Você envia a um cliente um formulário PDF. Eles preenchem, assinam e devolvem. Uma semana depois, você abre o formulário para verificar um detalhe e descobre que os números foram alterados. O cliente, ou alguém que lhe encaminhou o formulário, editou os campos após assinar. O formulário que você recebeu de volta não é o formulário que você enviou. Este cenário é a razão pela qual existe o achatamento.
Achatar um formulário PDF converte os campos preenchíveis interativos em conteúdo estático e não editável. O texto digitado no formulário passa a fazer parte da própria página, assim como o texto original impresso. Ninguém pode abrir o PDF achatado e alterar as respostas, seja por acidente ou propositalmente. Para qualquer formulário em que a integridade dos dados enviados seja importante e que inclua contratos, solicitações, faturas e documentos legais, o nivelamento é a etapa que fixa as respostas.
O que acontece quando um formulário PDF é nivelado
Um Formulários PDF preenchíveis contém dois tipos de conteúdo. O conteúdo estático é o texto, linhas, logotipos e layout que existiam quando o formulário foi criado. O conteúdo interativo são os objetos de campo: caixas de texto, caixas de seleção, botões de opção, listas suspensas e campos de assinatura que o destinatário do formulário preenche. Esses campos são objetos separados colocados em camadas na parte superior da página estática.
Quando você nivela o formulário, os campos interativos são mesclados no conteúdo estático. O texto digitado em uma caixa de texto torna-se texto permanente na página, indistinguível dos rótulos originais do formulário. As caixas de seleção marcadas tornam-se marcas de seleção permanentes. Os próprios objetos de campo interativo são excluídos. O resultado parece idêntico ao formulário preenchido, mas não há mais campos para clicar, digitar ou modificar. Cada resposta está bloqueada.
O achatamento é um processo unilateral. Depois que um formulário é nivelado, você não pode extrair os dados do campo, alterar as respostas ou restaurar os campos interativos. As informações enviadas são preservadas no conteúdo da página, mas não podem mais ser lidas por máquina como dados de formulário. Se você precisar extrair as respostas do formulário para uma planilha ou banco de dados posteriormente, salve uma cópia do formulário preenchido, mas não nivelado, antes de nivelá-lo. O original não nivelado preserva os dados. A cópia achatada preserva a aparência e evita adulterações.
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Como nivelar um formulário PDF passo a passo
WukongPDF fornece um fluxo de trabalho de nivelamento simples. Abra o formulário PDF preenchido na ferramenta de edição. Assim que o formulário for carregado, procure a opção de nivelar os campos do formulário. A ferramenta mescla todos os campos interativos no conteúdo da página e salva o resultado como um novo PDF. Baixe o arquivo achatado. O formulário original preenchido permanece em sua conta, sem nivelamento, então você sempre pode voltar para a versão editável se precisar extrair dados ou fazer correções.
Se você usa o Adobe Acrobat, o processo de nivelamento está nas ferramentas de produção de impressão ou pode ser feito por meio do recurso Preflight. Vá para Ferramentas, Produção de impressão e selecione Visualização do nivelador. Escolha achatar todas as páginas. Salve o documento nivelado com um novo nome de arquivo. O nivelador do Acrobat fornece controle detalhado sobre como a transparência, a impressão sobreposta e os espaços de cores são tratados durante o nivelamento. Essas opções são importantes para a produção de impressão, mas geralmente não são necessárias para Segurança de PDF e bloqueio de formulários.
Para usuários de Mac que trabalham com o Preview, existe uma abordagem indireta. Abra o formulário preenchido na visualização. Escolha Arquivo e depois Imprimir. Na caixa de diálogo de impressão, clique no botão PDF e escolha Salvar como PDF. Isso refrata o documento e nivela efetivamente os campos do formulário no conteúdo da página. Teste o resultado tentando clicar em um campo do formulário. Se clicar não fizer nada, o nivelamento foi bem-sucedido. Este método é gratuito e não requer software adicional.
Por que o nivelamento é importante para documentos jurídicos e comerciais
Um formulário PDF preenchível não nivelado que foi preenchido é um documento ativo e editável. Qualquer destinatário pode abri-lo em um visualizador de PDF, clicar em um campo e alterar a resposta. O valor alterado será exatamente igual ao valor original. Não há indicação visual de que algo foi editado. O destinatário pode ser um cliente honesto que acidentalmente altera um número durante a rolagem. Pode ser uma parte desonesta que deseja alterar o prazo do contrato após a assinatura do documento. Em ambos os casos, os campos editáveis tornam a alteração trivialmente fácil de executar.
O achatamento elimina esse risco. Um formulário nivelado não contém campos editáveis. As respostas são tão permanentes quanto tinta no papel. É por isso que muitas organizações exigem que os formulários PDF enviados sejam nivelados antes de serem processados. Agências governamentais, sistemas judiciais, instituições financeiras e prestadores de cuidados de saúde muitas vezes incluem a simplificação nas suas diretrizes de envio de documentos. Eles não desejam receber um formulário ativo que poderia ter sido editado após o remetente afirmar que foi preenchido.
Achatamento versus proteção por senha: qual deles realmente bloqueia os dados
Às vezes, as pessoas confundem nivelamento com proteção por senha porque ambas são usadas para evitar alterações em um PDF. Eles fazem coisas diferentes. A proteção por senha restringe quem pode abrir ou editar o arquivo. Um formulário protegido por senha pode ser criptografado para que apenas o destinatário pretendido possa abri-lo, e as restrições de edição podem impedir que um visualizador de PDF modifique o documento. Mas se a senha for compartilhada ou as restrições de edição forem contornadas, os campos permanecem editáveis. A proteção por senha controla o acesso. Não bloqueia os dados.
O nivelamento controla os próprios dados. Um formulário nivelado não pode ser editado mesmo por alguém que tenha acesso irrestrito total ao arquivo, porque os campos editáveis não existem mais. Não há mais nada para editar. Os dados passaram a fazer parte da página. Para documentos onde a integridade das informações apresentadas é mais importante do que a capacidade de extraí-las posteriormente, o nivelamento é a proteção mais forte porque é irreversível. Para documentos em que você deseja a integridade dos dados e a capacidade de extração contínua dos dados, proteja o arquivo com senha para restringir a edição, mas mantenha os campos intactos para seu próprio acesso.
Erros comuns de nivelamento e como evitá-los
O erro de nivelamento mais comum é não salvar o original não nivelado. Depois de nivelados, os dados do campo de formulário não podem ser extraídos programaticamente. Se precisar compilar respostas de 500 formulários em uma planilha, você precisará das versões não niveladas com os dados do campo intactos. Sempre nivele uma cópia, nunca a única versão que você possui.
O segundo erro é achatar antes que o formulário esteja realmente completo. Um formulário nivelado não pode ser atualizado. Se o cliente voltar e disser que cometeu um erro no campo 7, você não poderá simplesmente editar esse campo. Você precisa voltar ao original não nivelado, fazer a correção e nivelar novamente. Confirme com o remetente se o formulário está finalizado antes de nivelá-lo. Um e-mail rápido de uma linha: "Recebi seu formulário preenchido. Por favor, confirme se todas as informações estão corretas antes de finalizar o documento”, disse. evita a necessidade de refazer o trabalho.
O terceiro erro é presumir que todas as ferramentas de PDF são achatadas da mesma maneira. Algumas ferramentas mesclam o conteúdo do campo, mas deixam os contornos do campo visíveis, o que confunde os leitores que tentam clicar no que parece ser um campo editável, mas na verdade é estático. Algumas ferramentas alteram a fonte ou o espaçamento do texto do campo durante o nivelamento, produzindo um resultado que parece um pouco diferente do formulário preenchido original. Teste sua ferramenta de nivelamento em um formulário de amostra antes de processar um lote importante. Abra a saída nivelada, tente clicar nos campos e compare a aparência com o original não nivelado. Uma ferramenta que produza resultados visuais idênticos e campos totalmente não interativos é o que você deseja.
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