Alguns scanners de documentos e impressoras multifuncionais aplicam automaticamente proteção por senha ou restrições de edição a cada PDF que produzem. Esta é uma configuração de segurança padrão definida pelo departamento de TI ou pelo fabricante do dispositivo. Quando você recebe um PDF digitalizado que pede inesperadamente uma senha ou bloqueia a edição, a proteção provavelmente não foi aplicada intencionalmente pela pessoa que digitalizou o documento. As ferramentas Unlock PDF podem remover a proteção aplicada pelo scanner, restaurando o documento ao uso normal e editável.
Principais conclusões
A proteção de PDF aplicada ao scanner geralmente é uma senha de permissão que restringe a edição, impressão ou cópia, em vez de uma senha de abertura que impede a visualização. A maior parte da proteção do scanner usa uma senha de proprietário fraca ou padrão que as ferramentas de desbloqueio podem remover. O processo de desbloqueio leva segundos depois que você identifica o tipo de proteção aplicada. Se o scanner aplicou uma senha de abertura, você precisará da senha da pessoa que operou o scanner.
Por que os scanners aplicam proteção a PDFs
Scanners empresariais e dispositivos multifuncionais são frequentemente configurados por administradores de TI para aplicar configurações de segurança padrão a documentos digitalizados. A justificativa é que os documentos digitalizados frequentemente contêm informações confidenciais, como contratos, registros pessoais ou documentos financeiros, e aplicar proteção por padrão é mais seguro do que depender de usuários individuais para se lembrarem de proteger as digitalizações confidenciais. O menu de configuração do scanner inclui uma seção de política de segurança onde os administradores definem a senha e as permissões padrão. Essas configurações se aplicam a todos os trabalhos de digitalização, a menos que o usuário no scanner as substitua, o que a maioria dos usuários não sabe como fazer.
A proteção geralmente é uma senha de permissão com restrições de edição, impressão e cópia. A senha padrão do scanner geralmente é definida como um valor simples programado pelo departamento de TI, como o nome da organização, o número do modelo do scanner ou um padrão genérico como "admin" ou "senha". Isto torna a proteção aplicada pelo scanner relativamente fácil de remover em comparação com a proteção aplicada deliberadamente por um usuário que escolheu uma senha forte.
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Como identificar e remover a proteção aplicada pelo scanner
Caso o scanner tenha aplicado proteção durante uma operação de digitalização para e-mail, verifique as configurações de e-mail no scanner. Muitos scanners possuem perfis de segurança separados para diferentes métodos de entrega. O perfil de digitalização para e-mail pode aplicar proteção, mas o perfil de digitalização para pasta não. Se você tiver acesso ao scanner, mudar para um método de entrega diferente para o mesmo documento pode contornar a proteção sem qualquer ferramenta de desbloqueio. Peça ao operador do scanner para tentar digitalizar para uma unidade USB ou pasta de rede em vez de e-mail.
Após desbloquear o PDF protegido pelo scanner, abra as propriedades do documento e verifique se a guia Segurança agora mostra 'Sem segurança'. Se alguma restrição permanecer listada, o desbloqueio foi incompleto e o documento ainda poderá bloquear a edição ou cópia. Algumas ferramentas de desbloqueio removem a senha, mas deixam os sinalizadores de permissão no lugar, produzindo um documento que pode ser aberto sem senha, mas ainda bloqueia determinadas ações. Um desbloqueio completo não deve mostrar nenhum método de segurança nem restrições nas propriedades do documento.
Alguns scanners aplicam proteção usando o padrão de criptografia RC4 de 40 bits, que é um algoritmo de criptografia mais antigo e mais fraco. As ferramentas de desbloqueio podem remover a proteção baseada em RC4 quase instantaneamente porque o espaço da chave é pequeno o suficiente para uma recuperação rápida por força bruta. Os scanners mais recentes que usam criptografia AES de 128 ou 256 bits exigem abordagens mais sofisticadas, mas as senhas padrão escolhidas pelos departamentos de TI costumam ser simples o suficiente para que a recuperação baseada em dicionário seja bem-sucedida em minutos.
Abra o PDF em qualquer leitor e verifique as propriedades do documento. Se a guia Segurança mostrar "Segurança de senha" e lista restrições como "Edição: Não permitida" mas o documento abre sem pedir senha, a proteção é apenas uma senha de permissão. Esta é a proteção mais comum aplicada por scanner. Use uma ferramenta de desbloqueio voltada especificamente para senhas de permissão. Carregue o PDF digitalizado, execute a operação de desbloqueio e baixe a versão irrestrita. A maioria das ferramentas de desbloqueio on-line lida com senhas de permissões aplicadas pelo scanner em poucos segundos.
Quando o documento solicita uma senha para abertura, o scanner aplicou uma senha de abertura. Isso é menos comum, mas ocorre em ambientes de alta segurança. Peça a senha à pessoa que operou o scanner. Os operadores do scanner geralmente não sabem que a senha foi aplicada, portanto, talvez seja necessário entrar em contato com o departamento de TI que configurou o scanner. Se o departamento de TI não puder fornecer a senha, o documento poderá ser irrecuperável sem ferramentas especializadas de recuperação de senha, que são eficazes apenas contra senhas fracas ou padrão. A ferramenta de desbloqueio do WukongPDF remove as restrições de permissão aplicadas pelo scanner e pode tentar a recuperação de senhas simples de abertura comumente usadas nas configurações padrão do scanner.
Evitando problemas de proteção do scanner
Documente o processo de desbloqueio e compartilhe-o com colegas que recebem PDFs protegidos por scanner da mesma fonte. Um guia de uma página que lista as senhas padrão comuns para os modelos de scanner da sua organização e as etapas para remover a proteção evita que cada pessoa pesquise a solução de forma independente. Um artigo da base de conhecimento compartilhado ou uma entrada no wiki da equipe distribui essas informações de forma eficiente e reduz o número de tickets de suporte de TI relacionados a documentos digitalizados bloqueados.
Para organizações que digitalizam grandes volumes de documentos, o custo de produtividade ao lidar com proteções indesejadas pode ser significativo. Calcule o tempo gasto para desbloquear PDFs digitalizados ao longo de um mês e apresente o número ao departamento de TI como um caso de negócios para alterar as configurações padrão do scanner. Um scanner que adiciona proteção indesejada a 50 documentos por dia, cada um levando 30 segundos para ser desbloqueado, custa à organização mais de uma hora de tempo produtivo por semana. A maioria dos departamentos de TI ajustará as configurações assim que compreender o impacto na produtividade. Depois que o impacto nos negócios é quantificado, a maioria dos departamentos de TI responde rapidamente para ajustar a configuração de segurança padrão.
Se você não conseguir alterar a configuração do scanner, anote o número exato do modelo do scanner e pesquise on-line pela senha padrão. Muitos fabricantes de scanners documentam a senha padrão de fábrica em seus manuais do usuário ou artigos da base de conhecimento. A senha padrão geralmente é a mesma em todas as unidades do mesmo modelo, e conhecê-la permite desbloquear PDFs digitalizados sem usar uma ferramenta de terceiros.
Se os scanners da sua organização aplicarem proteção indesejada aos PDFs, a solução mais eficaz será alterar as configurações de segurança padrão do scanner. Acesse a interface de configuração do scanner, geralmente através de um navegador da web, digitando o endereço IP do scanner. Navegue até a seção de segurança ou configurações de PDF e desative a proteção padrão ou altere-a para ser aplicada somente quando o usuário escolher explicitamente proteger um documento. Essa alteração requer acesso de administrador ao scanner, que pode precisar ser solicitado ao departamento de TI.
Para usuários que digitalizam documentos em scanners compartilhados ou públicos onde não podem alterar a configuração, uma solução alternativa é digitalizar para um formato diferente de PDF, como JPEG ou TIFF, e depois converter os arquivos de imagem em PDF usando uma ferramenta que não aplique proteção. A conversão de imagem em PDF produz um PDF desprotegido. A etapa extra de conversão adiciona um minuto ao fluxo de trabalho, mas ignora totalmente a configuração de segurança do scanner.
Perguntas Frequentes
E se o scanner aplicasse uma assinatura digital além da proteção? A assinatura digital é independente da proteção por senha. A remoção da senha não afeta a assinatura. No entanto, se você editar o documento, a assinatura será exibida como inválida porque o conteúdo foi alterado após a assinatura. Se a validade da assinatura for importante, entre em contato com o originador do documento para solicitar uma versão desbloqueada e assinada. Não desbloqueie e edite um documento assinado se a assinatura servir como garantia de autenticidade.
E se o scanner aplicasse uma assinatura digital além da proteção por senha? As assinaturas digitais aplicadas pelo scanner geralmente são certificados autoassinados gerados pelo próprio scanner para verificar a autenticidade do documento, e não para restringir o acesso. A remoção da proteção por senha não afeta a assinatura digital. No entanto, se você editar o documento, a assinatura será exibida como inválida porque o conteúdo do documento foi alterado desde que foi assinado.
É legal desbloquear um PDF protegido por scanner que recebi de outra pessoa?
Se a proteção foi aplicada automaticamente pelo scanner e não intencionalmente pelo remetente, a remoção das restrições para usar o documento conforme pretendido é geralmente aceitável. O remetente provavelmente não sabe que o documento está protegido. Se não tiver certeza, entre em contato com o remetente e pergunte se ele pretendia restringir o documento. Se a proteção foi aplicada intencionalmente e você não tem permissão para modificar o documento, a remoção das restrições pode violar os termos de uso.
A proteção aplicada pelo scanner pode interferir no processamento de OCR?
Sim. Se o scanner aplicou permissões que impedem a edição, o software OCR poderá não conseguir adicionar a camada de texto reconhecida ao PDF porque o documento está bloqueado contra modificação. Desbloqueie o PDF primeiro e depois execute o OCR na versão desprotegida. A camada de texto OCR será escrita corretamente no documento assim que as restrições de permissão forem removidas.
Por que meu scanner aplica proteção a algumas verificações, mas não a outras?
Alguns scanners possuem configurações baseadas em perfis onde diferentes destinos de digitalização, como e-mail, pasta de rede e USB, têm diferentes configurações de segurança. Uma digitalização enviada para e-mail pode estar protegida, enquanto uma digitalização salva em uma unidade USB não. Verifique as configurações do perfil do scanner para identificar e resolver a inconsistência.
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