. Para formulários que incluem campos opcionais, a extração produzirá células em branco para os campos que o usuário deixou vazios. Faça a distinção entre campos intencionalmente em branco e dados ausentes adicionando uma coluna de validação que verifica se os campos obrigatórios estão preenchidos. Um endereço de e-mail ausente em um campo de e-mail obrigatório precisa de acompanhamento. A falta do nome do meio em um campo opcional é aceitável. Os sinalizadores de validação orientam seus esforços de acompanhamento para os registros que precisam de atenção. A tabela de mapeamento também serve como documentação para futuros membros da equipe que precisam entender como os dados do formulário fluem para os sistemas da organização.
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