Co tydzień gdzieś na świecie ktoś drukuje formularz PDF, wypełnia go ręcznie, skanuje z powrotem i wysyła skan e-mailem. Cała sekwencja zajmuje piętnaście minut i daje wynik o niższej jakości niż samo wpisanie do formularza. Powodem tego jest powszechne założenie: że formularze PDF są przeznaczone do drukowania. Wiele z nich tak nie jest — a te, które nie są, nie muszą nimi być.
Dwa typy formularzy PDF — i dlaczego jest to ważne
Nie wszystkie formularze PDF są sobie równe. Zrozumienie, z jakim typem masz do czynienia, określa, co możesz z nim zrobić.
Interaktywne formularze PDF mają wbudowane pola formularzy — pola tekstowe, pola wyboru, menu rozwijane, przyciski opcji. Kliknij pole, a pojawi się kursor. Wpisz swoją odpowiedź. Kliknij następne pole. Formularze te są przeznaczone do wypełniania cyfrowego. Zapisują wprowadzone dane, mogą weryfikować wpisy i można je przesyłać elektronicznie. Obsługuje je każda przyzwoita przeglądarka PDF.
Płaskie formularze PDF wyglądają jak formularze, ale nie mają interaktywnych pól. Linie i ramki to tylko elementy wizualne — nie ma w nich nic, w co można by kliknąć. Są one zwykle tworzone poprzez zeskanowanie formularza papierowego lub zaprojektowanie układu formularza w programie Word lub InDesign bez dodawania rzeczywistych pól formularza. Aby wypełnić je cyfrowo, potrzebujesz PDFedytor, który pozwala umieścić tekst w dowolnym miejscu strony.
Wypróbuj opcję Edytuj PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Dlaczego pętla drukowania-skanowania trwa
Nawyk drukowania, skanowania i wysyłania wiadomości e-mail przetrwał z kilku powodów. Niektórzy po prostu nie wiedzą, że cyfrowe wypełnianie formularzy jest możliwe. Inni próbowali kliknąć płaski formularz PDF, stwierdzili, że to nie działa, i doszli do wniosku, że formularza nie można wypełnić cyfrowo — choć prawdziwym problemem był brak interaktywnych pól w formularzu, a nie to, że cyfrowe wypełnienie było niemożliwe.
Istnieje również czynnik zaufania. Podpisanie wydrukowanego dokumentu i zeskanowanie go wydaje się niektórym osobom bardziej oficjalne niż wpisanie nazwiska w polu cyfrowym. To przekonanie jest w dużej mierze przestarzałe — nazwiska wpisane w polach podpisów PDF mają tę samą wagę prawną, co podpisy odręczne w większości standardowych dokumentów biznesowych w większości jurysdykcji — ale nadal się to utrzymuje.
Rzeczywisty koszt wysyłania formularzy płaskich
Kiedy organizacja wysyła płaskie formularze PDF zamiast interaktywnych, przerzuca ciężar na każdego odbiorcę. Osoba otrzymująca płaski formularz ma trzy możliwości: wydrukować, wypełnić, zeskanować, skorzystać z __Edytora PDF__, aby ręcznie wpisać pola formularza, lub zwrócić formularz niekompletny. Żaden z nich nie jest pozbawiony tarcia.
W skali ma to znaczenie. Firma, która wysyła każdemu nowemu klientowi płaskie formularze rekrutacyjne, dodaje kilka minut do każdego wdrożenia. Urząd państwowy publikujący płaskie formularze wniosków stwarza barierę dla każdego, kto nie ma drukarki. Dział HR, który wewnętrznie rozprowadza płaskie formularze, generuje dodatkowe koszty związane ze skanowaniem, które nie muszą istnieć.
Poprawka — zamiana form płaskich na interaktywne — to jednorazowa inwestycja, która eliminuje powtarzające się tarcia. Interaktywne formularze PDF można tworzyć w programie Adobe Acrobat Pro lub za pomocą kilku innych narzędzi. Po utworzeniu nie wymagają dodatkowego wysiłku od odbiorców: otwieraj, kliknij, wpisz, zapisz, wyślij.
Jak wypełnić płaski formularz bez drukowania
Jeśli otrzymujesz płaski formularz i nie chcesz go drukować, praktycznym rozwiązaniem jest edytor PDF. Otwórz formularz w narzędziu, które pozwala dodać tekst w dowolnym miejscu strony — kliknij miejsce, w którym powinna znaleźć się odpowiedź, wpisz ją, umieść nad pustą linijką lub polem. PDF Editor firmy WukongPDF w www.wukongpdf.com zajmuje się tym: prześlij płaski formularz, użyj narzędzia tekstowego do wypełnienia każdego pola, pobierz wypełnioną wersję.
Rezultat wygląda czyściej niż skan napisany odręcznie — wpisany tekst jest łatwiejszy do odczytania, plik pozostaje mały i nie wymaga etapu skanowania. W przypadku formularzy wymagających podpisu dodaj go cyfrowo w ten sam sposób. Wypełniony plik PDF wygląda profesjonalnie i jest dla odbiorcy łatwiejszy do przetworzenia niż zeskanowany obraz.
Jedyna zmiana, którą warto wprowadzić
Jeśli regularnie wysyłasz formularze do innych osób, przekonwertuj je na interaktywne pliki PDF. Jeśli regularnie otrzymujesz płaskie formularze, zapisz edytor PDF i pomiń drukarkę. Tak czy inaczej, pętla drukowanie-skanowanie-e-mail jest problemem rozwiązanym — wymaga jedynie wiedzy, że rozwiązanie istnieje.
Wypróbuj opcję Edytuj PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.