Um contrato chega com quatro linhas de assinatura na mesma página: uma para você, uma para seu gerente, uma para o cliente e uma para o notário. Cada linha está em um canto diferente da página. Você assina sua linha e encaminha o documento. Seu gerente assina a linha e a encaminha novamente. O cliente assina e encaminha. Os sinais do notário duram. A página agora tem quatro assinaturas em quatro posições diferentes, cada uma adicionada em um momento diferente por uma pessoa diferente em um dispositivo diferente.
Os fluxos de trabalho de múltiplas assinaturas Assinar PDF exigem que cada signatário coloque sua assinatura no local correto sem perturbar as assinaturas já na página. O processo precisa ser preciso, porque uma assinatura colocada na posição errada pode se sobrepor a outra assinatura ou acabar totalmente na linha de assinatura errada.
Preparação do documento para múltiplas assinaturas
Antes de distribuir um documento para assinaturas múltiplas, adicione marcadores visuais a cada linha de assinatura. Uma caixa delimitada ao redor de cada área de assinatura define claramente onde cada pessoa deve assinar. Uma etiqueta dentro ou abaixo de cada caixa identifica o signatário por nome ou função. Esses marcadores reduzem a chance de alguém assinar no lugar errado. As ferramentas de formulário WukongPDF podem adicionar campos de assinatura a um PDF. Cada campo é nomeado de acordo com o signatário pretendido e posicionado precisamente na página. Os limites do campo fornecem uma área de destino clara para cada assinatura.
Se o documento já tiver linhas de assinatura impressas, mas nenhum campo interativo, use a ferramenta de assinatura para colocar cada assinatura manualmente. Aumente o zoom na área de assinatura. Arraste a assinatura para alinhá-la com a linha impressa. Redimensione para caber dentro dos limites da linha. A precisão do posicionamento manual é importante. Uma assinatura que se sobreponha à linha ou se estenda além da área designada parece desleixada e pode fazer com que o documento seja rejeitado pela parte receptora.
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Gerenciando a sequência de assinatura
Várias assinaturas na mesma página requerem uma sequência de assinatura. Se o notário assinar antes de todas as outras partes, e então uma das partes precisar corrigir algo no documento, o reconhecimento de firma será invalidado. A sequência típica é: todas as partes assinam primeiro, e por último o notário ou a testemunha. Comunique a sequência claramente a todos os signatários. Um e-mail de capa ou uma página de instruções listando a ordem de assinatura impede que alguém assine fora de hora.
Após cada pessoa assinar, ela deverá alisar sua assinatura antes de encaminhar o documento. O nivelamento converte a anotação da assinatura em conteúdo de página permanente. Sem nivelamento, o próximo signatário poderia acidentalmente mover ou excluir a assinatura anterior ao colocar a sua própria. A ferramenta de assinatura de WukongPDF inclui uma opção de nivelamento. Depois de colocar sua assinatura, alise-a. Em seguida, encaminhe o documento achatado para a próxima pessoa. Cada signatário recebe um documento com assinaturas bloqueadas e inalteráveis de todos os signatários anteriores.
Tratamento do tamanho e consistência da assinatura
Quando quatro pessoas diferentes assinam a mesma página, suas assinaturas variam naturalmente em tamanho e estilo. Alguma consistência faz com que o documento pareça mais profissional. Forneça uma diretriz para o tamanho da assinatura: “Por favor, dimensione sua assinatura para caber na caixa marcada, aproximadamente 5 cm de largura por 0,5 cm de altura”. Isso ajuda cada pessoa a ajustar sua assinatura em uma escala semelhante. As Páginas PDF mostrarão quatro assinaturas que, embora individualmente distintas, parecem proporcionalmente consistentes.
Para os signatários que utilizam o método de câmera para capturar sua assinatura, aconselhe-os a assinar em papel no tamanho recomendado. Uma assinatura escrita com 5 cm de largura em papel e fotografada será dimensionada corretamente quando colocada no PDF. Uma assinatura escrita com 0,5 polegadas de largura parecerá minúscula quando colocada. Uma assinatura escrita com 5 polegadas de largura pode não caber na área designada.
Verificando o documento totalmente assinado
Após a coleta de todas as assinaturas, o destinatário final deverá verificar o documento. Confirme se cada assinatura aparece no local designado. Verifique se nenhuma assinatura se sobrepõe ou se obscurece. Verifique se as assinaturas estão legíveis. Confirme se a contagem de páginas corresponde ao documento original, garantindo que nenhuma página foi adicionada ou removida durante o processo de assinatura. Achate todas as assinaturas restantes para bloquear todo o documento. O Editor de PDF pode adicionar uma página de certificação listando cada signatário, a data em que assinaram e uma declaração de que o documento representa o acordo totalmente executado. Esta página de certificação fornece um ponto de referência único para qualquer pessoa que precise verificar as assinaturas posteriormente.
Para documentos recorrentes com múltiplas assinaturas, como aprovações mensais ou relatórios trimestrais, salve um modelo com os campos de assinatura pré-posicionados. A cada período, comece a partir do modelo, distribua para assinaturas e colete a versão assinada. O modelo elimina o trabalho repetitivo de configurar posições de assinatura a cada vez.
Ao coordenar documentos com múltiplas assinaturas em fusos horários, o processo de assinatura sequencial pode durar vários dias. Cada signatário recebe o documento, assina, aplaina e encaminha. O desafio é rastrear onde o documento está na sequência. Um método de rastreamento simples: inclua uma página de rosto listando o pedido de assinatura com caixas de seleção. À medida que cada pessoa assina, ela verifica seu nome e escreve a data e a hora. A próxima pessoa vê rapidamente quem já assinou e quem ainda está pendente. Este rastreamento manual é de baixa tecnologia, mas eficaz para documentos que circulam entre três a seis signatários.
Depois que todas as assinaturas forem coletadas e o documento finalizado, considere se a versão final deve ser um PDF nivelado ou permanecer editável. Na maioria dos casos, o documento final assinado deve ser achatado para evitar alterações pós-assinatura. A versão achatada é o registro oficial. Mantenha uma cópia de backup não nivelada em um local seguro caso uma assinatura precise ser atualizada ou corrigida. A versão distribuída e achatada protege contra adulteração. O backup não nivelado preserva a capacidade de fazer correções, se necessário.
Para documentos que exigem reconhecimento de firma múltipla, o notário precisa ver cada signatário assinar pessoalmente ou verificar sua identidade por meios aceitáveis. Um PDF que foi assinado digitalmente por várias partes antes de chegar ao notário pode não atender aos requisitos para reconhecimento de firma porque o notário não testemunhou as assinaturas. Verifique os requisitos de reconhecimento de firma em sua jurisdição antes de configurar um fluxo de trabalho de PDF com múltiplas assinaturas que culmine no reconhecimento de firma.
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