Właśnie zeskanowałeś stos dokumentów — dziesięć, może dwadzieścia stron — i wynikowy plik PDF ma 45 MB. Musi zostać przesłany do wiadomości e-mail o rozmiarze ograniczonym do 25 MB lub do portalu zgłoszeniowego o rygorystycznych wymaganiach dotyczących rozmiaru pliku. Skan został wykonany, dokument istnieje i teraz trzeba go zmniejszyć, tak aby nie był nieczytelny. Oto dokładnie, jak sobie z tym poradzić.
Dlaczego zeskanowane PDF zaczynają się od tak dużego
Zeskanowany plik PDF przechowuje każdą stronę jako fotografię w wysokiej rozdzielczości. W przeciwieństwie do pliku PDF utworzonego na podstawie dokumentu programu Word — w którym tekst jest przechowywany w postaci wydajnych danych znakowych, a obrazy są kompresowane — zeskanowany plik PDF to zasadniczo stos obrazów zawinięty w kontener PDF. Przy domyślnych ustawieniach skanera każdy obraz strony może mieć kilka megabajtów.
Większość skanerów domyślnie skanuje w kolorze w rozdzielczości 300 DPI, która jest odpowiednia do archiwizacji ważnych dokumentów, ale generuje znacznie większe pliki niż jest to konieczne w przypadku dokumentów, które będą tylko czytane na ekranie lub przesyłane do portalu. Dziesięciostronicowy dokument zeskanowany w kolorze 300 DPI może z łatwością mieć 30-50 MB. Ten sam dokument zeskanowany w skali szarości 150 DPI zajmuje zazwyczaj 3–8 MB – jest czytelny, można go przesłać i stanowi ułamek rozmiaru oryginału.
Wypróbuj Compress PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Najszybsze rozwiązanie: przepuść przez kompresor
W większości sytuacji najszybszą ścieżką od zbyt dużego zeskanowanego pliku PDF do pliku, który można przesłać, jest narzędzie do kompresji oparte na przeglądarce. Narzędzie PDF firmy PDF do kompresji pod adresem www.wukongpdf.com obsługuje zeskanowane dokumenty — prześlij plik, wybierz średnią lub wysoką kompresję i pobierz wynik.
Czego można się spodziewać po każdym poziomie kompresji zeskanowanego dokumentu:
- Niska kompresja: 10-30% zmniejszenie rozmiaru. Tekst pozostaje ostry, a obrazy są prawie niezmienione. Dobre, gdy jakość jest priorytetem, a zmniejszenie rozmiaru jest drugorzędne.
- Średnia kompresja: 40-70% zmniejszenia rozmiaru. Tekst pozostaje czytelny, obrazy wykazują niewielkie zmiękczenie, które nie jest zauważalne przy normalnych rozmiarach do czytania. Właściwy wybór w przypadku większości zgłoszeń.
- Wysoka kompresja: 60-85% zmniejszenia rozmiaru. Tekst jest nadal czytelny, ale obrazy są wyraźnie zniszczone. Dopuszczalne w przypadku dokumentów wewnętrznych lub wersji roboczych, nie jest idealne do niczego, co będzie drukowane lub dokładnie sprawdzane.
Po skompresowaniu otwórz wynik i przewiń go przed przesłaniem. Sprawdź, czy tekst na każdej stronie jest nadal czytelny — zwróć szczególną uwagę na strony z drobnym drukiem, gęstymi tabelami lub elementami pisanymi odręcznie, które jako pierwsze ulegają agresywnej kompresji.
Konwersja do skali szarości w celu dodatkowej redukcji
Dane obrazu kolorowego są znacznie bogatsze niż w skali szarości. Skan kolorów przechowuje trzy kanały kolorów (czerwony, zielony, niebieski) dla każdego piksela; skan w skali szarości przechowuje jeden. W przypadku dokumentów zawierających dużą ilość tekstu — pisanych na maszynie listów, formularzy, drukowanych raportów — informacje o kolorze są często nieistotne: dokument wygląda zasadniczo tak samo w skali szarości, jak i w kolorze.
Konwersja skanu kolorowego na skalę szarości przed kompresją lub w jej trakcie może zmniejszyć rozmiar pliku o dodatkowe 50–60% w porównaniu z kompresją samej wersji kolorowej. Jest to najskuteczniejsze w przypadku dokumentów pozbawionych znaczącej zawartości kolorowej — stron maszynopisu, drukowanych formularzy, czarno-białych fotografii. Nie używaj go do dokumentów, w których kolor niesie informacje – obrazów medycznych, rysunków technicznych z elementami oznaczonymi kolorami lub innych dokumentów, w których czytelnik musi rozróżnić kolory.
Jeśli możesz ponownie skanować: najpierw dostosuj ustawienia
Jeśli oryginalny dokument jest nadal dostępny, a skanowanie właśnie zostało zakończone, warto poświęcić dwie minuty na dostosowanie ustawień skanera i ponowne skanowanie, zamiast próbować kompresować zbyt duży plik po fakcie. Wynik będzie mniejszy i czystszy niż mocno skompresowany skan o wysokiej rozdzielczości.
- Do użytku wyłącznie na ekranie: skanuj w skali szarości 150 DPI. Czytelne na każdym ekranie, pliki pozostają małe.
- Dokumenty, które można drukować: skanuj w skali szarości 200-300 DPI. Dobra jakość druku bez zbędnych kolorów.
- W celach archiwalnych: skanuj w kolorze 300 DPI i przechowuj kopię archiwalną w pełnej rozdzielczości oddzielnie od skompresowanej kopii udostępnianej.
Jeszcze jeden krok, który warto wykonać: spraw, aby był możliwy do przeszukiwania
Gdy plik jest otwarty i mimo to go przetwarzasz, rozważ uruchomienie OCR, aby umożliwić przeszukiwanie tekstu. Skompresowany, zeskanowany plik PDF, który można również przeszukiwać, jest znacznie bardziej przydatny niż taki, który jest po prostu mniejszy. Możesz wyszukiwać w nim określony tekst, kopiować z niego tekst, a pojawi się on w wyszukiwaniu w systemie plików według zawartości, a nie tylko nazwy pliku. Narzędzie OCR WukongPDF pod adresem www.wukongpdf.com sobie z tym radzi — jest to odrębny krok od kompresji, ale zajmuje tyle samo czasu i trwale poprawia użyteczność dokumentu.
Wypróbuj Compress PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.