Dokumenty programu Microsoft Word mogą zawierać elementy interaktywne, takie jak kontrolki treści, pola formularzy starszej wersji i kontrolki ActiveX, które zachowują się inaczej, gdy dokument jest konwertowany do formatu PDF. Lista rozwijana działająca w programie Word może stać się statyczną etykietą tekstową w pliku PDF. Opcja wyboru daty może całkowicie zniknąć. Konwersja Word do formatu PDF przy jednoczesnym zachowaniu tych elementów interaktywnych wymaga określonych ustawień, które nie są domyślnie włączone w większości procesów eksportu. Właściwe ustawienie tych ustawień gwarantuje, że formularze, szablony i dokumenty strukturalne pozostaną funkcjonalne po konwersji.
Najważniejsze wnioski
Elementy sterujące treścią programu Word, w tym pola tekstu sformatowanego, listy rozwijane, selektory dat i pola wyboru, można zachować podczas konwersji jako interaktywne pola formularza PDF, ale tylko po wybraniu właściwej opcji eksportu. Starsze pola formularzy ze starszych dokumentów programu Word wymagają innej obsługi niż nowoczesne elementy sterujące zawartością. Ustawienia konwersji zachowujące elementy interaktywne są ukryte o jeden poziom głębiej niż standardowa opcja Zapisz jako PDF i wielu użytkowników nie wie o ich istnieniu.
Różnica między kontrolą treści a polami formularza w starszej wersji
Kontrole zawartości zostały wprowadzone w programie Word 2007 i stanowią nowoczesny sposób dodawania ustrukturyzowanych, interaktywnych elementów do dokumentów. Obejmują one pola tekstu sformatowanego, pola zwykłego tekstu, listy rozwijane, selektory dat, pola wyboru i sekcje powtarzalne. Każda kontrolka zawartości ma właściwości definiujące jej zachowanie, na przykład to, czy można ją usunąć, czy blokuje się po edycji i jaki tekst zastępczy wyświetla. Podczas konwersji do formatu PDF elementy sterujące zawartością można odwzorować na równoważne pola formularza PDF, zachowując ich interaktywne zachowanie.
Starsze pola formularzy to starsza technologia z programu Word 2003 i wcześniejszych wersji. Obejmują pola tekstowe, pola wyboru i listy rozwijane, ale brakuje im właściwości i opcji stylizacji kontrolek zawartości. Program Word w dalszym ciągu obsługuje starsze pola formularzy w celu zapewnienia kompatybilności wstecznej, a wiele szablonów utworzonych wiele lat temu nadal z nich korzysta. Konwertując dokument ze starszymi polami do formatu PDF, należy włączyć inny zestaw opcji konwersji niż w przypadku kontroli zawartości. Dokument, który łączy oba typy pól, wymaga włączenia obu zestawów opcji.
Wypróbuj Word do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Włączanie interaktywnego zachowania pola podczas konwersji
Niektóre szablony programu Word korzystają z kontrolek treści połączonych z niestandardowymi danymi XML przechowywanymi w dokumencie. Kiedy te połączone kontrolki są konwertowane do formatu PDF, połączenie danych XML zostaje zerwane, ponieważ formularze PDF nie obsługują zewnętrznego powiązania danych. Pola stają się statycznymi polami formularza z zapisanymi ich bieżącymi wartościami. Jeśli Twój przepływ pracy opiera się na kontrolkach treści połączonych w formacie XML, przed konwersją będziesz musiał albo zaakceptować statyczne wartości pól w pliku PDF, albo przeprojektować formularz tak, aby korzystał ze standardowych, niepołączonych kontrolek treści.
Standardowe polecenie Zapisz jako PDF w programie Word tworzy statyczny plik PDF, w którym wszystkie elementy interaktywne są spłaszczane do ich bieżącego wyglądu. Lista rozwijana pokaże wartość wybraną podczas zapisywania dokumentu i czytnik nie będzie mógł jej zmienić. Aby utworzyć plik PDF z działającymi polami formularza, użyj opcji Plik, Zapisz jako i wybierz PDF z menu rozwijanego formatu, ale przed kliknięciem Zapisz kliknij przycisk Opcje w oknie dialogowym Zapisz jako. W panelu Opcje, w sekcji „Dołącz informacje niedrukowalne”; sekcji zaznacz opcję „Utwórz zakładki przy użyciu nagłówków”; i, co najważniejsze, zaznacz opcję „Tagi struktury dokumentu pod kątem dostępności”. Następnie w opcjach PDF wybierz opcję „Najlepsze do drukowania”. i zapewnij opcję „Tekst mapy bitowej, jeśli czcionki nie mogą być osadzone”; nie jest zaznaczone.
W szczególności w przypadku kontroli zawartości istnieje dodatkowe ustawienie, którego nie ma w oknie dialogowym Opcje. Przed zapisaniem przejdź do opcji Plik, Opcje, Zaawansowane i przewiń do opcji „Zachowaj wierność podczas udostępniania tego dokumentu”. sekcja. Zaznacz opcję „Zapisz dane formularza jako plik tekstowy rozdzielany” aby mieć pewność, że dane wprowadzone do kontroli zawartości zostaną zachowane w strukturze danych pliku PDF. To ustawienie powoduje różnicę między plikiem PDF, w którym pola formularza wyglądają interaktywnie, ale po zapisaniu tracą dane, a plikiem, w którym wypełnione wartości są trwale przechowywane w dokumencie. Narzędzie do konwersji PDF Forms WukongPDF automatycznie wykrywa elementy sterujące zawartością programu Word i starsze pola podczas przesyłania i zachowuje je jako działające elementy formularza PDF bez konieczności ręcznej konfiguracji opcji.
Co się dzieje z każdym rodzajem kontroli treści
Elementy sterujące zawartością tekstu sformatowanego i zwykłego tekstu stają się edytowalnymi polami tekstowymi w pliku PDF. Rozmiar pola w pliku PDF odpowiada rozmiarowi elementu sterującego w programie Word. Tekst zastępczy z kontrolki Word staje się etykietką pola w pliku PDF. Kontrolki list rozwijanych stają się polami rozwijanymi PDF z tymi samymi elementami listy. Elementy sterujące selektorem dat stają się polami tekstowymi w pliku PDF. Interfejs kalendarza selektora dat nie jest przenoszony do formatu PDF, ponieważ pola formularzy PDF nie mają natywnego widżetu selektora dat. Elementy sterujące pola wyboru stają się polami wyboru pliku PDF. Elementy sterujące zawartością obrazu stają się obrazami statycznymi w pliku PDF i nie są interaktywne. Kontrolki sekcji powtarzalnych nie są obsługiwane w formularzach PDF i są albo spłaszczane, albo dzielone na osobne pola.
Formanty ActiveX są przypadkiem szczególnym. Te elementy sterujące, które obejmują przyciski opcji, przyciski pokrętła i paski przewijania, nie są standardowymi elementami formularzy i nie są konwertowane na pola formularzy PDF. Są one renderowane jako statyczne obrazy ich bieżącego stanu lub całkowicie pomijane w pliku PDF, w zależności od ustawień konwersji. Jeśli Twój dokument opiera się na interaktywnych kontrolkach ActiveX, przed konwersją będziesz musiał przeprojektować formularz, korzystając z kontrolek treści, lub zaakceptować, że te elementy nie będą działać w wersji PDF.
Testowanie przekonwertowanego pliku PDF przed dystrybucją
Jeśli formularz zawiera pola obliczeniowe, takie jak suma sumująca wartości innych pól, po konwersji przetestuj obliczenia w pliku PDF. Nie wszystkie skrypty obliczające pola formularza PDF przetrwają konwersję Word na PDF. Prosta arytmetyka zwykle przenosi się poprawnie. Po konwersji może zaistnieć potrzeba ponownego utworzenia złożonych formuł z logiką warunkową w edytorze PDF.
Ostatnim krokiem weryfikacji, który pozwala wykryć subtelne problemy, jest całkowite wypełnienie formularza PDF danymi testowymi we wszystkich polach, zapisanie go, zamknięcie i ponowne otwarcie na innym urządzeniu lub w innym czytniku plików PDF. Dane formularza, które są poprawnie zapisywane i wyświetlane w jednym czytniku, a w innym nie, wskazują na problem ze zgodnością z formatem pola formularza PDF. Naprawienie tego przed rozesłaniem formularza do setek odbiorców jest znacznie tańsze niż radzenie sobie z utraconymi danymi formularzy po fakcie.
Jeśli formularz PDF będzie wypełniany przez odbiorców na urządzeniach mobilnych, przed rozpowszechnieniem przetestuj formularz zarówno na iPhonie, jak i urządzeniu z systemem Android. Mobilne czytniki plików PDF różnią się obsługą interaktywnych pól formularzy. Lista rozwijana, która doskonale działa w programie Adobe Acrobat Reader na komputerze, może nie reagować na kliknięcia na urządzeniu mobilnym. Jeśli niezbędna jest zgodność z urządzeniami mobilnymi, uprość formularz, zastępując listy rozwijane polami tekstowymi, jeśli to możliwe, ponieważ pola tekstowe zapewniają najszerszą kompatybilność na różnych platformach.
Po konwersji otwórz plik PDF w co najmniej dwóch różnych czytnikach i przetestuj każde pole interaktywne. Kliknij każde pole tekstowe i wpisz wartość. Wybierz każdą opcję rozwijaną. Zaznacz i odznacz każde pole wyboru. Zapisz wypełniony formularz, zamknij go i otwórz ponownie, aby potwierdzić, że dane się nie zmieniły. Zwróć szczególną uwagę na pola w pobliżu podziałów stron. Kontrolka treści obejmująca podział strony w programie Word może zostać podzielona na dwa niefunkcjonalne fragmenty w pliku PDF. Jeśli znajdziesz podzielone pola, dostosuj pozycję podziału strony w dokumencie programu Word i przekonwertuj ponownie.
Jeśli pole nie działa w pliku PDF, najszybszym rozwiązaniem jest zazwyczaj usunięcie kontrolki zawartości w programie Word i utworzenie jej na nowo, a następnie ponowna konwersja. Kontrole zawartości mogą gromadzić artefakty formatowania, szczególnie w dokumentach edytowanych przez wiele osób przez długi czas. Świeżo utworzona kontrola treści konwertuje czysto. Stary, wielokrotnie kopiowany, wklejany i formatowany, może zawierać ukryte formatowanie, które zakłóca konwersję PDF.
Często zadawane pytania
Czy mogę dodać nowe pola formularza do pliku PDF po konwersji z programu Word? Tak, większość narzędzi do edycji plików PDF umożliwia dodawanie pól tekstowych, pól wyboru, list rozwijanych i pól podpisów do istniejącego pliku PDF. Jest to przydatne, gdy dokument programu Word zawiera etykiety tekstowe, które powinny być polami formularza, ale nie zostały skonfigurowane jako elementy sterujące treścią przed konwersją. Dodawanie pól bezpośrednio w edytorze PDF jest często szybsze niż powrót do programu Word, konwertowanie etykiet na kontrolki zawartości i ponowne eksportowanie.
Dlaczego pola formularza Word wyglądają inaczej w pliku PDF?
Pola formularzy PDF korzystają z wbudowanego renderowania pól przeglądarki plików PDF, co nie odzwierciedla idealnie formatowania programu Word. Rozmiar czcionki, styl obramowania pola i kolor tła mogą się nieznacznie zmienić. Jest to zjawisko normalne i nie można go całkowicie wyeliminować. Dane pól, wartości rozwijane i stany pól wyboru są zachowywane poprawnie nawet po zmianie stylu wizualnego.
Czy mogę przekonwertować dokument Word chroniony hasłem na interaktywny plik PDF?
Tak, ale przed konwersją musisz podać hasło, aby otworzyć dokument w programie Word. Wynikowy plik PDF nie odziedziczy ochrony hasłem dokumentu Word. Jeśli chcesz również chronić plik PDF, zastosuj ustawienia zabezpieczeń PDF po konwersji, korzystając z osobnego narzędzia zabezpieczającego.
Jaki jest najlepszy format dokumentu Word, który zostanie przekonwertowany na interaktywny plik PDF?
Użyj formatu DOCX, a nie starszego formatu DOC. DOCX przechowuje kontrolki treści i ich właściwości w ustrukturyzowanym formacie XML, który bezpieczniej konwertuje do pól formularzy PDF. Jeśli masz starszy plik DOC z polami formularzy, zapisz go najpierw jako DOCX, sprawdź, czy wszystkie pola nadal działają, a następnie przekonwertuj do formatu PDF.
Wypróbuj Word do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.