Co tydzień przetwarzasz te same pliki PDF w ten sam sposób. Miesięczna faktura jest kompresowana i wysyłana pocztą elektroniczną. Raport kwartalny jest konwertowany do formatu Word i edytowany. Nowa umowa o pracę zostanie połączona z pakietem świadczeń i wysłana do podpisu. Każde zadanie powtarza się z innymi danymi, ale w identycznych krokach. Przetwarzanie każdego z nich od zera oznacza wykonanie tej samej pracy dwa razy: raz, aby dowiedzieć się, co należy zrobić, i raz, aby faktycznie to zrobić.
Szablony eliminują pierwsze powtórzenia. Szablon PDF nie jest pustym formularzem. Jest to udokumentowany przepływ pracy, który określa dokładne operacje, ustawienia i kolejność dla powtarzającego się typu dokumentu. Kiedy przychodzi kolejna faktura, nie zastanawiasz się, co zrobić. Postępujesz według szablonu. Obciążenie poznawcze spada. Czas przetwarzania spada. Poziom błędów spada.
Poniższa tabela mapuje typowe typy dokumentów cyklicznych na ich szablony, pokazując operacje i ustawienia dla każdego z nich.
| Typ dokumentu | Operacje w kolejności | Ustawienia standaryzacji |
|---|---|---|
| Faktury | 1. Skompresuj do poniżej 5MB; 2. Zmień nazwę, podając datę i dostawcę; 3. Zapisz w folderze księgowym | Jakość kompresji: średnia; format nazewnictwa: RRRR-MM-DD-faktura-dostawcy.pdf |
| Umowy | 1. Edytuj zmiany tekstu; 2. Połącz się z eksponatami; 3. Dodaj pole podpisu; 4. Kompresuj do wiadomości e-mail | Tryb edycji: tylko tekst; kolejność łączenia: najpierw umowa, eksponaty w kolejności załączników |
| Raporty | 1. Konwertuj plik PDF na Word; 2. Edytuj w programie Word; 3. Konwertuj z powrotem do formatu PDF; 4. Dodaj numery stron | Konwersja: zachowanie tabel; numery stron: na dole pośrodku, zaczynając od strony 1 |
| Zeskanowane dokumenty | 1. OCR umożliwiający wyszukiwanie; 2. Kompresuj; 3. Zmień nazwę wraz z datą i opisem | Język OCR: automatyczne wykrywanie; kompresja: wysoka jakość zapewniająca ostrość tekstu |
| Prezentacje | 1. Kompresuj, aby wyświetlić ekran; 2. Połącz z materiałami informacyjnymi; 3. Dodaj znak wodny, jeśli jest poufny | Kompresja: rozdzielczość ekranu; znak wodny: ukośny, jasnoszary, „Poufne” |
Tworzenie szablonu, który inni mogą naśladować
Szablon oszczędza czas tylko wtedy, gdy osoby przetwarzające dokumenty rzeczywiście z niego korzystają. Największą przeszkodą w adopcji jest złożoność. Szablon z piętnastoma krokami, rozgałęzieniami warunkowymi i szczegółowymi ustawieniami zostanie zignorowany po pierwszym tygodniu. Zastosowany zostanie szablon zawierający trzy do pięciu kroków, jasne nazwy operacji i ustawienia opisane prostym językiem.
Zapisz szablon jako listę kontrolną, a nie akapit. Każdy krok to jedna linia. Każda linia to jedna akcja. Zasada PDF Workflow stanowi, że szablon powinien być przydatny dla osoby, która nigdy wcześniej nie widziała tego typu dokumentu. Jeśli uda im się to zastosować i uzyskać prawidłowe wyniki, szablon jest dobrze zaprojektowany.
Wypróbuj opcję Edytuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Przechowywanie i udostępnianie szablonów
Przechowuj szablony w udostępnionym dokumencie, do którego każdy członek zespołu może uzyskać dostęp i który może aktualizować. Gdy ktoś odkryje lepsze ustawienie lub szybszą sekwencję, aktualizuje szablon i wszyscy na tym korzystają. Na tym polega różnica między produktywnością indywidualną a produktywnością zespołową. Twoje osobiste skróty Ci pomogą. Udokumentowane szablony pomagają każdemu.
Platforma PDF Editor firmy WukongPDF obsługuje operacje pojawiające się w większości powtarzających się obiegów dokumentów PDF. Standaryzując szablony na jednej platformie, masz pewność, że każdy członek zespołu korzystający z szablonu uzyska takie same wyniki, niezależnie od urządzenia, przeglądarki czy systemu operacyjnego.
Kiedy poprawić szablon
Szablon, który działał w zeszłym roku, może nie działać w tym roku. Zmieniają się wymagania dotyczące zgłoszeń. Zaktualizowano limity rozmiaru plików. Nowe funkcje narzędzia sprawiają, że stare rozwiązania stają się niepotrzebne. Przeglądaj szablony co kwartał. Zapytaj osoby, które ich używają codziennie, czy jakikolwiek krok stale powoduje tarcia lub daje nieoczekiwane rezultaty. Najlepszy szablon to ten, który jest coraz lepszy.
Jeśli szablon ulegnie awarii, zdiagnozuj awarię przed wprowadzeniem zmian. Czy szablon miał złe ustawienia? Czy użytkownik błędnie zinterpretował krok? Czy dokument wejściowy miał cechy, dla których szablon nie został zaprojektowany? Odpowiedź powie Ci, czy poprawić szablon, ulepszyć dokumentację, czy utworzyć nowy szablon dla wariantu dokumentu.
Skalowanie szablonów w rosnącym zespole
System szablonów, który działa dla dwóch osób, wymaga aktualizacji dla dziesięciu. Dokument, kto jest właścicielem każdego szablonu. Gdy szablon generuje nieoczekiwane wyniki, właściciel sprawdza i aktualizuje. Bez wyraźnej własności szablony ulegają degradacji, gdy ludzie wprowadzają nieudokumentowane zmiany lub obchodzą kroki, które już nie mają zastosowania.
Platforma WukongPDF PDF Workflow obsługuje powtarzające się operacje, które składają się na większość szablonów zespołów. Gdy każdy członek zespołu korzysta z tej samej platformy i tych samych szablonów, wynik jest przewidywalny niezależnie od tego, kto przetwarzał dokument. Ta przewidywalność jest przede wszystkim celem szablonów.
Wypróbuj opcję Edytuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.