Uma assinatura digital em um PDF fornece duas coisas que uma imagem de assinatura manuscrita não pode: prova criptográfica de quem assinou e prova criptográfica de que o documento não foi alterado desde a assinatura. Você não precisa desenhar sua assinatura, fazer upload de uma digitalização ou usar uma tela sensível ao toque. Uma assinatura digital baseada em certificado usa um certificado digital emitido por uma autoridade de certificação confiável para criar um selo inviolável que está matematicamente vinculado à sua identidade e ao conteúdo do documento.
A capacidade Assinatura Digital em PDF faz parte da especificação desde a versão 1.2, lançada em 1996. Apesar de ter quase trinta anos, continua subutilizada porque o processo de obtenção e utilização de um certificado digital é mais complexo do que digitar um nome ou enviar uma imagem de assinatura. Compreender o processo torna-o acessível.
O que uma assinatura digital baseada em certificado realmente prova
Uma assinatura digital baseada em certificado prova três coisas. Primeiro, prova a identidade do signatário, porque o certificado foi emitido por uma autoridade de certificação que verificou a identidade do signatário antes de emitir o certificado. Em segundo lugar, prova a integridade do documento, porque a assinatura inclui um hash criptográfico do conteúdo do documento no momento da assinatura, e qualquer alteração subsequente ao documento invalida esse hash. Terceiro, comprova a hora da assinatura, porque a assinatura pode incluir um carimbo de data/hora de um servidor de horário confiável.
Essas três provas juntas tornam a assinatura baseada em certificado Sign PDF a forma mais forte de assinatura eletrônica disponível no formato PDF. Um nome digitado não fornece nenhuma dessas provas. Uma imagem de assinatura desenhada não fornece nenhum deles. Uma assinatura baseada em certificado fornece todos os três.
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Obtenção de um certificado digital para assinatura de PDF
Certificados digitais para assinatura de PDF estão disponíveis nas autoridades de certificação que emitem certificados pessoais ou organizacionais. Estas são as mesmas autoridades de certificação que emitem certificados SSL para sites. A autoridade de certificação verifica sua identidade, normalmente verificando a identificação emitida pelo governo ou registros organizacionais, e emite um arquivo de certificado que você instala em seu computador.
Muitas organizações emitem certificados digitais para seus funcionários por meio de uma autoridade de certificação interna. Se sua organização usa cartões inteligentes ou tokens de hardware para criar acesso ou login na rede, essas mesmas credenciais podem frequentemente ser usadas para assinatura de PDF. Verifique com seu departamento de TI se você já possui um certificado digital que possa ser usado para assinatura de documentos.
Algumas plataformas de assinatura baseadas em nuvem emitem certificados sob demanda. Você verifica sua identidade uma vez por meio da plataforma e ela emite um certificado válido para uma única sessão de assinatura ou por um período de tempo limitado. Essa abordagem elimina a complexidade de instalação e gerenciamento de certificados localmente, ao mesmo tempo em que fornece força de assinatura baseada em certificado.
Aplicando uma assinatura baseada em certificado a um PDF
No Adobe Acrobat, abra o documento e selecione Ferramentas, Certificados e Assinar Digitalmente. Desenhe um retângulo onde a assinatura deve aparecer. O Acrobat solicita que você selecione qual certificado usar e configure a aparência da assinatura. A aparência pode incluir seu nome, a data, os detalhes do certificado e uma imagem de fundo, como um logotipo corporativo.
WukongPDF fornece recursos PDF Security por meio do navegador para adicionar assinaturas a documentos. A plataforma oferece suporte a vários métodos de assinatura, incluindo assinatura baseada em certificado, quando disponível.
Após assinar, salve o documento com um novo nome de arquivo. A versão assinada deve ser mantida como cópia oficial e a versão não assinada deve ser arquivada ou excluída para evitar confusão sobre qual versão foi realmente assinada.
Verificando uma assinatura baseada em certificado
Quando um destinatário abre um PDF assinado por certificado, o leitor de PDF valida automaticamente a assinatura. Uma faixa azul ou uma marca de seleção verde indica uma assinatura válida com um certificado confiável. Um triângulo de aviso amarelo indica uma assinatura que é tecnicamente válida, mas utiliza um certificado de uma fonte não confiável. Um X vermelho indica uma assinatura inválida, o que significa que o documento foi modificado após a assinatura ou o certificado expirou ou foi revogado.
O processo de validação verifica a cadeia de confiança do certificado. Seu certificado foi emitido por uma autoridade de certificação cujo certificado foi emitido por uma autoridade de certificação raiz. O leitor de PDF verifica cada elo desta cadeia. Se algum link for quebrado, expirado ou revogado, a assinatura será considerada inválida, mesmo que a assinatura matemática no documento esteja correta.
A validação de assinaturas a longo prazo é uma preocupação ativa para documentos que devem permanecer verificáveis anos ou décadas após a assinatura. Os certificados expiram. As autoridades certificadoras fecham as portas. Uma assinatura válida há dez anos pode ser considerada inválida hoje porque a cadeia de certificados não pode mais ser verificada. Adicionar um carimbo de data/hora de um servidor de horário confiável no momento da assinatura fornece evidência de que a assinatura era válida quando aplicada, mesmo que o certificado já tenha expirado.
Assinaturas baseadas em certificados podem ser combinadas com aparências de assinatura visíveis para documentos que precisam de segurança criptográfica e de uma aparência de assinatura tradicional. O certificado fornece a prova criptográfica. A camada de aparência mostra uma imagem de assinatura manuscrita, um nome digitado ou um carimbo corporativo. As duas camadas são independentes.
Os serviços de assinatura digital baseados em nuvem simplificaram o processo de gerenciamento de certificados. Serviços como DocuSign, Adobe Sign e outros gerenciam os certificados em nome dos usuários. O usuário se autentica no serviço, que aplica uma assinatura baseada em certificado. O usuário não precisa instalar ou gerenciar nenhum certificado localmente.
Para organizações que assinam grandes volumes de PDFs, os fluxos de trabalho de assinatura automatizados usam um certificado gerenciado centralmente para aplicar assinaturas de forma programática. Um sistema de geração de faturas assina cada fatura à medida que ela é criada. Um sistema de distribuição de relatórios assina cada relatório antes de enviá-lo por e-mail. O certificado é gerenciado pela TI e usado pelo fluxo de trabalho automatizado.
Quando um PDF assinado precisa ser validado anos após a expiração do certificado, as informações de validação de longo prazo incorporadas na assinatura fornecem a evidência necessária. As informações de validação incluem a cadeia de certificados, o status de revogação do certificado no momento da assinatura e um carimbo de data/hora confiável. Esta informação permite que um futuro validador determine se a assinatura era válida quando aplicada.
O regulamento eIDAS da União Europeia define assinaturas eletrónicas qualificadas que requerem um certificado qualificado emitido por um fornecedor de serviços de confiança qualificado. Essas assinaturas têm o maior peso legal. Se os seus documentos precisarem atender aos requisitos de assinatura qualificada do eIDAS, verifique se o seu provedor de certificado está na Lista Confiável da UE.
Assinaturas baseadas em certificados podem ser aplicadas a portfólios PDF e coleções de documentos, não apenas a arquivos individuais. Um portfólio contendo um contrato e seus anexos pode ser assinado como uma unidade, abrangendo a assinatura todos os documentos do portfólio. Esse recurso é útil para transações que envolvem vários documentos relacionados.
Várias assinaturas podem ser aplicadas ao mesmo PDF em sequência, criando uma cadeia de assinaturas. Cada signatário assina o documento conforme assinado pelos signatários anteriores. O painel de assinatura no leitor de PDF mostra a ordem de assinatura e o status de validação de cada assinatura. Essa assinatura sequencial é comum para fluxos de trabalho de aprovação.
Ao assinar um PDF que já contém campos de formulário, a assinatura pode ser configurada para bloquear todos os campos do formulário após a assinatura, evitando futuras alterações nos dados preenchidos do formulário. Esse comportamento de bloqueio após assinatura é configurável nas propriedades do campo de assinatura.
A aparência visual de uma assinatura baseada em certificado pode incluir uma versão digital de sua assinatura manuscrita, seu nome em tipo, a data e hora da assinatura, o nome do emissor do certificado e um logotipo corporativo. A aparência é personalizável nas configurações de assinatura.
Para documentos que devem ser assinados por diversas partes em locais diferentes, as plataformas de assinatura baseadas em nuvem coordenam a sequência de assinatura. Cada parte recebe o documento por sua vez, assina e a plataforma o encaminha ao próximo signatário. O documento preenchido contém todas as assinaturas com informações completas de validação.
Para documentos que devem ser verificáveis daqui a décadas, inclua informações de validação de longo prazo (LTV) na assinatura. O LTV inclui a cadeia completa de certificados, o status de revogação do certificado e um carimbo de data/hora confiável.
Quando um PDF assinado é modificado após a assinatura, mesmo adicionando uma página em branco, a assinatura torna-se inválida. A invalidação ocorre intencionalmente. Se precisar adicionar conteúdo a um PDF assinado, adicione-o antes de assiná-lo, não depois.
Assinaturas baseadas em certificados são aceitas por agências governamentais para muitos tipos de registros eletrônicos. Os requisitos específicos do certificado variam de acordo com a agência. Verifique as diretrizes de arquivamento eletrônico da agência para obter informações sobre as autoridades de certificação e formatos de assinatura aceitos antes de preparar seu envio.
Ao receber um PDF assinado por certificado de terceiros, valide a assinatura antes de confiar no documento. Uma assinatura válida confirma a identidade do signatário e a integridade do documento. Uma assinatura inválida indica que o documento pode ter sido modificado ou que o certificado não é confiável.
Assinaturas digitais baseadas em certificados fornecem a forma mais forte de autenticação de documentos eletrônicos disponível no formato PDF, combinando verificação de identidade com selagem inviolável em uma única operação criptográfica.
Assinaturas digitais baseadas em certificados representam o mais alto padrão de autenticação de documentos eletrônicos, fornecendo prova matemática de identidade e integridade que nomes digitados e imagens de assinatura não conseguem igualar.
As organizações que adotam assinaturas digitais baseadas em certificados para seus fluxos de trabalho de PDF obtêm a proteção mais forte disponível contra adulteração de documentos e falsificação de identidade do assinante, ao mesmo tempo que simplificam o processo de assinatura para documentos internos e externos.
A garantia criptográfica fornecida por uma assinatura digital baseada em certificado excede a de qualquer método de assinatura visual, tornando-a a escolha preferida para documentos onde a autenticidade e a integridade são essenciais para a finalidade legal ou comercial do documento.
| Método de assinatura | Prova de identidade | Evidência de adulteração | Peso Legal |
|---|---|---|---|
| Nome digitado | Nenhum (autoafirmado) | Nenhum | Básico; aceito para a maioria dos documentos de negócios |
| Imagem desenhada/carregada | Nenhum (apenas visual) | Nenhum | Básico; familiaridade visual |
| Digital baseado em certificado | Autoridade de certificação verificada | Criptográfico; qualquer alteração detectada | Mais alto; assinaturas qualificadas carregam presunção legal |
| Serviço de assinatura em nuvem | Identidade verificada pela plataforma | Prova criptográfica gerenciada pela plataforma | Alto; plataforma fornece trilha de auditoria |
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