Przetwarzanie partii plików PDF rzadko oznacza zastosowanie tej samej operacji do każdego pliku. Dziesięć plików PDF ląduje na Twoim biurku. Trzy wymagają kompresji dla wiadomości e-mail. Dwa wymagają konwersji do programu Word w celu edycji. Cztery wymagają połączenia w jeden dokument. Aby można było przeszukiwać, potrzebny jest OCR. Każdy plik wymaga innego narzędzia lub innej operacji, a przełączanie między narzędziami, interfejsami i kontekstami mentalnymi dla każdego pliku zajmuje więcej czasu niż samo przetwarzanie.
Narzut nie jest przetwarzany. To jest w ciągłym kontekście przełączania pomiędzy narzędziami.
Przetwarzanie wielu plików PDF o różnych wymaganiach w jednej sesji oznacza organizowanie partii według typu operacji, kolejkowanie plików dla każdego narzędzia i uruchamianie każdej kolejki jako partii, zamiast przetwarzania plików pojedynczo, w dowolnej kolejności, w jakiej przybyły. Narzędzia do przetwarzania PDF Batch PDF i możliwości Split PDF efektywnie radzą sobie z wolumenem, a poniższa metoda organizacji sesji działa niezależnie od tego, jakich konkretnych narzędzi używasz.
Sortowanie przychodzącej partii według rodzaju operacji
Przed dotknięciem dowolnego pliku posortuj całą partię według operacji wymaganych dla każdego pliku. Twórz stosy, fizyczne foldery na pulpicie lub kategorie mentalne: kompresuj, konwertuj, scalaj, OCR, podpisz i inne. Przenieś każdy plik na odpowiedni stos. Dwie minuty sortowania wsadu zawierającego 50 plików oszczędzają 20 minut przełączania kontekstu podczas przetwarzania. Wszystkie pliki w jednym stosie są przetwarzane razem przy użyciu jednego narzędzia z jednym zestawem ustawień, przed przejściem do następnego.
Pliki wielooperacyjne przepływają przez stosy po kolei. Plik wymagający OCR, a następnie kompresji rozpoczyna się na stosie OCR, a następnie przechodzi do kompresji. Cały stos OCR jest przetwarzany przed przesłaniem jakiegokolwiek pliku. Ta dyscyplina wsadowa oznacza, że Twój mózg pozostaje w jednym trybie operacyjnym na raz, trybie kompresji dla wszystkich plików kompresji i trybie konwersji dla wszystkich plików konwersji. Przełączenie kontekstu mentalnego następuje raz na typ operacji, a nie raz na plik. Wydajność wynika z ograniczenia liczby przełączników, a nie z szybszego przetwarzania poszczególnych plików.
Wypróbuj opcję Podziel plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Konfigurowanie każdego narzędzia raz dla całej kolejki
Otwórz narzędzie dla pierwszego rodzaju operacji i skonfiguruj je jednorazowo z ustawieniami potrzebnymi dla wszystkich plików w tej kolejce. Wszystkie pliki kompresyjne wymagają średniej jakości przy 150 DPI? Ustaw te parametry i zostaw je. Przetwarzaj każdy plik z tymi ustawieniami. Nie dostosowuj dla każdego pliku, chyba że konkretny plik naprawdę wymaga innych parametrów. Dostosowania poszczególnych plików niszczą wydajność partii.
Kolejność w kolejce ma znaczenie dla postrzeganej prędkości. Najpierw przetwarzaj najmniejsze pliki. Kończą się szybko i zapewniają wczesne zwycięstwa, które budują dynamikę. Duże pliki są przetwarzane powoli i jeśli zostaną przetworzone jako pierwsze, powodują okres oczekiwania na początku sesji, który wydaje się nieproduktywny. Najpierw małe pliki oznaczają, że kolejka przyspiesza w miarę postępu sesji, a największe pliki znikają podczas konfigurowania następnej kolejki. Sesja kończy się satysfakcjonującą kadencją obejmującą kilka ostatnich plików, zamiast czekać na jeden gigantyczny plik, gdy wszystko inne zostanie zrobione.
Obsługa plików wielooperacyjnych bez utraty ścieżki
Pliki wielooperacyjne wymagają śledzenia, nawet jeśli system jest prostym plikiem tekstowym. Wypisz każdy plik wielooperacyjny wraz z sekwencją operacji. Zaznacz każdą operację po jej zakończeniu. Po zaznaczeniu wszystkich operacji plik zostanie przeniesiony do folderu wyjściowego. Ta lista kontrolna zapobiega najczęstszym błędom wsadowym: plik odbiera operację pierwszą i trzecią, ale brakuje operacji drugiej, ponieważ utraciłeś kontrolę nad plikami, które były w połowie potoku.
Nazwij jasno produkty pośrednie. Konwencje takie jak nazwa pliku-krok1.pdf, nazwa pliku-krok2.pdf umożliwiają identyfikację każdego etapu przetwarzania. Jeśli krok trzeci zakończy się niepowodzeniem, uruchom ponownie od wyników kroku drugiego, bez ponownego uruchamiania kroku pierwszego. Usuń półprodukty dopiero po przejściu weryfikacji produktu końcowego. Miejsce na dysku kosztuje grosze. Czas ponownego przetwarzania kosztuje dolary, a dokładniej minuty, których nie można odzyskać.
| Wielkość partii | Metoda organizacji | Narzędzie śledzące |
|---|---|---|
| Poniżej 10 plików | Foldery na pulpicie nazwane według operacji | Mentalna lista kontrolna lub karteczka samoprzylepna |
| 10-50 plików | Foldery + konwencja nazewnictwa dla półproduktów | Prosty plik tekstowy lub arkusz kalkulacyjny |
| 50-200 plików | Ustrukturyzowana hierarchia folderów + spójne nazewnictwo | Arkusz kalkulacyjny z kolumnami stanu |
| Ponad 200 plików | Dedykowany skrypt lub narzędzie do przetwarzania wsadowego | Narzędzie do zarządzania bazą danych lub projektami |
Zarządzanie kontrolami jakości za pomocą różnych narzędzi
Kontrole jakości przeprowadzaj wsadowo według narzędzia, podobnie jak w przypadku przetwarzania. Po zakończeniu kolejki kompresji sprawdź wszystkie skompresowane pliki razem, obok siebie przy powiększeniu 200%, skanując w poszukiwaniu artefaktów. Po kolejce konwersji zweryfikuj wszystkie przekonwertowane pliki, sprawdzając wierność formatowania. Weryfikacja grupowania według typu operacji stosuje tę samą zasadę wydajności wsadowej, co w przypadku przetwarzania grupowego.
Sprawdź na miejscu procent każdej partii. Pięć z 50 skompresowanych plików, wybranych losowo, wychwytuje systematyczne problemy bez sprawdzania wszystkich 50. Czysta kontrola punktowa oznacza, że partia jest prawdopodobnie czysta. Problemy podczas kontroli na miejscu oznaczają zwiększenie częstotliwości kontroli i sprawdzenie, czy ustawienia wymagają regulacji. Próbkowanie statystyczne równoważy dokładność z faktem, że nikt nie ma czasu na weryfikację każdego pliku w dużej partii.
Odzyskiwanie w przypadku awarii pliku w połowie partii
Natychmiast przenoś błędy do folderu ponownych prób, bez zatrzymywania kolejki. Kontynuuj z następnym plikiem. Po zakończeniu kolejki ponownie odwiedź folder ponownych prób ze świeżą uwagą. Czasami awaria była przejściowa, nastąpił przekroczenie limitu czasu serwera lub problem z pamięcią, a ponowne przetwarzanie zakończyło się sukcesem. Innym razem awaria jest wrodzona, dotyczy uszkodzonego źródła lub nieobsługiwanej funkcji, a plik wymaga ręcznej interwencji.
Rejestruj każdą awarię: nazwę pliku, operację, komunikat o błędzie, jeśli występuje, i godzinę. Ten dziennik ujawnia wzorce. Ten sam typ pliku, który nie wykonuje tej samej operacji w różnych narzędziach, sugeruje, że problemem jest typ pliku. Różne pliki powodujące awarie tego samego narzędzia w podobnym czasie sugerują problemy z niezawodnością narzędzia. Dziennik przekształca pojedyncze awarie w dane, które pozwalają podejmować lepsze decyzje dotyczące narzędzi i przepływu pracy.
Archiwizacja sesji do wykorzystania w przyszłości
Po sesji zarchiwizuj szczegóły partii: jakie pliki, jakie operacje, jakie ustawienia, dokąd poszły dane wyjściowe. Służy to dwóm celom. Jeśli plik zostanie później zakwestionowany, w archiwum zostanie dokładnie odnotowane, co i kiedy zostało zrobione. Jeśli podobna partia dotrze w przyszłym miesiącu, archiwum zapewni powtarzalny przepływ pracy bez konieczności ponownego planowania.
Prosty arkusz kalkulacyjny zawierający nazwę pliku, operację, narzędzie, ustawienia i lokalizację wyników rejestruje wszystko. Wypełnienie go w dwie minuty pozwala zaoszczędzić 20 minut na ponownym planowaniu w przypadku powtarzania się tego samego wzoru partii. Złożone dokumenty przepływu pracy wielokrotnego użytku. Każda udokumentowana partia sprawia, że następna partia tego typu jest szybsza. Inwestycja ma charakter początkowy, ale zwroty są trwałe.
Wypróbuj opcję Podziel plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.